DSN : comment fonctionne la déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est un mécanisme novateur qui simplifie, en une déclaration sociale unique, les multiples déclarations périodiques qui devaient auparavant être effectuées par l’employeur. Elle lui permet de déclarer et de payer, de façon simplifiée, ses cotisations aux organismes sociaux. Elle fait partie des principales déclarations dont l'employeur doit se charger. Définition, modalités de mise en place, calendrier et sanctions en cas de non-réalisation : Legalstart répond à vos questions sur la DSN.

Qu’est-ce que la DSN ?

Mise en service le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif de déclaration des prestations sociales des salariés par voie électronique. Elle permet de calculer, de transmettre et de payer les cotisations sociales aux organismes sociaux. Les droits des employés en matière de formation, d’assurances sociales et de prévention des effets de l’exposition aux risques professionnels sont aussi calculés grâce à cette procédure. 

La DSN simplifie le quotidien des employeurs, en proposant une transmission unique et dématérialisée des données issues de la fiche de paie des salariés. Elle augmente ainsi la sécurité et la fiabilité des obligations sociales, et limite tout risque d’erreur. 

Chaque mois, l’employeur élabore une DSN pour tous les salariés d’un même établissement grâce aux informations contenues dans leurs fiches de paie. Ce document précise ainsi notamment les noms et prénoms de chaque employé, leur lieu d’activité, les dates et les spécificités de leur contrat de travail, leur rémunération, leurs primes, cotisations, contributions sociales et exonérations, le taux de prélèvement à la source (PAS), la convention collective applicable et, si besoin, toute régularisation concernant une inexactitude ou incomplétude relative aux déclarations précédentes. Le dispositif diffuse ensuite ces informations à de nombreux acteurs tels que l’Urssaf, France Travail (anciennement Pôle Emploi), le Centre des impôts, l’Assurance Maladie, l’Agirc-Arrco ou encore les organismes de complémentaire santé. 

La déclaration sociale nominative peut être directement reliée au logiciel de paie de l’entreprise. En effet, certains programmes compatibles permettent d’extraire les données de la fiche de paie pour les traduire en données DSN. Pour cela, il faut au préalable que l’entreprise s’inscrive sur le portail DSN.

Quelles entreprises sont concernées par la DSN ?

La DNS concerne toutes les entreprises du secteur privé qui emploient des salariés, qu’ils appartiennent au régime général ou agricole, ainsi que les établissements de la fonction publique (depuis 2022). Si une entreprise possède plusieurs établissements, l’employeur doit réaliser une DSN pour chacun, en se référant à leur numéro Siret propre. 

Certains salariés ne sont pas concernés par la DSN. Il s’agit :

• des entreprises situées dans certaines collectivités d’outre-mer ;
• des employés déclarés grâce à des dispositifs de simplification ;
• des employés des ambassades, des consulats et de certains organismes internationaux ;
• des expatriés.

De même, les particuliers employeurs, les indépendants et les auto-entrepreneurs sont exclus de la DSN. 

Il convient également de noter que certaines procédures ne sont pas prises en compte dans la déclaration sociale nominative. C’est notamment le cas de certaines déclarations relatives à des régimes spéciaux, comme les marins-pêcheurs, ou à l’organisme France Travail, tel que les avis de versement.

Quand faire la DSN ?

Le calendrier DSN est simple puisqu’il s’agit d’une seule déclaration mensuelle, la “DSN périodique”. Les dates limites de déclaration à respecter sont :

• avant le 5 du mois (qui suit la paie) pour les entreprises de 50 employés et plus ;
• avant le 15 du mois (qui suit la paie) pour les autres entreprises.

Par ailleurs, il convient de remplir une “DSN signalement d'événement” si un événement survient. Cette procédure concerne les arrêts de travail (pour maladie, congé maternité ou paternité, accident du travail, etc.), une reprise anticipée ou une rupture de contrat qui survient en cours de mois. La déclaration doit être menée dans les 5 jours suivants la prise en compte de l'événement. 

