Quelles différences entre une voiture de fonction ou de service ?

Octroyer un véhicule à ses salariés, que ce soit une voiture de fonction ou de service, est un avantage qui peut contribuer à sa fidélisation. Oui mais, entre un véhicule de fonction ou de service, comment faire son choix ? Legalstart décrypte pour vous les différences et caractéristiques qu’offrent ses deux alternatives.

Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ou de service ?

Vous vous demandez quelle est la différence entre une voiture de fonction et de service ? Avant de décider de mettre un tel véhicule à la disposition de vos salariés, il convient de bien comprendre ce qu’implique le choix entre ces deux options. Si dans les deux cas, c’est l’entreprise qui met le véhicule à disposition des salariés, leur utilisation (et finalité) est bien différente.

Voiture de fonction : définition

Une voiture de fonction est un véhicule mis à la disposition du salarié pour qu’il effectue ses déplacements personnels et professionnels. Ainsi, le salarié peut utiliser la voiture de fonction en dehors de ses heures de travail, y compris pendant les week-ends et ses congés payés.

Voiture de service : définition

À contrario, la voiture de service n’a pas vocation à une utilisation personnelle. En effet, le véhicule de service doit uniquement servir aux déplacements professionnels du salarié. La voiture de service n’est pas nécessairement attribuée à l’utilisation d’un seul salarié. L’entreprise peut disposer d’une flotte de véhicules de service qui sont des voitures communes à plusieurs salariés.

Qui peut avoir une voiture de fonction ou de service ?

Que ce soit pour une voiture de fonction ou de service, cela occasionne des frais pour l’employeur. Faire bénéficier ses salariés de l’un ou de l’autre véhicule doit donc être bénéfique pour l’entreprise. Surtout, un véhicule ne peut être mis à la disposition de chaque salarié et reste un atout lors d’un recrutement.

Une voiture de fonction est généralement réservée aux cadres (dirigeants ou non) de l’entreprise. Ce type d’avantage est également attribué à certains corps de métiers, dont l’activité nécessite de pouvoir bénéficier de ce type d’avantage. Il s’agit notamment des commerciaux, VRP, chauffeurs privés, etc., puisque leur quotidien consiste à être sur les routes.

Pour des déplacements purement professionnels, le véhicule de service est l’idéal. Il sert majoritairement pour se rendre du siège de l’entreprise jusque sur un chantier ou chez un client par exemple. Il est également utilisé pour les entreprises de livraisons, pour lesquelles les salariés ramènent le véhicule au sein de l’entreprise après leur tournée.

Quelles sont les caractéristiques d’une voiture de fonction ou de service ?

Avant de choisir entre une voiture de fonction ou de service, il convient de tenir compte des spécificités de chacune. Voici quelques éléments qui permettent de les différencier.

Les trajets possibles avec une voiture de fonction ou de service

Les trajets qu’il est possible d’effectuer avec une voiture de fonction ou de service diffèrent. Dans certains cas, l’employeur peut accepter que le salarié effectue le trajet domicile-travail avec une voiture de service. Mais il ne s’agit pas là d’une règle fondamentale, puisque c’est précisément ce qui la différencie de la voiture de fonction.

Pour résumer :

• La voiture de fonction peut être utilisée pour des déplacements professionnels et personnels. Le salarié rentre chez lui avec la voiture de fonction, il l’utilise comme un véhicule personnel.
• La voiture de service sert uniquement aux déplacements professionnels. La voiture est ramenée au sein de l’entreprise après les heures de travail.

La mention dans le contrat de travail du véhicule de fonction ou de service

La voiture de fonction est un avantage contractuel puisqu’elle fait partie intégrante de la rémunération du salarié. Des clauses sont ainsi rédigées dans le contrat de travail pour cadrer l’utilisation et la mise à disposition du véhicule.

La voiture de service ne présente pas un élément de rémunération pour le salarié. Elle peut toutefois être mentionnée dans le contrat de travail par une clause de mise à disposition. Cette clause contient notamment les conditions d’utilisation, avec la mention de l'interdiction d’usage à titre privé, ou au contraire de la souplesse attribuée par l’employeur pour les trajets domicile-travail.

Les frais d’utilisation et d’entretien liés pour une voiture de fonction ou de service

Concernant les frais d’utilisation et d’entretien d’une voiture de fonction ou de service, ces derniers sont intégralement pris en charge par l’employeur. Sont concernés :

• l’achat ou la location du véhicule ;
• l’assurance ;
• les frais liés à la réparation et l’entretien de la voiture.

Pour les frais de carburant, ils sont également pris en charge par l’employeur pour la voiture de fonction ou de service. Les salariés doivent conserver les justificatifs de frais supportés pour se faire rembourser. Pour éviter que les salariés aient besoin de faire l’avance, l’employeur peut mettre une carte de carburant à leur disposition.

