Tout savoir sur la convention réglementée en SARL

Lorsque vous vous lancez dans la création d’une SARL, il est important de savoir quels types de conventions, vous pouvez passer librement ou non avec la société. En effet, il existe en SARL des conventions dites courantes, des conventions réglementées, ainsi que des conventions interdites. Les conventions réglementées sont soumises à l’accomplissement d’une procédure strictement encadrée par la loi.

Alors, qu’est-ce qu’une convention réglementée en SARL ? Comment conclure une telle convention ? Quelle est la procédure de contrôle à suivre s’agissant des conventions réglementées ? Legalstart fait le point avec vous. 

Qu'est-ce qu'une convention réglementée dans une SARL ?

Les conventions réglementées : quelle définition ? Il est possible de conclure différents types de conventions en SARL en raison du principe de liberté contractuelle. En effet, les conventions passées de façon habituelle par la société et dans des conditions normales sont dites conventions courantes. Ce type de convention peut être conclu librement par la SARL.

Cependant, il existe des limites à cette liberté contractuelle : certaines conventions sont tout simplement interdites par la loi, tandis que d’autres sont dites réglementées, car elles sont soumises à une procédure de contrôle particulière. 

Quelles sont les conventions interdites dans une SARL ?

En plus des conventions courantes et des conventions réglementées en SARL, il existe des conventions interdites. Les conventions interdites sont des types de conventions qu’il est impossible de passer avec la SARL, puisque celles-ci sont considérées comme étant conclues dans un intérêt purement personnel et non dans l’intérêt de la société. Les personnes concernées par les conventions interdites en SARL sont les suivantes : 

• les gérants et associés personnes physiques ;
• les représentants légaux des personnes morales associées ;
• leurs conjoints, ascendants et descendants ;
• toute autre personne interposée.

Ces personnes ont l’interdiction, à peine de nullité de la convention, de conclure des contrats avec la société portant sur les opérations suivantes (article L223-21 du Code de commerce)  : 

• des emprunts avec la société ;
• d'obtenir des découverts en compte courant ou de toute autre manière auprès de la société ;
• de solliciter sa garantie ou son aval pour leurs obligations envers des tiers.

Quelles sont les conventions qualifiées de “réglementées” ? 

Les conventions réglementées ne font pas partie de la catégorie des conventions interdites, mais sont tout de même soumises à une certaine procédure de contrôle, car elles ne sont pas conclues dans des conditions dites “normales”. 

Plus précisément, les conventions réglementées sont des accords réalisés entre la SARL et l’un des associés ou dirigeant de la société. On parle de convention réglementée dans les deux cas de figure suivants :

• La convention a été conclue directement ou par personne interposée entre la SARL et un gérant de la SARL ou un associé de la SARL. 
• La convention a été conclue entre la SARL et une société dont un associé indéfiniment responsable, gérant, administrateur, directeur général, membre du directoire ou du conseil de surveillance, est également gérant ou associé de la SARL.

Cette procédure spécifique vise à éviter la possibilité pour le cocontractant de bénéficier d'un accord avec la société qui pourrait entraîner un risque pour celle-ci. 

Les conventions courantes en SARL

Le terme convention réglementée ne concerne pas toutes les conventions passées avec la société, mais seulement celles réalisées dans des conditions anormales. Par conséquent, les conventions courantes sont des conventions conclues avec la SARL, mais qui ne sont pas soumises à une procédure de contrôle. Cela s’explique par le fait que ces conventions ont pour objet des opérations courantes conclues dans des conditions normales, et liées à l’activité habituelle de la SARL. 

Il est possible de citer plusieurs exemples de conventions courantes en SARL : 

• un achat habituel entrant dans l’objet social de la SARL ; 
• une prestation de services accompagnant habituellement le processus de distribution ou de production de la société ;
• ou encore un renouvellement courant du matériel de la société.

Quels sont les exemples de conventions réglementées en SARL ?

Dans une SARL, il est possible de conclure des conventions réglementées sur divers aspects. En effet, plusieurs situations peuvent mener à l’élaboration de conventions réglementées en SARL, par exemple : 

• Lorsque la rémunération du gérant de la SARL est fixée dans un contrat et non dans les statuts. En effet, sa modification est considérée comme une convention réglementée.
• Une augmentation de salaire ou l'octroi d'une rémunération exceptionnelle liée à un mandat ou une mission au sein de la société.
• L'attribution d'une indemnité de départ en cas de cessation des fonctions du dirigeant.
• La conclusion d'une convention de compte courant d'associé.
• L'acquisition ou la vente d'un bien par la SARL à l'un des associés dans des conditions pouvant paraître anormales (dans cette situation, des conditions anormales peuvent par exemple être caractérisées par l’acquisition d’un bien à un prix dérisoire).

Comment conclure une convention réglementée en SARL ?

