Employeur : quelles sont les déclarations à accomplir ?

Tout au long de la vie de l’entreprise, l’employeur doit réaliser des déclarations sociales pour permettre aux organismes sociaux et fiscaux de définir les droits des salariés et de calculer les taux de cotisations applicables. Certaines de ces déclarations sont ponctuelles, d’autres mensuelles ou encore annuelles : il est donc parfois difficile de s’y retrouver ! Legalstart fait le point avec vous sur les déclarations de l’employeur.

Quelles déclarations à l’embauche d’un salarié ?

Lorsque l’employeur décide de recruter un salarié, il doit obligatoirement effectuer une DPAE, c'est-à-dire une déclaration préalable à l'embauche. Cette déclaration doit être transmise à l’Urssaf (ou à la MSA pour les professions agricoles) dans les 8 jours qui précèdent le début du contrat de travail du salarié. Elle a pour objectif de porter à la connaissance de l’Urssaf chacun des salariés.

À noter : depuis 2011, la notion de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) a remplacé celle de déclaration unique d’embauche (DUE) auparavant utilisée. L’objectif et le contenu de la déclaration restent en revanche inchangés. Sachez que la DPAE doit être effectuée dès l'embauche d'un premier salarié.

La DPAE correspond à un formulaire Cerfa (n°10563*05) à remplir en ligne. Il doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

• La dénomination sociale, l’adresse, le code APE et le numéro Siret de l’entreprise ;
• Les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend ;
• L’identité, l’adresse, la date et le lieu de naissance, ainsi que le numéro de sécurité sociale du salarié ;
• La date et l’heure d’embauche ;
• La nature (CDI ou CDD) et la durée du contrat et de la période d’essai.

À noter : si vous êtes un particulier employeur, le chèque emploi-service universel (Cesu déclaratif) vous permet de remplir toutes vos obligations de manière simplifiée. La déclaration Cesu vous dispense de déclaration d’embauche, d’établir un bulletin de paie et vous permet de bénéficier du crédit d’impôt lié à l’emploi d’un salarié à domicile.

En cours de vie de l’entreprise, quelles sont les déclarations à accomplir ?

La déclaration sociale nominative

Au cours de la vie de l’entreprise, chaque employeur est tenu de procéder mensuellement à la déclaration sociale nominative (DSN). La DSN est un dispositif qui permet à l’employeur, en une transmission unique et dématérialisée, de déclarer les salaires qu’il verse et de payer les cotisations et contributions sociales aux organismes de recouvrement Urssaf, Pôle emploi, etc). La déclaration est élaborée grâce aux informations contenues dans la fiche de paie (nom, prénoms, NIR, rémunérations, primes, etc.). C'est cette même déclaration qui permet de respecter les obligations de l'employeur liées au prélèvement à la source.

L’employeur doit effectuer la déclaration DSN selon un calendrier précis sous peine d’être sanctionné par le paiement de pénalité de retard. Les dates limites de déclaration à respecter sont :

• Avant le 5 du mois (qui suit la paie) pour les entreprises mensualisées déjà soumise à cette échéance ;
• Avant le 15 du mois (qui suit la paie) pour les autres entreprises.

Au-delà de la déclaration DSN mensuelle, l’employeur est tenu d’effectuer des déclarations ponctuelles à chaque fois qu’un événement affectant la situation d’un salarié survient. La liste de ces événements est large, elle recouvre notamment : les arrêts maladie, les congés payés, les congés paternité, les accidents du travail ou encore la rupture du contrat de travail du salarié.

Si l’un des salariés est victime d’un accident du travail, l’employeur est tenu d’effectuer une déclaration d’accident de travail ou de trajet (DAT) dans les 48 heures après en avoir pris connaissance. Cette déclaration permet à la caisse primaire d’assurance maladie de prendre en compte l’accident.

La taxe sur les salaires : si l’entreprise n’est pas soumise à la TVA

La déclaration de taxe sur les salaires doit être accomplie par tous les employeurs qui ne sont pas soumis à la TVA sur l’intégralité de leur chiffre d’affaires. Cette déclaration de l’employeur ainsi que le paiement de la taxe s’effectue auprès du service des impôts de manière dématérialisée. Le calendrier de déclaration varie selon le montant de taxe payé l’année précédente par l’employeur :

Les autres déclarations obligatoires

D’autres déclarations sont à la charge de tous les employeurs à savoir :

• La déclaration de taxe d’apprentissage : elle s’effectue via la DSN et son paiement doit intervenir avant le 1er mars de chaque année.

• La déclaration de la contribution unique à la formation professionnelle et à l’alternance : elle doit être accomplie avant le 1er mars de chaque année.

Quelles déclarations à la fin du contrat de travail ?

En cas de rupture du contrat de travail ou au moment du terme du contrat, l’employeur est tenu de remettre une attestation employeur à son salarié, il doit également en transmettre une copie à Pôle emploi. L’objectif de cette attestation est de permettre au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage.

L’attestation doit préciser les informations suivantes :

• L’identité et la qualification du salarié ;
• Le motif de la rupture du contrat ;
• La durée de l’emploi ;
• Le montant des rémunérations des 12 mois précédent la fin du contrat.

Cette attestation doit être remise au salarié à la date de fin du contrat de travail. Une déclaration à Pôle emploi doit être effectuée au même moment, elle doit être faite par voie dématérialisée pour toutes les entreprises de plus de 10 salariés.

À la fin du contrat de travail, l'employeur doit également remettre un reçu pour solde de tout compte et un certificat de travail à son salarié. Pour vous aider à rédiger ce dernier document, n'hésitez pas à vous appuyer sur notre modèle de certificat de travail.