La responsabilité du salarié quant à l’utilisation d’un véhicule de fonction ou de service

Le salarié reste responsable des infractions au Code de la route commises avec une voiture de fonction ou de service. En effet, peu importe le type de véhicule, c’est l’entreprise qui reçoit la contravention puisque c’est elle qui est titulaire de la carte grise du véhicule. Depuis le 1er janvier 2017, l’entreprise est dans l’obligation de communiquer l’identité et l’adresse du salarié qui a commis l’infraction sous 45 jours.

Le salarié doit donc assumer la faute commise en réglant la contravention et en supportant le retrait de point. Et ce, qu’il s’agisse d’un excès de vitesse ou d’une contravention de stationnement.

Quelle imposition pour une voiture de fonction ou de service ?

Voiture de fonction ou de service : impôt ou pas impôt ? La nuance entre ces deux types de véhicule a effectivement son importance. Il existe bel et bien une différence en matière de traitement entre le véhicule de service ou de fonction pour l’Urssaf et les impôts.

L’imposition de la voiture de fonction

Puisque le salarié peut utiliser la voiture de fonction à des fins personnelles, ce véhicule représente un avantage en nature pour ce dernier. Le montant de l’avantage en nature, au titre de la voiture de fonction, est considéré comme un revenu pour le salarié. À ce titre, il est soumis à l’impôt sur le revenu et à cotisations sociales.

Pour calculer le montant de l’avantage en nature qui apparaît sur le bulletin de salaire de l’employé, l’employeur a le choix entre le mode de calcul aux frais réels ou un calcul forfaitaire. La méthode de calcul au forfait est généralement plébiscitée par les entreprises, car plus simple.

L’imposition de la voiture de service

Contrairement à la voiture de fonction, la voiture de service n’est pas un avantage en nature. Elle n’est donc ni imposable ni soumise aux cotisations sociales. Une voiture de service est cependant assujettie à la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS). Cette taxe annuelle est due par les entreprises qui disposent de véhicules de tourisme achetés ou loués.

Depuis le 1er janvier 2023, la taxe sur les véhicules des sociétés (TVS) est remplacée par deux nouvelles taxes, sans que les modalités d’application soient inchangées :

• la taxe annuelle sur les émissions de CO² ;
• la taxe annuelle sur les émissions de polluants atmosphériques.

Voiture de fonction ou de service : tableau récapitulatif

Découvrez, pour la voiture de fonction ou de service, les différences et caractéristiques de chacune pour vous aider à faire le bon choix.

Comment mettre à disposition une voiture de fonction ou de service ?

Pour mettre en place une voiture de fonction ou de service, la première étape consiste à s’assurer que le salarié est détenteur d’un permis de conduire. Il vous incombe de demander une copie du permis de conduire et de la conserver.

Pour un véhicule de fonction, il est ensuite important d’encadrer la mise à disposition du véhicule dans le contrat de travail (ou par avenant si nécessaire). Plusieurs éléments sont à encadrer :

• la date de mise à disposition du véhicule ;
• le montant de l’avantage en nature ;
• les modalités de restitution du véhicule ;
• la prise en charge des frais de carburant ;
• les conditions dans lesquelles le salarié doit avertir l’employeur de tout sinistre, etc.

Pour une voiture de service, il est possible d’inclure une clause dans le contrat de travail stipulant que le véhicule ne doit être utilisé qu’à titre professionnel et que le salarié s’engage à ne pas l’utiliser à des fins personnelles. Si vous acceptez que le salarié effectue les trajets domicile-trajet avec la voiture de service, cela devra explicitement être stipulé.

FAQ

Quels sont les avantages d'avoir une voiture de fonction ?

Pour un salarié, avoir une voiture de fonction permet de détenir un véhicule personnel à moindre coût. En effet, les coûts indirects et directs du véhicule sont pris en charge par l’employeur. Pour ce dernier, la voiture de fonction est un avantage lors de la négociation au moment de l’embauche d’un salarié.

Qui paye l’essence d’une voiture de service ?

C’est l’employeur, que ce soit pour une voiture de fonction ou une voiture de service, qui paye l’essence. En effet, les frais de carburant afférents aux déplacements professionnels sont à la charge de l’entreprise.

Puis-je rentrer chez moi avec une voiture de service ?

Généralement, l’usage d’une voiture de service est réservé aux déplacements professionnels. Cependant, l’employeur peut dans certains cas autoriser le salarié à utiliser une voiture de service pour effectuer ses trajets domicile-travail. Cela doit être expressément mentionné dans le contrat de travail. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article 82 - Code général des impôts
• Article L136-1-1 - Code de la Sécurité sociale
• Article 1010 - Code général des impôts