PV d’AG d'une SCI : pourquoi est-il indispensable ?

Le PV d’AG d'une SCI, procès-verbal d'assemblée générale, est un document essentiel pour formaliser les décisions prises au sein d'une Société Civile Immobilière (SCI). Il consigne par écrit les résolutions adoptées et garantit leur traçabilité. 

Indispensable pour assurer la transparence et la conformité juridique, il doit respecter certaines règles de rédaction et de conservation. Legalstart vous explique tout.

Qu’est-ce qu’un PV d’AG de SCI ?

Un procès-verbal d’assemblée générale de SCI est un document officiel qui retranscrit les décisions prises et les événements survenus lors des réunions entre les associés de la Société Civile Immobilière. Ce document joue un rôle essentiel dans le fonctionnement de la société, car il formalise les décisions collectives prises en assemblée, qu’elles relèvent de la gestion courante ou de changements plus exceptionnels.

Il consigne notamment :

• les décisions votées ;
• le nombre d’associés présents ou représentés ;
• ainsi que les résultats des votes.

Par exemple, le PV d’assemblée générale peut attester d’une autorisation d’emprunt ou d’une modification des statuts de la société.

Est-ce obligatoire de rédiger un PV d’AG de SCI ?

Oui, rédiger un PV d’AG de SCI est obligatoire. Ce document formalise les décisions prises par les associés lors des assemblées générales et garantit leur traçabilité. Il doit être établi à chaque réunion, qu’elle soit ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE).

Qui rédige le PV d’AG d’une SCI ?

Le procès-verbal d’assemblée générale d’une SCI est généralement rédigé par le gérant de la société, car il est responsable de consigner les décisions prises lors des réunions. Ce rôle peut toutefois être délégué à une personne compétente, comme :

• un juriste ;
• un avocat ;
• un notaire ;
• ou encore un secrétaire de séance, en fonction de la nature et de l'importance des décisions adoptées.

Sous quel délai faut-il établir le PV d’AG d’une SCI ?

Aucun délai légal précis n’est imposé pour établir un PV d’AG d’une SCI. Toutefois, il est vivement conseillé de le rédiger rapidement après la réunion. Cette précaution permet de retranscrire fidèlement les décisions prises, les débats et la chronologie des événements, tout en évitant d’omettre des éléments importants.

Modèle de PV d’AG de SCI

Voici un modèle de PV d’assemblée générale pour une SCI gratuit. Il doit respecter une structure précise et inclure des informations essentielles afin d’assurer sa validité.

Procès-verbal de l’assemblée générale de la SCI [Nom de la SCI]

Réunie le [date en toutes lettres], à [heure], au [lieu], les associés de la SCI [Nom de la SCI], immatriculée au RCS de [ville], se sont rassemblés en assemblée générale [ordinaire/extraordinaire], convoquée par [Nom, qualité de la personne ayant convoqué l’assemblée].

Présence et représentations

• Associés présents : [Noms, prénoms, adresses, et nombre de parts sociales détenues].
• Associés représentés : [Noms, prénoms, adresses des associés représentés, avec indication des représentants et du nombre de parts sociales représentées].
• Total des associés présents ou représentés : [Nombre total] parts sociales sur [Nombre total] composant le capital social.

Composition du bureau

• Président de séance : [Nom, prénom, qualité].
• Secrétaire de séance : [Nom, prénom, qualité, si applicable]. 

Le président constate que l’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer. Les documents suivants sont présentés aux associés :

• [Liste des documents : avis de réception des convocations, comptes annuels, rapport de gestion, projets de résolutions, etc.].

Ordre du jour

[Liste des points à discuter, telle que mentionnée dans les convocations].

Résolutions adoptées

Première résolution :
[Texte de la résolution].

• Débats : [Résumé des discussions].
• Résultat du vote : [Nombre de voix pour/contre/abstentions].

Deuxième résolution :
[Texte de la résolution].

