Entretien professionnel : que doit faire l’employeur ?

L’entretien professionnel est un rendez-vous important entre l’employeur ou le manager et le salarié. Son organisation est encadrée par la loi. C’est pourquoi, en tant qu’employeur, vous devez connaître les obligations légales relatives à l’entretien professionnel. Comment l’organiser ? Quand doit-il avoir lieu ? Legalstart vous explique tout sur l’entretien professionnel.

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

Entretien professionnel : définition

L’entretien professionnel est un entretien entre l’employeur (ou le manager) et le salarié qui a pour objectif d’aborder l’évolution professionnelle de ce dernier et ses besoins en formation.

Quelle est la différence entre entretien professionnel et entretien annuel ?

L’entretien professionnel doit être distingué de l’entretien annuel. En effet, si ces deux rendez-vous ont pour but de réunir l’employeur et le salarié, ils ne visent pas les mêmes objectifs. 

L’entretien annuel d’évaluation permet de faire le point sur les compétences du salarié dans son poste. Il sert à faire le bilan de l’année écoulée, notamment sur l’atteinte des objectifs, et à fixer les objectifs de l’année à venir. Par conséquent, l’entretien annuel permet d’évaluer le travail du salarié. De plus, l’employeur n’a pas l’obligation de mettre en place ce type d’entretien. 

Au contraire, l’entretien professionnel, dans le Code du travail, est prévu tous les 2 ans de manière obligatoire. Il permet au salarié d’exprimer ses souhaits pour l’avenir et de déterminer les actions à mettre en place pour y parvenir, notamment en termes de formation.

À quoi sert l’entretien professionnel ?

Comme nous avons commencé à le voir, l’entretien professionnel permet au salarié d’être accompagné dans ses perspectives d’évolution professionnelle. L’employeur doit non seulement prendre en considération ses souhaits, mais aussi l’informer sur les points suivants :

• le dispositif de validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE) ;
• l’activation du compte personnel de formation (CPF) ;
• les cas dans lesquels l’employeur peut être amené à ajouter des fonds sur le CPF ;
• le conseil en évolution professionnelle (CEP). 

En somme, l’entretien professionnel sert de réunion d’information sur les possibilités d’évolution du salarié au sein de l’entreprise ou non, et des actions de formation possibles.

L’entretien professionnel est-il obligatoire ?

Oui, l’entretien professionnel est obligatoire. L’employeur a l’obligation légale de convoquer le salarié à un entretien professionnel. Cela vaut pour toutes les entreprises peu importe leur taille ou leur domaine d’activité. 

Cependant, il est important de noter que le salarié n’a pas l’obligation de se présenter à l’entretien professionnel.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Tous les salariés sont concernés par l’entretien professionnel. La loi ne fait aucune distinction en fonction de la nature du contrat de travail (CDI, CDD, etc.) ou du temps de travail (travail à temps plein ou à temps partiel).

Quelle est la périodicité de l’entretien professionnel ?

C’est la loi qui prévoit la fréquence des entretiens professionnels. Trois périodicités sont prévues :

• tous les 2 ans (le principe) ;
• au retour de certains congés ;
• tous les 6 ans.

L’entretien professionnel tous les deux ans

Par principe, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien professionnel tous les deux ans. Le premier délai de 2 ans commence à courir à la date d’entrée du salarié dans l’entreprise. Puis, les entretiens professionnels doivent avoir lieu 2 après le dernier entretien. 

Toutefois, l’employeur ou une convention collective peut prévoir une autre périodicité, notamment tous les ans.

L’entretien professionnel au retour de certains congés

L’employeur a l’obligation de proposer un entretien professionnel au salarié après une période d’absence due à un :

• congé maternité ;
• congé parental d’éducation (à temps plein ou à temps partiel) ;
• congé d’adoption ;
• une période d’activité à temps partiel après un congé maternité ou un congé d’adoption ;
• congé de proche aidant ;
• congé sabbatique ;
• période de mobilité volontaire sécurisée ;
• mandat syndical ;
• un arrêt maladie de plus de 6 mois. 

Cette possibilité doit systématiquement être proposée au salarié qui est libre d’accepter ou non. Il est même possible d’organiser l’entretien professionnel à une date antérieure à la date de la reprise du travail, afin d’anticiper le retour du salarié au sein de l’entreprise.

