Comment mettre en place un rapport d’étonnement dans son entreprise ?

Le rapport d’étonnement est un des outils utilisés dans la politique d’amélioration de la performance au sein des entreprises. Ce document est rempli durant la période d’intégration d’un nouveau salarié, pour regrouper ces notes d’observation.

Pourquoi mettre en place un rapport d’étonnement dans son entreprise ? Comment le rédiger et interpréter les retours ? Zoom sur le rapport d’étonnement réalisé au cours de l’onboarding d’un nouveau collaborateur.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Concernant le rapport d’étonnement, la définition est traduite de l’anglais "onboarding feedback". C’est un outil d’amélioration continue qui rassemble les commentaires, les observations et les évaluations des nouveaux collaborateurs.

Le rapport d’étonnement prend souvent la forme d’un questionnaire à compléter au cours de la période d’intégration du salarié. Il offre une vision critique et constructive de l’image renvoyée par l’entreprise, grâce aux premières impressions recensées par le nouveau collaborateur, sur le fonctionnement de l’entreprise.

À quoi sert un rapport d’étonnement ?

Dans le cadre d’une politique d’amélioration de la performance au sein de l’entreprise, le rapport d’étonnement permet à l’employeur d’identifier les axes d’amélioration sur le fonctionnement de son entreprise, tout en créant un sentiment d’appartenance pour le salarié, dès son arrivée. Il contribue ainsi à améliorer l'intégration des collaborateurs et à les fidéliser.

Le rapport d’étonnement permet à l’entreprise de relever ses dysfonctionnements et de trouver des axes d’améliorations sur les pratiques internes quotidiennes.

Véritable outil et indicateur RH, le rapport d’étonnement permet :

• d’impliquer les nouveaux collaborateurs dès leur prise de poste ;
• de renforcer la marque employeur en créant un sentiment d’écoute ;
• de faire émerger l’innovation en tenant compte des idées nouvelles et originales formulées par les nouvelles recrues ;
• de trouver des solutions pour résoudre des problèmes existants, grâce à la mise en lumière des points à améliorer.

Pour les salariés, proposer un rapport d’étonnement dès leur arrivée est un facilitateur d’intégration. C’est leur offrir une expérience collaborateur positive, basée sur le sentiment de considération et de reconnaissance.

Un collaborateur qui jouit d’une bonne intégration est un salarié qui est rapidement autonome et productif. Les chances de le fidéliser sont également accrues.

Qui peut faire un rapport d’étonnement ?

Ce document, préparé généralement par le département des ressources humaines, est à l’initiative de l’employeur. Il peut également être réalisé à la demande de tout supérieur hiérarchique (manager direct, chef de projet, etc.) à même d’évaluer l’organisation interne de l’entreprise ou les procédures d’onboarding.

Le rapport d’étonnement peut être rédigé par tout nouveau collaborateur pour obtenir une vision impartiale : salariés en CDD et CDI, mais également les apprentis et les stagiaires.

Comment rédiger un rapport d’étonnement ?

Pour rédiger un rapport d’étonnement, il est possible d’interroger les nouveaux salariés de manière informelle, ou dans la majorité des cas de faire parvenir aux collaborateurs concernés un questionnaire ou un rapport écrit à compléter.

L’important est de proposer une trame, selon les priorités de l’entreprise, pour éviter que le collaborateur se retrouve devant une page blanche, sans savoir ce que l’on attend de lui.

Le contenu du rapport d’étonnement

Il n’existe pas de règles spécifiques concernant le rapport d’étonnement ou de plan précis à suivre. Si vous êtes à la recherche d’un modèle de rapport d’étonnement, il existe de nombreux exemples sur Internet que vous pouvez adapter en fonction de vos besoins.

Si vous souhaitez le concevoir vous-même, il vous est possible de le réaliser sous la forme d’un questionnaire à choix multiples (QCM), d’un document à rédiger par le salarié, ou encore de proposer au nouveau salarié un entretien individuel.

Si la forme est libre, il est toutefois important que le contenu de ce rapport guide les nouveaux collaborateurs dans la rédaction de leur rapport d’étonnement.