Il n’y a aucune condition de forme ou de fonds spécifique pour conclure une convention réglementée au sein d’une SARL. En effet, une convention réglementée se conclut de façon ordinaire entre la société et un gérant ou associé. Cependant, ce qui les différencie des conventions courantes est que celles-ci doivent faire l’objet d’un contrôle particulier.

Les conventions réglementées doivent en effet fait l’objet d’une procédure de contrôle, qui sera différente en fonction de la présence ou non d'un commissaire aux comptes (CAC) au sein de la SARL. 

Tout d’abord, pour les SARL possédant un commissaire aux comptes, la procédure d'approbation de la convention par les associés se fait "a posteriori", c'est-à-dire à la suite de la signature de la convention par les parties. Les associés pourront alors approuver ou non cette convention lors d’une assemblée générale ordinaire. 

En revanche, dans le cas où la SARL ne possède pas de commissaire aux comptes, et que le gérant signataire de la convention n'est pas associé, les associés ne recevront pas de rapport spécial de la part du CAC récapitulant l'ensemble des conventions réglementées concluent au sein de la société. En effet, dans ce cas, chaque convention sera contrôlée a priori. Plus clairement, dans cette situation, il sera nécessaire d’obtenir l'autorisation préalable des associés afin de pouvoir conclure une telle convention.

En clair, excepté les conventions établies entre la SARL et un gérant non associé dans une SARL sans commissaire aux comptes, toutes les autres conventions sont approuvées a posteriori, autrement dit à la suite de leur conclusion.

Quelles sont les procédures de contrôle d’une convention réglementée en SARL ? 

La procédure d’approbation a priori

Un accord des associés de la SARL sera nécessaire pour conclure la convention réglementée dans le cas où les conditions suivantes sont simultanément remplies :

• la convention est conclue par un gérant non associé ;
• la société n'a pas désigné de commissaire aux comptes.

La décision des associés doit être prise en assemblée générale après l’étude d’un rapport, remis par le gérant, devant comporter les éléments suivants :

• la liste des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée des associés ;
• le nom des gérants ou associés parties prenantes ;
• la nature et l'objet desdites conventions ;
• leurs modalités essentielles (par exemple, le prix, les délais de paiement, les ristournes éventuellement consenties, etc) ;
• l'importance des fournitures livrées ou des prestations de services fournies.

Dans le cas où la convention ne serait pas approuvée, l'acte conclu n’est pas considéré comme nul, mais le bénéficiaire de la convention sera responsable vis-à-vis de la société de ses éventuelles conséquences dommageables. 

La procédure d’approbation a posteriori

Sauf dans l’hypothèse présentée ci-dessus, il n’est pas nécessaire d’obtenir une quelconque autorisation pour pouvoir conclure une convention réglementée. Cependant, dans tous les cas, qu’elle ait fait l’objet d’un contrôle a priori ou non, la convention réglementée doit toujours faire l’objet d’un contrôle d’approbation a posteriori par les associés de la société. 

Ce processus de contrôle a posteriori se réalise en deux étapes : 

• la mise en place d’un rapport sur la convention adoptée ;
• la soumission au vote de l’AG de ce rapport.

L’établissement d’un rapport

Le processus est quasiment identique à celui présenté précédemment, à la différence près que le rapport peut être rédigé par :

• le gérant ; 
• ou le commissaire aux comptes de la SARL (s’il en existe un dans la société).

En ce sens, si la société bénéficie des services d’un commissaire aux comptes, le gérant doit aviser le commissaire aux comptes de la conclusion de conventions réglementées dans un délai d’un mois à compter de la date de leur conclusion. Ce rapport spécial doit contenir les informations suivantes : 

• le nom des associés ou gérants parties à la convention ;
• la liste des conventions soumises à l’approbation de l’assemblée des associés ;
• l’objet et la nature des conventions concernées ;
• les modalités essentielles de ces conventions (telles que le prix, les délais de paiement ou encore les sûretés conférées) ;
• l’importance des prestations de services fournies ou des fournitures livrées ;
• le montant des sommes reçues ou versées au cours de l’exercice pour les conventions conclues lors d’exercices antérieurs et dont l’exécution se poursuit au cours du dernier exercice.

Le vote de l’assemblée générale

Une fois mis en place, ce rapport est soumis à l’approbation du vote de l'assemblée générale de la SARL. Les associés pourront au choix voter pour valider ou non l’adoption de la convention en se conformant aux conditions de vote d’une assemblée générale ordinaire. Conformément à ce qui est précisé dans à l'article L223-19 du Code de commerce, les résolutions en AGO nécessitent en principe l'approbation de la majorité des votes, soit 50 % des voix plus une.

Si une convention réglementée n'est pas approuvée par les associés, elle n'est pas annulée pour autant. Elle continue de produire ses effets et d'engager la société. En revanche, le gérant ou l'associé concerné par la convention peut être tenu responsable des conséquences préjudiciables de l'opération pour la société. Les associés minoritaires peuvent ainsi intenter une action en justice contre le gérant pour obtenir réparation du préjudice subi.