Quels sont les registres obligatoires en SASU ?

Vous souhaitez vous lancer dans la création d'une SASU ? Sachez qu’il s’agit d’une forme sociale assez particulière puisqu’il s’agit d’une SAS unipersonnelle. Elle est en effet détenue et gérée par un associé unique, qui est souvent également le président de la société.

La SASU étant une société unipersonnelle, on pense parfois à tort qu’on ne doit pas consigner les décisions prises pendant la vie sociale puisque, par définition, l’associé unique les prend seul. Pourtant, l’associé unique est également soumis à des obligations juridiques concernant les registres obligatoires de sa SASU. 

Quels sont les registres obligatoires ? Combien en existe-t-il ? Quelle sanction si je ne respecte pas ces obligations ? On répond à vos questions.

Quel est l’intérêt de tenir des registres en SASU ?

Si la tenue des registres obligatoires en SASU peut être vue comme une contrainte par l’associé unique et le gérant (s’il ne s’agit pas de la même personne), le respect de cette exigence présente de nombreux avantages pour l’entreprise.

Tout d’abord, se conformer aux exigences légales évite d’exposer l’entreprise à des sanctions pécuniaires en cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’inspection du travail.

D’autre part, en SASU, les registres obligatoires permettent de justifier de l’historique des opérations. C’est un gage de transparence dans la gestion de la société. Cela inspire confiance. Il s’agit donc d’un élément important pris en compte par les investisseurs qui pourraient participer au capital de la société à l’avenir.

En outre, la bonne tenue des registres fait partie des obligations permettant de s’assurer de la bonne santé financière de l’entreprise. Cela est d’autant plus important en cas de cession ou de fusion de l’entreprise avec une autre structure.

Enfin, dans certains cas, la bonne tenue de ces registres permet à l’entrepreneur de justifier de faits pouvant lui permettre d’obtenir ou de maintenir des aides monétaires. C’est par exemple le cas du maintien des indemnités Pôle emploi pour lequel il faut fournir un procès-verbal de non-rémunération du dirigeant.

Registres obligatoires en SASU : le registre des bénéficiaires effectifs

Qu’est-ce que le registre des bénéficiaires effectifs ?

Depuis quelques années, une nouvelle formalité obligatoire s’impose aux entrepreneurs lors de la création de leur société. En effet, comme pour l’ensemble des formes sociales, il faut prévoir un registre des bénéficiaires effectifs pour la SASU.

Cette loi s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en France. La création de ce registre poursuit un objectif de transparence puisque grâce à lui, les administrations peuvent avoir accès très facilement et de manière précise à l’identité des personnes exerçant un contrôle sur les organes de direction et de gestion d’une société. 

Est considérée comme bénéficiaire effectif toute personne physique détenant directement ou indirectement (via une autre société) au moins 25 % des parts sociales de la société.

En cas d’absence de ce registre des bénéficiaires effectifs, un dirigeant de SASU s’expose à la fois au paiement d’une amende, mais également à une possible peine d’emprisonnement.

Toutefois, la déclaration des bénéficiaires effectifs se fait lors de la création de l’entreprise. Une seule personne est alors inscrite, l’associé unique, qui détient 100 % des actions de la SASU. Le registre a vocation à suivre l’évolution des bénéficiaires effectifs, si la SASU vient à se transformer en SAS.

Comment se procurer ce registre obligatoire en SASU ?

Ce registre est tenu par le greffe du tribunal compétent en fonction du lieu du siège social de la SASU. 

La déclaration des bénéficiaires effectifs à la création de la société, en ligne sur le guichet unique, et coûte 21,41 € TTC. Il faut compter 44 € TTC pour chaque modification

Comment tenir le registre des bénéficiaires effectifs en SASU ?

La déclaration se fait en ligne sur le site du guichet unique. Il faut renseigner l’identité, l’adresse ainsi que le taux de pourcentage exact de possession de toute personne étant amenée à détenir directement ou indirectement plus de 25 % du capital social ou des droits de vote d’une société.

Registres obligatoires en SASU : le registre des décisions de l’associé unique

Qu’est-ce que le registre des décisions de l’associé unique ?

Bien que la SASU n’implique durant sa vie sociale que la participation de l’associé unique, celui-ci se doit de consigner dans un registre légal obligatoire l’ensemble des décisions qu’il est amené à prendre. 

Exemple : les procès-verbaux de nomination dans le cadre de la nomination d’un nouveau Président, ou d’un nouveau Directeur Général, mais aussi les décisions relatives à l’approbation des comptes. 

Il s’agit donc de l’équivalent du registre des assemblées générales pour les sociétés pluripersonnelles (SAS, SARL, etc.), qui est un registre des PV des AG. Il existe le même type de registre des délibérations en EURL.

Comment se procurer ce registre obligatoire en SASU ?

Tout comme le registre des mouvements de titre, le registre des décisions de l’associé unique en SASU est un document au format papier. Vous pouvez acheter le registre des décisions de l'associé unique de la SASU sur Internet ou dans les papeteries spécialisées.

Comment tenir le registre des décisions de l’associé unique en SASU ?

Concrètement, le procès-verbal qui sera consigné dans le registre des décisions de l’associé unique devra indiquer : 

• les informations relatives à l’identification de la SASU ;
• la date et le lieu de la réunion ;
• les informations relatives à l’associé unique comme son nom et prénom ; 
• l’objet de la décision prise ;
• la signature de l’associé unique. 