Ainsi, il doit idéalement contenir des questions sur :

• le processus de recrutement et le parcours d’intégration ;
• l’accueil des nouveaux collaborateurs ;
• la culture d’entreprise ;
• les outils de collaboration et les conditions de travail ;
• les conditions de travail ;
• la qualité de la communication interne et les relations avec le reste des salariés de l’entreprise ;
• les dysfonctionnements et atouts constatés.

La rédaction du rapport d’étonnement doit se faire sur une période suffisamment longue pour permettre aux nouvelles recrues de prendre leurs marques et comprendre le fonctionnement de l’entreprise pour émettre leurs observations. Le délai de rédaction est souvent compris entre 1 à 3 mois à compter de son arrivée dans l’entreprise

Exemple de questions à poser dans un rapport d’étonnement

Pour vous aider à concevoir votre rapport d’étonnement, quelques questions essentielles sont à intégrer dans le questionnaire.

Sur le processus de recrutement :

• l’annonce était-elle suffisamment claire ? ;
• la fiche de poste correspond-elle aux missions qui vous sont confiées ? ;
• comment s’est déroulée votre prise de contact ? ;
• comment noteriez-vous la qualité des échanges lors de votre entretien ? etc. 

Sur l’intégration du collaborateur :

• comment s’est passé votre premier jour sur une note de 1 à 10 ;
• qu’est-ce qui vous a agréablement surpris ou déçu pendant votre intégration ?
• quelles sont vos impressions générales sur l’équipe ?
• le matériel, les locaux, etc. 

Sur la culture et les valeurs de l’entreprise :

• correspondent-elles aux mêmes valeurs que le salarié ? ;
• quelle est la force de nos produits ou services que vous ne soupçonniez pas avant d’intégrer l’entreprise ? etc. 

Sur les conditions de travail :

• les outils et matériels mis à votre disposition sont-ils suffisants pour accomplir vos tâches ? ;
• quel matériel vous manque-t-il pour accomplir vos missions dans les meilleures conditions ? etc. 

Sur la qualité des relations avec les collègues et les supérieurs hiérarchiques :

• l’équipe a-t-elle été accueillante, sur une note de 1 à 10 ? ;
• les échanges avec votre supérieur hiérarchique ont-ils été fluides ? 

Ces questions peuvent être rédigées de différentes manières. On peut demander aux salariés de noter de 1 à 10 une affirmation, ou de créer une notation sur la base de "conforme aux attentes", "attentes dépassées", etc., ou encore de laisser une réponse libre avec une question ouverte.

Comment analyser le rapport d’étonnement ?

Une fois les réponses recueillies, il convient d’analyser les résultats pour en tirer des axes d’amélioration. Pour cela, il est conseillé de lire avec attention tous les points qui ont suscité un étonnement chez le nouveau collaborateur. Ce dernier a pu également émettre des axes d’amélioration à étudier.

Il convient également de prendre du recul et de relativiser les points négatifs mis en lumière. Ils apportent un regard extérieur sur l’entreprise et sont à prendre en considération en vue d’améliorer la performance au sein de l’entreprise.

Si nécessaire, il est possible de faire un bilan avec le collaborateur pour approfondir ses remarques.

FAQ

Quel format pour un rapport d'étonnement ?

Le rapport d’étonnement est généralement établi sous la forme d’un questionnaire à compléter par le nouveau collaborateur. Cependant, aucun formalisme précis ne s’impose. Il peut donc également être réalisé sous la forme d’un bilan oral lors d’un entretien, d’un compte-rendu, ou encore un mélange de ces différents formats.

Quand demander un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement est idéalement fourni au salarié dès son arrivée dans l’entreprise, pour lui permettre de le compléter au fur et à mesure de son intégration. Le rapport est en revanche à rendre dans un délai raisonnable d’environ 3 mois, pour laisser le temps au collaborateur d’observer et de noter ses retours sur les différents points.

Peut-on faire des critiques dans un rapport d’étonnement ?

Le collaborateur peut émettre des critiques dans son rapport d’étonnement, mais ces dernières doivent être constructives. L’objectif d’un tel rapport n’est pas seulement de soulever les problèmes ou étonnements, mais de proposer des solutions ou axes d’amélioration.