L’entretien professionnel tous les six ans

Enfin, la loi prévoit la tenue d’un entretien professionnel encore plus poussé tous les 6 ans, soit 1 entretien professionnel sur 3. 

Ainsi, tous les 6 ans, il convient de faire un état des lieux du parcours professionnel du salarié. Cela doit permettre de vérifier que le salarié a bien :

• suivi une formation au minimum ;
• acquis des éléments de certification que ce soit par la formation ou par la validation des acquis de l’expérience (VAE) ;
• bénéficié d’une profession salariale ou professionnelle.

Comment organiser un entretien professionnel ?

Afin de se conformer à la loi, l’employeur doit :

• envoyer une convocation à l’entretien professionnel au salarié ;
• préparer l’entretien professionnel ;
• tenir l’entretien professionnel ;
• rédiger le compte-rendu de l’entretien professionnel. 

La convocation à l’entretien professionnel

La première étape pour organiser un entretien professionnel consiste à convoquer le salarié. La loi n’impose aucun formalisme particulier. Toutefois, en pratique, la convocation à l’entretien professionnel se fait par écrit. Il peut s’agir d’un mail, d’un courrier interne ou d’un courrier postal. 

La convocation à l’entretien professionnel doit mentionner le motif de l’entretien, la date, l’heure et le lieu.

La préparation de l’entretien professionnel par l’employeur

Tout comme le salarié, l’employeur doit préparer l’entretien professionnel. Pour cela, vous pouvez vous rapprocher de votre opérateur de compétences (OPCO). En effet, la plupart des OPCO ont élaboré des guides pour la réalisation des entretiens professionnels, et mettent à disposition des trames à compléter.

Le déroulé de l'entretien professionnel

Le déroulement de l’entretien professionnel est relativement simple. Après avoir rappelé le cadre de cet entretien et son objectif, l’employeur doit échanger avec le salarié de ses souhaits en matière d’évolution professionnelle. Le salarié peut alors soumettre les actions de formation dont il souhaiterait bénéficier. 

Vous devez également aborder les questions liées à la VAE et au CPF.

Le compte-rendu de l’entretien professionnel

Suite à la réalisation de l’entretien professionnel, l’employeur doit rédiger un compte-rendu. Cela permet de conserver une trace de la bonne tenue de l’entretien conformément aux dispositions prévues par la loi. Le compte-rendu de l’entretien professionnel peut également servir de base pour le prochain entretien. 

Une copie du compte-rendu doit être adressée au salarié. Cependant, celui-ci n’est pas obligé de la signer.

Quelles sanctions pour l’employeur qui n’organise pas d’entretien professionnel ?

Si l’employeur ne respecte pas son obligation de convoquer le salarié à un entretien professionnel à la périodicité prévue par la loi, les sanctions sont les suivantes :

• versement de dommages-intérêts au salarié pour les entreprises de moins de 50 salariés si l’entreprise n’a pas respecter ses obligations en matière de formation ;
• 3 000 € d’abondement du compte CPF du salarié qui n’a pas bénéficié d’un entretien professionnel au cours des 6 dernières et d’au moins 1 action de formation non obligatoire, pour les entreprises de 50 salariés et plus.

FAQ

Quel est le contenu de l'entretien professionnel ?

Le contenu de l’entretien professionnel est le suivant :

• les perspectives d’évolution professionnelle du salarié ;
• les actions de formation à mettre en place pour y parvenir ;
• l'information sur différents dispositifs (VAE, CPF et CEP).

Est-ce qu'un salarié peut refuser l'entretien professionnel ?

Oui, un salarié peut refuser de se rendre à un entretien professionnel sans risquer de sanction. L’obligation d’entretien professionnel n’est imposée qu’à l’employeur qui doit obligatoirement convoquer le salarié à la périodicité prévue par la loi. Si le salarié refuse l’entretien, l’employeur doit conserver tous les documents s’y rapportant, afin d’éviter tout litige.

Qui assiste à l'entretien professionnel ?

En principe, seul le salarié et l’employeur assistent à l’entretien professionnel. Le salarié peut faire appel à un conseiller en évolution professionnelle pour préparer son entretien. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• article L6332-1 - Code du travail
• article L6315-1 - Code du travail
• articles L6323-10 à L6323-15 - Code du travail