• Débats : [Résumé des discussions].
• Résultat du vote : [Nombre de voix pour/contre/abstentions].

[Répéter pour chaque résolution].

Clôture de la séance

Après avoir examiné tous les points inscrits à l’ordre du jour, et aucune autre question n’étant soulevée, la séance est levée à [heure]. 

Signatures

• [Nom, qualité, et signature du président de séance].
• [Nom(s) et signature(s) des associés présents ou représentés].

PV d’AG de SCI : et après ?

Une fois le PV d’AG de SCI rédigé, plusieurs étapes doivent être suivies pour assurer sa validité et, si nécessaire, effectuer les démarches liées aux décisions prises lors de l’assemblée.

Signature et conservation

Le PV doit être signé par le gérant de la SCI et, s’il existe, par le président de séance. 

Une fois signé, il est ajouté au registre officiel des délibérations de la société, qui doit être conservé au siège social de la SCI. Ce registre peut prendre deux formes :

• Sous format papier. Dans ce cas, les pages du registre doivent être numérotées et paraphées par un greffier, un juge ou la mairie.
• Sous format électronique. Le PV peut être signé électroniquement, en respectant les normes garantissant l’intégrité et l’authenticité du document.

Formalités en fonction des décisions prises

Certaines décisions adoptées en AG peuvent nécessiter des démarches supplémentaires. C’est le cas :

• d’un changement des statuts ;
• d’une nomination ou d’un changement de gérant ;
• d’une augmentation de capital ;
• ou de l’approbation des comptes annuels.

Changement des statuts

C’est le cas par exemple lors d’une modification de l’objet social, d’un transfert de siège, de l’augmentation ou de la réduction de capital. 

Dans ces cas-là, il faudra aussi :

• le déposer au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalités des entreprises (CFE) compétent ;
• mettre à jour des statuts pour intégrer les modifications votées ;
• et publier un avis dans un journal d’annonces légales, suivi d’une inscription modificative au registre du commerce et des sociétés (RCS).

Nomination ou changement de gérant

Dans ce cas, il faudra aussi :

• déclarer la modification auprès du greffe ou du CFE ;
• et mettre à jour les mentions légales sur les documents officiels de la société (factures, papiers à en-tête, etc.).

Augmentation de capital

Pour l’augmentation de capital, il faudra procéder à l’enregistrement auprès du greffe, avec dépôt des pièces justificatives, y compris le PV d’AG, les apports effectués et la mise à jour des statuts.

Approbation des comptes annuels

Si les comptes doivent être déposés, il faut faire la transmission des documents au greffe ou à l’administration fiscale.

Conservation à long terme

Le PV d’AG doit être conservé dans le registre de la SCI pour toute la durée de vie de la société. 

Il peut être consulté par les associés et peut servir de preuve en cas de litige ou de contrôle administratif ou judiciaire.

FAQ

Qui doit signer le PV d'assemblée générale SCI ?

Le procès-verbal doit être signé par le gérant de la SCI et, si un président de séance a été désigné, par ce dernier également. Ces signatures attestent de l'authenticité des décisions consignées dans le document.

Est-il obligatoire de faire une assemblée générale pour une SCI ?

Oui, la tenue d’assemblées générales est obligatoire pour une SCI, notamment pour approuver les comptes ou prendre des décisions importantes comme une modification des statuts. Les modalités et la fréquence de ces assemblées sont généralement prévues dans les statuts de la société.

Qui préside l'assemblée générale d'une SCI ?

En règle générale, l’assemblée est présidée par le gérant de la SCI. Si les statuts ou les associés le prévoient, un président de séance distinct peut être désigné pour diriger les débats. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles 1852 à 1854-1 - Code civil ;
• décret n°78-704 du 3 juillet 1978 relatif à l'application de la loi n° 78-9 du 4 janvier 1978 modifiant le titre IX du livre III du code civil.