Entretien annuel : quelles sont les bonnes pratiques ?

Vous êtes chef d’entreprise et vous avez des salariés ? Alors vous vous demandez certainement si vous devez organiser des entretiens annuels pour évaluer vos salariés. Même s’il ne s’agit pas d’une obligation légale, l’entretien annuel est un moment d’échange privilégié qui permet de faire le point sur les compétences et les performances de vos salariés. C’est pourquoi, la tenue d’un entretien annuel professionnel nécessite une bonne préparation. Voici tout ce que vous devez savoir sur l’entretien annuel en tant qu’employeur.

Qu’est-ce qu’un entretien annuel ?

Entretien annuel d’évaluation : définition

L’entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous individuel entre l’employeur (ou un manager) et un salarié qui permet d’évaluer les compétences professionnelles du salarié et leurs évolutions sur une période donnée. 

L’entretien annuel d’un salarié est l’occasion de réaliser un bilan des missions, des compétences acquises, mais aussi des axes d’amélioration à travailler. C’est également le moment de fixer les objectifs ensemble pour les mois à venir. 

Il s’agit donc d’un moment d’échange important. Généralement, les entretiens d’évaluation professionnelle ont lieu une fois par an. Cependant, l’employeur peut fixer la fréquence qu’il souhaite.

Quelles différences entre l’entretien annuel d’évaluation et l’entretien professionnel ?

Entretien annuel et entretien professionnel ne doivent pas être confondus. En effet, ces deux rendez-vous ont des objectifs différents.

Tout d’abord, contrairement à l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel relève d’une obligation légale. D’autre part, l’entretien annuel a pour objectif d’évaluer les compétences et les performances du salarié par rapport aux objectifs de l’année passée, tandis que l’entretien professionnel est davantage tourné vers le salarié. Il lui permet d’exprimer ses envies et ses ambitions, ses souhaits d’évolution et de formation. 

Enfin, l’entretien professionnel doit avoir lieu au moins tous les 2 ans, alors que la périodicité de l’entretien annuel est laissée à la discrétion de l’employeur.

Est-ce obligatoire de prévoir des entretiens annuels pour les salariés de son entreprise ?

Non, l’entretien annuel n’est pas obligatoire. C’est à l’employeur de décider de me mettre en place ou non au sein de l’entretien. Cependant, si la convention collective applicable à l’entreprise prévoit la tenue d’entretiens annuels, alors cela s’impose à l’employeur.

Si l’entreprise a un comité social et économique (CSE), l’employeur doit l’informer de sa volonté d’organiser des entretiens annuels avant de les mettre en place effectivement. De plus, dans tous les cas, l’employeur doit informer les salariés, individuellement ou collectivement, de la mise en place des entretiens annuels au sein de l’entreprise, ainsi que des méthodes et des techniques d’évaluation des compétences.

Comment s’organise un entretien annuel d’évaluation ?

L’organisation d’un entretien annuel nécessite de respecter plusieurs étapes :

1. l’information du salarié ;
2. les outils et méthodes d’évaluation ;
3. la préparation de l’entretien annuel ;
4. la tenue de l’entretien annuel ;
5. le compte-rendu de l’entretien annuel.

L’information du salarié

L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de la date et de l’heure de son entretien annuel suffisamment à l’avance. En effet, tout comme l’employeur, le salarié doit avoir le temps de préparer ce rendez-vous.

La loi n’impose pas de formalisme particulier pour la convocation du salarié à l’entretien annuel. Il est donc possible de le faire à l’oral. Cependant, pour des questions de preuve en cas de litige, il est préférable de le faire par écrit. Par exemple, vous pouvez lui adresser un mail ou un courrier interne.

Outils et méthodes d’évaluation

Le salarié doit être informé des outils et des méthodes d’évaluation sur lesquels va s’appuyer l’employeur lors de l’entretien annuel. L’employeur peut utiliser la grille d’évaluation qu’il souhaite. Toutefois, il ne doit en aucun cas recourir à des critères d’évaluation discriminatoires comme l’âge, le genre, l’état de santé ou encore la religion.

Ainsi, les critères d’évaluation doivent impérativement être :

• précis ;
• objectifs ;
• vérifiables.

La préparation de l’entretien annuel par l’employeur

Le salarié n’est pas le seul à devoir préparer l’entretien annuel. L’employeur doit également préparer le contenu de l’entretien annuel. Pour cela, le plus simple est de reprendre la trame de l’entretien annuel avec les critères d’évaluation et les questions à poser, afin de noter ses appréciations. 

C’est également le moment de noter toutes les questions que vous souhaitez poser au salarié lors de l’entretien et de déterminer les objectifs que vous aimeriez lui fixer pour l’année à venir.

Le déroulé de l’entretien annuel

Afin d’instaurer un climat propice au dialogue, prenez le temps d’accueillir le salarié. Rappelez les grandes étapes de l’entretien et incitez-le à s’exprimer. En effet, l’entretien annuel n’est pas un échange descendant où l’employeur impose sa vision des choses. Cela doit être une véritable discussion entre l’employeur et le salarié.

