Voiture de fonction : principe, conditions et fiscalité

La voiture de fonction est un avantage donné par l’employeur au salarié. Utilisable tant pour les déplacements professionnels que personnels, elle est souvent destinée aux cadres ou aux commerciaux de l’entreprise.

Quelles sont les caractéristiques et les conséquences d’une voiture de fonction ? Qui supporte les frais liés au véhicule et les obligations liées à son utilisation ? Legalstart vous répond.

Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ?

Avant d’attribuer cet avantage à l’un de vos salariés, il convient de comprendre ce qu’est précisément une voiture de fonction. La définition est la suivante : c’est une voiture qui est mise à la disposition d’un membre de l’entreprise (salarié ou dirigeant), par l’entreprise elle-même, pour ses déplacements personnels et professionnels.

Lorsqu’une voiture de fonction est attribuée à un salarié, c’est ce dernier qui l’utilise quotidiennement. Toutefois, c’est l’employeur qui reste le propriétaire ou le locataire du véhicule de fonction.

Quelle est la différence entre une voiture de fonction et une voiture de service ?

Il existe plusieurs différences entre une voiture de fonction ou de service. Une voiture de service, aussi appelée voiture de société, n’est pas réservée à un employé de l’entreprise en particulier. L’utilisation du véhicule est strictement utilisée dans le cadre des fonctions du salarié. Une fois la ou les missions accomplies, le véhicule est restitué dans l’enceinte de l’entreprise. La voiture de service sera à nouveau utilisée par le même salarié, ou un autre, pour accomplir leurs missions professionnelles respectives.

Ainsi, alors que la voiture de fonction permet une utilisation personnelle, ce n’est pas le cas de la voiture de service. De même, la famille ou des amis du salarié peuvent conduire la voiture de fonction, mais pas la voiture de service.

Autre différence, qui découle directement de l’utilisation personnelle ou non du véhicule : la voiture de fonction est considérée comme un avantage en nature, contrairement à la voiture de service.

De par son utilisation personnelle, les frais d’essence liés à l'utilisation non professionnelle du véhicule sont généralement pris en charge par le salarié pour un véhicule de fonction. Pour un véhicule de service, ces frais restent à la charge de l’employeur.

Voiture de fonction et avantage en nature : quelles conséquences ?

Un avantage en nature est un bien ou un service fournis par l’entreprise au salarié, à titre gratuit (ou avec une contrepartie minimale), dont le salarié peut bénéficier en dehors de ses fonctions professionnelles. Cet avantage est prévu dans le contrat de travail ou la convention collective applicable dans l’entreprise.

La voiture de fonction est un avantage en nature puisque le véhicule peut être utilisé à des fins privées. Cet avantage est évalué, au choix de l’employeur, sur la base :

• des dépenses réellement engagées (calculé au prorata du kilométrage parcouru par le salarié pour son usage personnel) ;
• d’un forfait annuel.

Cet avantage en nature attribué par le véhicule de fonction a des conséquences sociales. En effet, cet avantage en nature apparaît sur le bulletin de salaire et est soumis aux cotisations sociales (CSG et CRDS).

L’avantage en nature attribué par le véhicule de fonction a également des conséquences fiscales. En effet, cet avantage entre dans les éléments de rémunération du salarié. Il doit donc être porté sur la déclaration d’impôt sur le revenu du salarié.

Un véhicule de fonction peut dans certains cas ne pas être considéré comme un avantage en nature. C’est le cas :

• Lorsque le véhicule est utilisé à des fins privées uniquement pour effectuer les trajets domicile-travail, quand le salarié ne peut pas utiliser d’autres moyens de transport.
• Le salarié ne peut pas utiliser la voiture de fonction pendant ses jours de repos ou ses congés.
• Le contrat stipule que le véhicule ne peut être utilisé qu’à des fins professionnelles.
• Le salarié doit payer une contribution au titre de l’usage personnel de la voiture de fonction, et qu’elle est supérieure à la valeur réelle de l’avantage en nature.

Le salarié peut-il utiliser la voiture de fonction pour son usage personnel ?

La voiture de fonction est un véhicule prêté par l’entreprise pour aider le salarié dans la réalisation de ses missions professionnelles. Cette voiture peut être utilisée à des fins personnelles, comme s’il s’agissait de son véhicule personnel. C’est ce qui la différencie du véhicule de service.

