Comment fonctionne l’indemnité de télétravail ?

Le télétravail, dans un contexte d’évolution des modes d’organisation du travail, se développe de plus en plus. Ainsi, nombreux sont les salariés à travailler depuis chez eux tout ou partie de la semaine. Les salariés en télétravail disposent des mêmes droits que les salariés en présentiel dans l’entreprise. À ce titre, ils peuvent percevoir une indemnité de télétravail.

Qu’est-ce qu’une indemnité de télétravail ? Comment la calculer et la verser ? Surtout, est-elle obligatoire ? On fait le point.

Qu’est-ce qu’une indemnité de télétravail ?

L’indemnité de télétravail est une somme, forfaitaire ou non, versée au salarié afin de couvrir les frais professionnels qu’il engage pour exercer son activité professionnelle à son domicile.

L’indemnité de télétravail sert à prendre en charge, entre autres, les frais :

• pour l’achat ou l’entretien du matériel informatique ;
• pour l’achat de fournitures de bureau (papier, chaise de bureau, etc.) ;
• pour l’obtention d’une connexion internet ou d’une ligne téléphonique ;
• éventuels liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel.

Est-ce obligatoire de verser une indemnité de télétravail à ses salariés ?

À la question "l’indemnité de télétravail est-elle obligatoire ?", la réponse reste floue.

En effet, l’indemnité de télétravail dans le secteur privé n’est pas encadrée par la loi. Ainsi, légalement, rien n’oblige l’employeur à verser une indemnité de télétravail aux salariés concernés.

Cependant, les juges ont tranché en cours de cassation que "les frais professionnels engagés par le salarié doivent être supportés par l’employeur", laissant ainsi planer un flou juridique sur l’obligation ou non de verser une indemnité de télétravail.

Ainsi, l’employeur, même s’il ne verse pas d’indemnité de télétravail à son salarié, est tenu de supporter les frais professionnels considérés comme des charges à caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi engagés par le salarié.

Pour s’assurer d’être en conformité, l’employeur doit donc se conformer aux dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise pour vérifier ce qu’il convient d’appliquer pour ce dispositif.

Comment évaluer les frais pouvant faire l’objet d’une indemnité de télétravail ?

Il est recommandé d’évaluer les frais d’équipements de travail avant le début du télétravail. Généralement, l’employeur doit fournir, installer et entretenir tous les équipements nécessaires à l’accomplissement des tâches professionnelles quotidiennes du salarié.

Le salarié peut toutefois demander à utiliser son propre matériel. Dans ce cas, on parle de frais engagés par le salarié.

Pour aider l’employeur à évaluer les frais liés à une indemnité de télétravail, l’Urssaf met à disposition les modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels (qui, à ce titre, sont exclus de la base de calcul des cotisations).

Concernant l’indemnisation forfaitaire, si l’indemnité de télétravail du secteur privé versée en 2023 est prévue par la convention collective, elle est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par l’accord collectif, si elle est versée en fonction du nombre de jours réellement télétravaillés.

Si l’employeur dépasse ces limites, il devra justifier que cela concerne des dépenses professionnelles réellement supportées par le salarié.

Comment verser une indemnité de télétravail ?

Le versement d’une indemnité de télétravail peut se faire de deux façons :

• un remboursement basé sur les frais réellement engagés par le salarié ;
• une indemnité de télétravail forfaitaire.

Le versement d'une indemnité forfaitaire est généralement prévu lorsque l’employeur ne peut pas justifier les dépenses réelles engagées par le salarié en télétravail. Le versement de cette indemnité de télétravail peut être une décision unilatérale de l’employeur, ou être imposé par un accord collectif. Elle ne doit cependant pas dépasser un certain plafond pour bénéficier de l’exonération de cotisations.

Pour une indemnité de télétravail 2023 versée à titre facultatif par l’employeur, l’Urssaf communique un barème pour pouvoir bénéficier de l’exonération de cotisations. Son montant ne doit pas excéder :

• 2,60 € par jour de télétravail ;
• 10,40 € par mois pour un jour de télétravail par semaine, ou 20,80 € pour 2 jours de télétravail par semaine, puis 31,20 € ou 41,60 € pour 3 ou 4 jours de télétravail par semaine ;
• 57,20 € par mois pour un salarié à 100 % en télétravail.

L’indemnité de télétravail doit figurer sur le bulletin de salaire et est versée mensuellement.

Les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels et sont exclues de l'assiette de calcul des cotisations à ce titre.

L’indemnité de télétravail est-elle imposable ?

L’indemnité de télétravail est imposable pour le salarié s’il opte pour la déduction des frais réels. Dans le cas contraire, l’indemnité de télétravail versée par l’employeur, que ce soit un montant forfaitaire ou sur la base des frais réellement engagés, est exonérée d’impôt sur le revenu.

FAQ

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail est le fait d’accomplir son activité professionnelle à son domicile, pour des tâches qui auraient pu être effectuées dans les locaux de l’entreprise.

Peut-on avoir des tickets-restaurant en télétravail ?

Un salarié en télétravail dispose des mêmes droits individuels et collectifs que les autres salariés de l’entreprise. À ce titre, le salarié bénéficie des Tickets-restaurant en télétravail dans les mêmes conditions et modalités d’attribution : 1 ticket pour une journée entrecoupée d’une pause réservée à la prise d’un repas.

Comment déclarer les indemnités télétravail ?

L’indemnité de télétravail doit figurer sur le bulletin de salaire et est versée mensuellement. Elle est exonérée de cotisations si elle respecte les limites de plafond et d’impôt sur le revenu si le salarié n’opte pas pour la déduction des frais réels.