Contrairement au registre des bénéficiaires effectifs obligatoire en SASU, la non tenue de ce registre n’implique aucune sanction légale d’amende ou d’emprisonnement. 

Néanmoins, toute personne intéressée qui aurait connaissance d’une décision non consignée par l’associé unique dans le registre pourrait en demander l’annulation. Ainsi, la bonne tenue de ce registre est indispensable au bon déroulement de la vie sociale.

Quels sont les registres obligatoires en SASU relatifs au personnel ?

Dès lors que la SASU emploie des salariés, il est nécessaire de tenir les registres légaux obligatoires d’entreprise imposés par le droit du travail. Il s’agit principalement du :

• registre unique du personnel ;
• registre des délégués du personnel ;
• registre des repos hebdomadaires.

Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel doit être tenu dès l’embauche du premier salarié ou du premier stagiaire. Il permet de recenser toutes les personnes qui font ou qui ont fait partie de l’entreprise. Il doit être tenu dans l’ordre chronologique, c’est-à-dire que les personnes y sont inscrites par ordre d’arrivée.

Pour les salariés, il doit mentionner :

• les informations relatives au salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, etc.) ;
• la nature de votre emploi ;
• la date d’entrée et de sortie dans l’entreprise ;
• le type de contrat (CDD, CDI, contrat d’intérim, etc.) ;
• pour les travailleurs étrangers : type et numéro du titre valant une autorisation de travail.

Pour les stagiaires, il faut préciser :

• le nom et le prénom du stagiaire 
• le nom et le prénom du tuteur ;
• le lieu du stage.

Ce registre peut être tenu de manière dématérialisée. Les informations qu’il contient doivent être conservées au moins 5 ans. En cas de manquement à l’obligation d’avoir un registre unique du personnel à jour, la société s’expose à une peine d’amende pouvant aller jusqu’à  750 € par salarié concerné.

Quels sont les registres obligatoires en SASU relatifs à la santé et la sécurité en entreprise ?

Le registre des accidents du travail

Le registre des accidents du travail a pour objectif de répertorier tous les accidents du travail intervenus au sein de la société n’ayant entraîné ni arrêt ni soins médicaux. On parle également de registre des accidents bénins. Seuls les accidents sans conséquences sont concernés.

Pour se permettre d’utiliser un tel registre au lieu de déclarer les accidents à la CPAM, certaines conditions doivent toutefois être respectées, comme des personnes qualifiées présentes en permanence sur le lieu de travail ou encore avoir mis en place un CSE si vos effectifs l’exigent.

Le document unique d’évaluation des risques

Le document unique d’évaluation des risques (ou DUER) rassemble tous les risques auxquels peuvent être exposés les salariés sur leur lieu de travail. Actualisé tous les ans, il recense, évalue et élabore un plan d’action pour limiter les risques identifiés.

Le DUER étant obligatoire pour toutes les entreprises ayant recruté au moins 1 salarié, il fait également partie des registres obligatoires en SASU dès la première embauche. 

Le registre des contrôles de sécurité

Le registre des contrôles de sécurité permet de suivre les contrôles régulièrement réalisés dans l’entreprise. Il s’agit de vérifications des engins et machines, des installations, des équipements, du matériel.

La tenue de ce registre est importante, car toute entreprise qui ne respecte pas cette obligation s’expose à une fermeture administrative de son établissement.

Existe-t-il des registres obligatoires en SASU propres à certaines activités ?

Certaines activités spécifiques nécessitent la tenue de registres obligatoires supplémentaires, et ce, quelle que soit la forme juridique de la société. Cela vaut donc également pour les SASU.

On pense notamment au secteur du BTP qui exige la tenue de registres obligatoires spécifiques, à savoir : 

• le registre des chantiers ;
• le registre-journal de la coordination ;
• le dossier d'intervention ultérieure sur l'ouvrage et de maintenance des lieux de travail.

Les entreprises de transport, les bars et les restaurants doivent également tenir à jour des registres spécifiques liés à leur activité.

FAQ

Quels sont les registres obligatoires pour une SASU ?

Il existe de nombreux registres obligatoires en SASU. Parmi les plus importants, on peut citer :

• le registre des décisions de l’associé unique ;
• le registre des bénéficiaires effectifs ;
• le registre des mouvements de titres ;
• les registres du personnel ;
• les registres médicaux et de sécurité.

Quels sont les registres obligatoires pour une SAS ?

Les registres obligatoires en SAS sont les mêmes que pour une SASU, à la différence que le registre des décisions de l’associé unique est remplacé par le registre des assemblées générales. En effet, l’associé unique n’a pas à organiser d’assemblées puisqu’il est seul à prendre les décisions, ce qui n’est pas le cas dans une SAS ou plusieurs associés contrôlent la société. De ce fait, il est nécessaire de tenir un registre des assemblées générales. Les autres registres obligatoires sont :

• le registre des bénéficiaires effectifs ;
• le registre des mouvements de titres ;
• les registres du personnel ;
• les registres médicaux et de sécurité.

Quels sont les registres obligatoires pour une SARL ?

Pour une SARL, les registres obligatoires sont identiques à ceux d’une SAS. On retrouve donc les registres suivants :

• le registre des assemblées générales ;
• le registre des bénéficiaires effectifs ;
• le registre des mouvements de titres ;
• les registres du personnel ;
• les registres médicaux et de sécurité.

Principales sources réglementaires et législatives : 

• Article L227-9 - Code de commerce
• Articles D1221-23 à D1221-27 - Code du Travail
• Article L. 561-2-2 - Code monétaire et financier