Organigramme d’entreprise : comment ça marche ?

Un organigramme d’entreprise est un graphique qui permet d’identifier la répartition des postes des membres du personnel d’une société, et les relations hiérarchiques et organisationnelles entre chacun. Ce document peut prendre des formes variées selon son objectif et la complexité de la structure. Intérêt, obligation et création : Legalstart répond à vos interrogations au sujet de l’organigramme d'entreprise.

Qu’est-ce que l’organigramme de l’entreprise ?

Par définition, un organigramme est un tableau schématique qui synthétise les relations entre différents éléments. Par extension, un organigramme d’entreprise est un graphique qui définit les relations hiérarchiques, organisationnelles et fonctionnelles entre les membres du personnel. Cet outil offre une vue d’ensemble des unités de travail, des départements et des emplois de la société, ainsi que leurs relations. Il fait partie des documents utilisés par les ressources humaines. 

Un organigramme est généralement composé de formes (carré, rectangle, ronds, etc.) indiquant le nom de l’employé et le poste occupé, parfois accompagné d’éléments complémentaires comme des photographies. L’ensemble est relié par des lignes qui synthétisent la relation entre les membres. 

Il existe trois grandes formes d’organigrammes :

• l’organigramme hiérarchique. Il s’agit de la forme la plus commune. Le graphique adopte une forme pyramidale qui place le dirigeant au sommet, et les membres du personnel qui ont le moins de responsabilités tout en bas. Il identifie également chaque département de l’entreprise. S’il clarifie les relations hiérarchiques entre les différents membres du personnel, cette approche devient complexe si l’entreprise possède plusieurs postes de direction distincts ;
• l'organigramme matriciel. Cette approche est privilégiée dans les entreprises qui fonctionnent par projets, encadrés par plusieurs responsables à la fois. Cette structure matricielle s’emploie aussi obligatoirement au sein d'entreprises qui s’organisent sous forme de régions, de fonctions ou de branches. De fait, ce graphique souligne à la fois les fonctions et les projets menés par la société ;
• l’organigramme plat. Il est élaboré au sein des petites entreprises, sans postes de management intermédiaire. Aussi appelé parfois organigramme horizontal, il se divise en deux niveaux, le dirigeant et les employés. Ce graphique favorise les interactions entre les employés et renforce la responsabilité de chacun. Il est possible d’utiliser un organigramme plat dans une grande entreprise, afin de représenter un département précis. Dans ce cas-là, le graphique précise uniquement le poste de chef d’équipe et celui des différents collaborateurs.

Est-ce obligatoire de faire un organigramme d’entreprise ?

Non, il n’est pas obligatoire de réaliser un organigramme d’entreprise. Cependant, en pratique, ce document est essentiel pour obtenir une vue d’ensemble de la répartition des postes et des salariés, et améliorer la gestion du personnel.

Pourquoi faire un organigramme d’entreprise ?

L’organigramme d’entreprise est un outil utile pour :

• les ressources humaines ;
• les membres du personnel ;
• les personnes extérieures à l’entreprise. 

Il a plusieurs utilités :

• identifier l’organisation du personnel. Il facilite la compréhension de la répartition des postes. Chaque collaborateur peut distinguer son supérieur hiérarchique direct ;
• présenter les équipes. Ce document est fourni aux employés tout juste recrutés, pour leur permettre de comprendre l’organisation de la société, les rôles de chaque employé, et la situation de leur poste dans la hiérarchie de l’entreprise ;
• faciliter l’organisation des équipes et des missions. L’organigramme permet de répartir les tâches à accomplir selon les postes des membres du personnel ;
• simplifier la communication entre les équipes. Le graphique facilite la reconnaissance de l’interlocuteur à contacter en cas de besoin. Cet avantage est particulièrement utile aux personnes extérieures à l’établissement ;
• faciliter la gestion du personnel. Cet outil offre une vue d’ensemble des employés. Il simplifie l’identification des besoins en recrutement, et il aide à restructurer plus facilement les équipes, le cas échéant.

