La convocation des associés d’une SARL par LRAR
Illustration de ce formalisme contraignant, le Code de commerce impose, pour la convocation des associés de SARL aux assemblées générales, l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception 15 jours au moins avant la date de l’assemblée.
L’objectif de ce courrier est d’informer chaque associé de l’heure et de la date de l’assemblée, de l’ordre du jour, ainsi que de lui transmettre documents nécessaires, tels que les comptes annuels, le rapport de gestion ou encore le texte des résolutions de la société (résolution de transfert de siège ou encore de changement d’objet social).
La convocation par email : répondre à un besoin
A l’heure où le courrier postal est de moins en moins utilisé, au profit de l’email, une telle exigence semble dépassée. De plus, si la SARL compte de nombreux associés et que la documentation est conséquente (rapport de gestion de 20 pages par exemple), cela devient un véritable casse-tête postal et engendre une dépense importante !
C’est donc dans la perspective de simplifier la procédure de convocation qu’a été pris le décret du 18 mai 2015. Depuis le 1er juin 2015, il est possible pour le gérant d’une SARL de convoquer les associés de la société à une assemblée générale par voie électronique.
Une convocation en deux étapes
Cependant, pour pouvoir convoquer l’associé d’une SARL à une assemblée par email, le gérant de la SARL doit d’abord recueillir le consentement des associés (par voie postale ou électronique) pour être convoqués par ce biais et non par recommandé.
De plus, la convocation par email doit être envoyée au moins 20 jours avant la tenue de l’assemblée, avec les documents nécessaires en pièces jointes. En l’absence d’accord exprès de l’associé, la société doit recourir à un envoi par recommandé pour le convoquer.
Il est à noter qu’un associé peut toujours, par voie postale ou électronique, informer la société qu’il souhaite revenir à l’envoi postal de sa convocation, au moins 20 jours avant la tenue de la prochaine assemblée. Dans ce cas, la convocation de cet associé devra obligatoirement se faire à nouveau par recommandé.
Si vous êtes en train de rédiger vos statuts de SARL, cette nouvelle procédure devra être intégrée dans les statuts pour que le gérant puisse l’appliquer. La question se pose de savoir si une SARL créée avant 2015, dont les statuts ne mentionnent pas la possibilité de convoquer les associés par email, peut utiliser cette nouvelle procédure. Pour l’instant, la jurisprudence n’a pas encore tranché.
Pour vous aider dans la rédaction de vos convocations, pensez à vous appuyer sur notre modèle de convocation à l'Assemblée générale.