Vous pouvez ensuite commencer le bilan de l’année écoulée. Pour cela, vous pouvez reprendre les objectifs qui avaient été fixés, afin que chacun puisse partager son avis sur les réussites et les points d’amélioration. N’hésitez pas à vous fier à la grille d’évaluation pour être certain d’aborder tous les points. Néanmoins, il doit être possible de discuter des sujets importants, notamment la gestion du stress, l’environnement de travail et les relations avec l’équipe. 

D’autre part, le salarié doit également pouvoir faire des feedbacks au manager. 

Une fois le bilan effectué, vous pouvez passer à la fixation des objectifs pour l’année à venir. Assurez-vous que ces objectifs soient SMART et soient bien compris du salarié, notamment les critères d’évaluation (ou indicateurs de performance). De plus, le salarié doit avoir à sa disposition les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. 

Enfin, si lors de l’entretien annuel, le salarié exprime certaines difficultés, profitez-en pour envisager les solutions ensemble.

Le compte-rendu de l’entretien annuel

La dernière étape de l’entretien annuel consiste à rédiger le compte-rendu. Il s’agit d’un document confidentiel qui va reprendre les grands points de votre échange avec le salarié. 

Le compte-rendu de l’entretien annuel doit être daté et signé par l’employeur. En principe, il doit également être signé par le salarié, mais celui-ci n’a pas l’obligation de le faire. Par conséquent, si le salarié n’est pas d’accord avec le contenu de l’entretien annuel, il peut refuser de le signer. Cependant, l’absence de signature du salarié ne remet pas en cause la validité du compte-rendu.

Un salarié peut-il refuser de participer à l’entretien annuel ?

Non, le salarié ne peut pas refuser de participer à l’entretien annuel d’évaluation. À partir du moment où l’employeur met en place ces entretiens au sein de l’entreprise, tous les salariés doivent s’y soumettre. 

À défaut, l’employeur peut prendre des sanctions disciplinaires à l’encontre du salarié.

Que se passe-t-il après l’entretien annuel ?

Après l’entretien annuel et la signature du compte-rendu, l’employeur se sert généralement des conclusions pour prendre des décisions importantes comme :

• accorder une augmentation de salaire ;
• offrir une promotion au salarié ;
• mettre en place des formations ;
• prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre du salarié ;
• procéder au licenciement du salarié pour motif personnel en présence d’une cause réelle et sérieuse.

FAQ

Quelles questions poser lors d'un entretien annuel ?

Il existe de nombreuses questions que vous pouvez poser lors d’un entretien annuel. Certaines vont dépendre de l’activité de l’entreprise, et du poste occupé par le salarié. Mais il existe des questions génériques qui peuvent s’adapter à de nombreuses situations comme :

• Pensez-vous avoir atteint les objectifs fixés pour l’année écoulée ?
• Si non, qu’est-ce qui vous a manqué pour y parvenir ?
• Quelles sont les compétences que vous avez acquises cette année ?
• Quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées ?
• Quelles sont vos réussites ?
• Qu’avez-vous préféré cette année ?
• Les objectifs fixés pour l’année à venir vous semblent-ils réalisables ?
• De quoi avez-vous besoin pour les atteindre ?
• Etc. 

Vous pouvez également utiliser une grille d’évaluation pour juger des compétences personnelles et techniques du salarié.

Quels sont les points essentiels de l'entretien annuel ?

Pour qu’un entretien annuel soit réussi, il est essentiel de pouvoir échanger librement. Ensuite, vous devez aborder les points suivants :

• les points forts du salarié ;
• ses axes d’amélioration ;
• les objectifs de l’année à venir ;
• l’organisation ;
• le comportement ;
• les besoins du salarié ;
• les feedbacks du salarié envers son manager et éventuellement la direction.

Quelle est la durée d'un entretien annuel ?

En principe, il faut prévoir 1 heure pour la tenue d’un entretien annuel. Cela permet d’aborder tous les points essentiels de manière efficace. N’oubliez pas de reprendre les principaux éléments de vos échanges dans le compte-rendu d’entretien annuel. 

Comment préparer l'entretien annuel en tant qu'employeur ?

L'employeur ou le manager qui le représente, tout comme le salarié, a tout intérêt à préparer l'entretien annuel d'évaluation avec soin. Pour cela, il peut lister des questions à poser au salarié en fonction du poste qu'il occupe, de son profil, des formations qu'il a suivi, etc. Il peut aussi être utile de s'appuyer sur un modèle de grille d'évaluation.

Où trouver un modèle d'entretien annuel ?

Vous pouvez trouver un modèle d'entretien annuel à télécharger sur internet. Toutefois, il est préférable d'en personnaliser le contenu, afin de l'adapter à l'activité et à l'organisation interne de l'entreprise, mais aussi au poste occupé par le salarié.

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L1222-1 à L1222-5 - Code du travail