Comment faire l’organigramme d’une entreprise ?

Une entreprise n’est pas tenue de suivre un modèle d’organigramme d’entreprise précis. Elle doit adopter l’approche qui lui convient le mieux, afin d’établir un document clair, synthétique et facile à utiliser. Pour construire un organigramme d’entreprise simple et fonctionnel, il convient :

• d’identifier la structure de l’entreprise et la répartition des postes ;
• de définir l’objectif du document ;
• de réunir les informations à inclure ;
• de construire l’organigramme ;
• de le mettre à jour.

Identifier la structure de l’entreprise et la répartition des postes 

Avant de construire l’organigramme, il faut en premier lieu recenser :

• les différents départements de la société ;
• les membres de l’entreprise ;
• les postes qu’ils occupent. 

Ce recensement met ainsi en valeur les équipes, leur responsable, et facilite l’identification des liens hiérarchiques entre chacun.

Définir l’objectif du document 

L’organigramme d’entreprise est un outil qui doit être facilement utilisé. Il doit donc répondre à un objectif précis. Il s’agit donc à cette étape de déterminer :

• le secteur représenté. Effectivement, le graphique ne prendra pas la même forme s’il est destiné à piloter une grande entreprise, ou s’il permet simplement d’identifier les membres d’un même service ;
• les personnes amenées à utiliser le document. Celui-ci ne comportera peut-être pas les mêmes informations s’il est employé en interne, ou s’il est diffusé auprès de personnes extérieures à la société ;
• le nombre d'organigrammes à créer. Une grande société peut être amenée à concevoir différents organigrammes, selon ses différents départements ou les différents usages de ce graphique. 

C’est grâce à cette réflexion qu’il est ensuite possible de déterminer la forme de l’organigramme professionnel : hiérarchique, matricielle ou plate.

Réunir les informations à inclure 

La nature des informations à placer dans le graphique dépend de l’usage du document et des personnes qui peuvent le consulter. Dans les faits, l’organigramme peut rassembler des informations variées : le nom et le prénom d’un employé, le poste qu’il occupe, son département, sa photographie, son numéro de téléphone professionnel ou encore son adresse mail.

Construire l’organigramme 

Une fois toutes les informations réunies, il est possible de créer le graphique. Il est possible de s’appuyer sur des organigrammes d’entreprise gratuits présents en ligne, ou bien de concevoir le document à l’aide d’un logiciel tel que PowerPoint ou Canva. Pour rendre le document agréable à consulter, il est possible d’y ajouter ensuite de la couleur, des logos ou encore des photographies.

Mettre à jour le graphique

Il est nécessaire de mettre ensuite le graphique à jour à chaque mouvement du personnel. Pour garantir la transparence des informations, il est recommandé de dater le graphique, et de conserver des copies des précédents organigrammes de l’entreprise.

FAQ

Qui fait l’organigramme de l’entreprise ?

Dans l’idéal, la création d’un organigramme d’entreprise doit être confiée à une personne qui dispose d’une bonne vision de l’organisation de la société, et de compétences graphiques. Dans les faits, ce document peut être réalisé par le chef d’entreprise ou un membre du service des ressources humaines.

Quels sont les différents organes d'une entreprise ?

Les organes de direction d’une entreprise varient selon la taille et la complexité de la structure. Elle est souvent composée des dirigeants (président, gérants et responsables), du conseil d’administration et de l’assemblée générale des actionnaires.

Quels sont les différents types d'organigrammes ?

Il existe trois grands types d’organigrammes. L’organigramme hiérarchique représente l’entreprise sous une forme pyramidale, avec le dirigeant au sommet. Quant à lui, l'organigramme matriciel souligne les fonctions et les projets de l’entreprise. Enfin, l’organigramme plat se compose de deux niveaux : la direction et les employés.