Prélèvement à la source : quelles obligations pour l’employeur ?

Depuis le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source (PAS) est entré en vigueur. Ce nouveau système a pour objectif de collecter l’impôt sur le revenu directement à la source, comme son nom l’indique, c’est-à-dire au moment du versement de la rémunération du salarié.

Vous êtes employeur, vous avez recruté des salariés et vous souhaitez comprendre quelles sont vos obligations dans la mise en place du prélèvement à la source ? Définition, fonctionnement, règles de confidentialité et sanctions, le prélèvement à la source n’aura plus de secret pour vous.

Qu’est-ce que le prélèvement à la source ?

Jusqu’en 2019, les redevables ne payaient l’impôt sur le revenu qu’un an après la perception de leurs revenus. Un tel décalage demandait au contribuable un réel effort d’anticipation et d’organisation de ses finances. C’est pourquoi, au moment de s’acquitter de leurs impôts les contribuables se retrouvaient régulièrement avec des difficultés de trésorerie.

Le prélèvement à la source est un dispositif qui met fin à ce décalage en fusionnant la perception des revenus et le paiement de l’impôt sur le revenu. En effet, l’impôt est désormais prélevé chaque mois par l’employeur, directement sur la rémunération du salarié.

Comment fonctionne le prélèvement à la source pour l’employeur ?

Dans le cadre du prélèvement à la source, l’employeur joue un rôle important puisqu’il est collecteur de l’impôt sur le revenu pour le compte de l’administration fiscale.

En pratique, la mise en oeuvre du prélèvement à la source est particulièrement simple pour l’employeur :

• Le taux d’imposition applicable à chaque salarié est communiqué à l’employeur par l’administration fiscale grâce à la déclaration sociale nominative (DSN).
  
  
• Chaque mois, au moment de rémunérer le salarié, l’employeur doit appliquer le taux sur la rémunération et retenir le prélèvement sur le salaire net à verser.
  
  
• Enfin, l’employeur doit reverser les prélèvements ainsi effectués à la direction générale des Finances publiques (DGFiP). Le calendrier de versement à l’État des montants prélevés dépend de la taille de l’entreprise et de la date de dépôt de la DSN.

Le taux de prélèvement ainsi que le montant d’impôt prélevé est directement indiqué par l’employeur sur le bulletin de paie.

Plusieurs employeurs et prélèvement à la source ? Cela ne pose aucune difficulté ! En effet, le prélèvement s’effectue exactement de la même manière. L’administration fiscale transmet le taux de prélèvement du salarié à chacun des employeurs qui vont chacun prélever le taux sur le salaire qu’ils versent au salarié.

Changement d’employeur et prélèvement à la source ? Cette configuration ne pose pas plus de problème. En effet, lorsque le salarié change d’employeur, l’administration fiscale se charge de transmettre le taux d’imposition au nouvel employeur. Ainsi le nouvel employeur pourra à son tour prélever l’impôt sur le salaire net.

Confidentialité : quelles sont les règles à respecter pour l’employeur ?

L’employeur n’est pas amené à connaître de la situation fiscale de ses salariés. En effet, c’est l’administration fiscale qui détermine le taux de prélèvement en fonction des revenus déclarés par le salarié, et qui transmet ce taux à l’employeur. L’employeur n’a donc pas connaissance des différents revenus qui composent le foyer fiscal du salarié, il ne connaît que le taux de prélèvement à la source qui lui est applicable.

Le taux de prélèvement ne donne pas d’information particulière sur la situation du salarié puisqu’un même taux peut recouvrir diverses situations (marié, célibataire, plusieurs enfants, pas d’enfants, déficits fonciers, etc).

Pour autant, le taux de prélèvement à la source est soumis au secret professionnel. C’est-à-dire que si l’employeur divulgue de manière intentionnelle le taux de prélèvement à la source de l’un de ses salariés, il encourt 15.000€ d’amende et une peine d’emprisonnement d’un an pour violation du secret professionnel.

Que se passe t-il en cas d’erreur de l’employeur ?

Chaque mois, l’employeur doit faire une déclaration par le biais de la DSN pour récapituler le montant d’impôt prélevé sur chacun des salaires de ses salariés.

Si l’employeur commet un manquement dans l’application du prélèvement à la source, l’entreprise s’expose à des sanctions qui diffèrent en fonction de la gravité de l’erreur (omission, retard, inexactitudes, absence de réponse après mise en demeure de l’administration, retenue non versée à l’administration fiscale, etc). Les sanctions vont de 5% à 80% du montant du prélèvement à la source qui aurait dû être versé.

N’hésitez pas à consulter notre fiche pour en savoir plus sur les sanctions encourues dans le cadre du prélèvement à la source.