Dans certaines situations, il est néanmoins possible de remplir une DSN signalement d’évènement au plus tard avec la DSN mensuelle, sauf demande express du salarié. Cette possibilité concerne les :

• fins de contrat de mission des employés des entreprises de travail temporaire ;
• fins de contrat à durée déterminée d’usage ;
• fins de contrats à durée déterminée des salariés des associations intermédiaires ;
• arrêts de travail, dans le cadre où il n’y a pas eu de retenue de salaire.

Comment déclarer la DSN ?

La déclaration sociale nominative peut s’effectuer de 3 manières différentes :

• l’employeur ou les ressources humaines procèdent eux-mêmes à la DSN en ligne ou via un logiciel de paie compatible DSN ;
• l’entreprise confie la transmission de la DSN à un tiers déclarant, tel qu’un expert-comptable ;
• les deux options précédentes sont mixées. Dans ce cas, certaines déclarations sont accomplies en interne et d’autres par des tiers déclarants.

Quand payer les cotisations suite à la DSN ?

La date de paiement des cotisations diffère selon :

• le nombre de salariés employés par l’entreprise ;
• la date de versement de leur salaire ;
• le fait que l’entreprise relève du régime général ou agricole. 

Le tableau suivant récapitule la date de paiement des cotisations pour les salariés du régime général : 

En ce qui concerne les salariés relevant du régime agricole, le versement des cotisations s’effectue selon les dates suivantes : 

Quelle sanction en cas de non-réalisation de la DSN ?

Tout employeur est obligé de déclarer la DSN de son entreprise. S’il déroge à cette obligation, plusieurs sanctions sont possibles :

• une pénalité de 19,32 euros par salarié en cas de non-transmission de DSN ;
• une pénalité de 58 euros par salariés et par mois de retard en cas de retard de transmissio Si celui-ci est inférieur à 5 jours, ce montant ne peut excéder 5.796 euros par entreprise et par an. Il est possible de faire annuler ces pénalités de retard si l’entreprise n’a commis aucune infraction au cours des 24 derniers mois, si elle est à jour du paiement de ses cotisations, si elle a bien transmis sa DSN et si le montant des pénalités n’excède pas 3.864 euros ;
• une pénalité de 12,76 euros par salarié en cas de fausse information communiquée sur les salariés. Ce montant augmente à 38,64 euros par salarié si cela concerne le montant des rémunérations. En cas d’inexactitude, l’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour régulariser sa déclaration et éviter les pénalités ;
• une pénalité de 58 euros par salarié et par mois ou fraction de mois de retard en cas d’oubli de déclaration d’un salarié. L’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour régulariser la situation et éviter le paiement de cette pénalité.

FAQ

Quelles sont les déclarations remplacées par la DSN ?

La DSN remplace de nombreuses déclarations. C’est notamment le cas de la déclaration fiscale du prélèvement à la source (PAS), de la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADS-U), de la Déclaration obligatoire d'emploi de travailleurs handicapés (DOETH), de la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) et de la Déclaration de mouvement de main-d'œuvre (DMMO).

Qui doit faire l’objet d’une DSN ?

Tous les salariés du secteur public et privé doivent faire l’objet d’une DSN, sauf exceptions. Parmi les personnels qui ne sont pas concernés, il est possible de citer les auto-entrepreneurs, les entreprises situées dans certaines collectivités d’outre-mer, les salariés déclarés grâce à des dispositifs de simplification, les expatriés et les employés des consulats, des ambassades et de certains organismes internationaux.

Comment obtenir une attestation DSN ?

Une attestation DSN peut être téléchargée depuis l’espace sécurisé du site Internet Net entreprise, dans le cadre des salariés associés au régime général, ou de la MSA, pour ceux rattachés au régime agricole. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L133-5 à L133-5-12 - Code de la sécurité sociale
• article R133-14 - Code de la sécurité sociale
• décret n° 2016-1567 du 21 novembre 2016 relatif à la généralisation de la déclaration sociale nominative