Ainsi, le salarié peut utiliser ce véhicule pendant ses jours de repos ou lors de ses congés payés, quel que soit le motif de ses déplacements. La famille du salarié ou ses amis sont également couverts par le contrat d’assurance du véhicule de fonction souscrite par l’entreprise.

Qui paie les dépenses liées à la voiture de fonction ?

La prise en charge des dépenses liées à la voiture de fonction diffère selon si elles se rapportent à une utilisation personnelle ou professionnelle du véhicule.

Voiture de fonction : les dépenses dans le cadre de la mission du salarié

La voiture de fonction est avant tout un outil de travail pour le salarié, afin de l’aider à réaliser ses missions professionnelles. Ainsi, les frais d’entretien de la voiture de fonction sont à la charge de l’employeur. On parle ici des coûts directs, à savoir :

• l’achat ou la location du véhicule ;
• le coût de la carte grise et de l’assurance ;
• les coûts d’exploitation du véhicule (carburant et entretien).

Pour les frais de carburant pris en charge par l’employeur, le salarié doit conserver les factures d’essence lorsque celles-ci sont liées aux déplacements professionnels pour en obtenir le remboursement. L’entreprise peut également attribuer une carte de carburant au salarié pour lui éviter cette avance de frais.

Voiture de fonction : les dépenses en dehors du cadre de la mission du salarié

La voiture de fonction pouvant être utilisée à des fins personnelles, cela engendre certains coûts supplémentaires, notamment de carburant ou d’entretien. Concernant la prise en charge de ses dépenses, c’est aux deux parties de s’entendre sur leur prise en charge. Ces éléments sont ensuite inscrits dans le contrat de travail.

Quelles sont les obligations d’un salarié qui a une voiture de fonction ?

Les obligations du salarié quant à la voiture de fonction sont définies dans le contrat de travail. Généralement, les clauses liées au véhicule encadrent l’entretien du véhicule et la prise en charge éventuelle de certains frais.

En tant qu’utilisateur principal du véhicule de fonction, le salarié doit entretenir la voiture comme il le ferait pour son propre véhicule. Il doit donc opérer les entretiens d’usage et rendre le véhicule disponible pour les entretiens en garage.

Le salarié a l’obligation de restituer la voiture de fonction à l’entreprise en cas de rupture du contrat de travail, ou d’interruption de travail prolongée. Cela permet notamment à l’employeur de fournir une voiture de fonction au salarié remplaçant, pour l’aider dans la réalisation de ses missions professionnelles.

Enfin, le salarié doit payer l’amende s’il commet une infraction au Code de la route avec la voiture de fonction. Le salarié se voit également retirer les points liés à son infraction si cette dernière prévoit un retrait de points.

L’employeur peut-il supprimer la voiture de fonction ?

La voiture de fonction constitue un avantage contractuel. À ce titre, cet avantage ne peut pas être retiré unilatéralement par l’employeur. En effet, la suppression de la voiture de fonction constitue une modification du contrat de travail qui nécessite l’accord du salarié par la signature d’un avenant au contrat de travail.

Si l’employeur retire la voiture de fonction au salarié sans son accord, il s’expose au versement de dommages et intérêts.

FAQ

Quel est l’équivalent en salaire d’une voiture de fonction ?

Il existe deux façons de calculer le montant de l’avantage en nature d’une voiture de fonction. Son prix dépend donc intégralement de l’option choisie par l’employeur : au forfait ou au réel. De plus, plusieurs éléments font évoluer le prix d’une voiture de fonction : l’âge du véhicule, le choix du véhicule, etc.

Qui paie le carburant d’une voiture de fonction ?

Pour une voiture de fonction, l’essence est prise en charge par l’employeur lorsque le véhicule est utilisé dans le cadre des missions professionnelles du salarié. Pour les frais de carburant liés à l’utilisation personnelle du salarié, l’employeur peut décider de les prendre en charge (intégralement ou partiellement), ou de demander au salarié d’en supporter le coût.

L’employeur peut-il installer un système de géolocalisation sur un véhicule de fonction ?

L’employeur peut installer un système de géolocalisation sur un véhicule de fonction si la nature du travail du salarié le justifie. Il doit préalablement informer le conducteur, et désactiver le système en dehors des heures de travail pour respecter les formalités imposées par la CNIL. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article 82 - Code général des impôts
• Article L136-1-1 - Code de la Sécurité sociale