Entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire : tout ce qu'il faut savoir

Qu’est-ce qu’un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire ?

En cas de faute lourde de la part d’un salarié, son employeur peut décider de délivrer une sanction disciplinaire à son encontre. Cependant, la loi l’oblige à proposer un échange avec l’employé, car ce type de décision peut avoir ensuite des conséquences importantes sur la vie professionnelle de ce dernier (salaire, poste, lieu d’exercice, etc.). Au cours de ce rendez-vous, le professionnel pourra se défendre et s’exprimer au sujet des accusations qui lui sont reprochées.

Quand l’entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire est-il obligatoire ?

L’entretien préalable est obligatoire lorsque l’employeur envisage de délivrer une sanction disciplinaire à l’encontre de son salarié. Elle doit être proportionnelle à la gravité de la faute commise. 

Les sanctions disciplinaires sont les suivantes :

• la mise à pied disciplinaire ;
• la rétrogradation ;
• la mutation ;
• le licenciement pour faute réelle et sérieuse ;
• le licenciement pour faute grave ou lourde.

Cet entretien n’est pas obligatoire si l’employeur envisage uniquement de donner un avertissement ou un blâme à son salarié, ces motifs n’entrainant pas de conséquence spécifique au niveau de ses conditions de travail (salaire, lieu d’exercice, fonction, etc.). Cependant, le règlement intérieur de l’entreprise peut l’exiger. Dans ce cas, le chef d’entreprise doit respecter la procédure habituelle.

Quelle est la procédure à suivre pour tenir un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire ?

Avant toute éventuelle sanction disciplinaire, l’employeur est tenu de respecter deux points essentiels :

• le délai de convocation spécifique après connaissance des faits ;
• l’envoi d’une lettre de convocation.

Délais de convocation

L’employeur dispose d’un délai de 2 mois pour engager des poursuites disciplinaires à l’encontre de son salarié, à compter du moment où il a pris connaissance des faits. Il est alors tenu d’organiser l’entretien préalable avant son échéance. S’il ne respecte pas le temps imparti, les faits seront prescrits. Le chef d’entreprise ne pourra donc plus prendre de décision disciplinaire à l’encontre de son employé.

Envoi d’une lettre de convocation

L’employeur doit informer son salarié en lui envoyant une lettre de convocation à un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire par :

• lettre recommandée avec avis de réception, par voie postale ou électronique ;
• remise en main propre contre décharge.

La lettre de convocation doit inclure obligatoirement l’objet de l’entretien (convocation pour sanction disciplinaire), le lieu, la date et l’heure du rendez-vous, ainsi que le fait que le salarié a la possibilité d’être accompagné au cours de cet entretien par un autre employé ou par un conseiller extérieur à l’entreprise. Cependant, le chef d’entreprise n’est pas obligé de préciser les faits reprochés au salarié au sein de cette lettre.

Il convient d’être très attentif dans la rédaction de la lettre de convocation. En effet, toute erreur peut entrainer une contestation de la part de l’employé pour irrégularité de procédure. En outre, en cas de préjudice, le salarié peut exiger de percevoir des dommages et intérêts.

Entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire : le salarié est-il obligé de se présenter ?

Non, le salarié n’est pas obligé de se présenter à l’entretien disciplinaire. L’absence du salarié ne peut pas être retenue comme faute. De son côté, le chef d’entreprise a néanmoins le droit de poursuivre la procédure.

Comment se déroule un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire ?

En premier lieu, l’employeur explique au salarié les motifs de la convocation. Il relate les faits et les arguments en sa possession. Il rappelle aussi qu’aucune décision n’a encore été prise (sauf en cas de licenciement envisagé), et que cet entretien sert justement à voir si une sanction disciplinaire doit être imposée. 

Le salarié est ensuite libre de défendre sa position, et d’apporter des explications sur les faits qui lui sont reprochés. La personne qui l’accompagne peut aussi s’exprimer sur la question. 

Il est fortement recommandé de recueillir ces informations par écrit, afin de conserver une trace des échanges et des arguments évoqués au cours de l’entretien. Ce document peut alors être signé par les parties, et il constituera une preuve en cas de litige ultérieur. 

Au terme de l’entretien, le chef d’entreprise ne donne pas sa décision finale au salarié. Il est effectivement obligé d’observer un délai de réflexion avant de se prononcer, d’une durée de 2 jours minimum.

Comment se préparer à un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire ?

Pour bien se préparer en vue de l’entretien préalable à une sanction, l’employeur doit en premier lieu rassembler l’ensemble des éléments dont il dispose au sujet des faits reprochés au salarié. Il peut ainsi récolter des témoignages ou des échanges de mail attestant les faits. 

L’employeur doit ensuite se renseigner sur ses droits et ses devoirs, ainsi que ceux de son salarié. Il peut alors consulter à nouveau le Code du travail, la convention collective ou encore le règlement intérieur de l’entreprise pour étayer son argumentaire et s’assurer qu’il respecte bien la procédure de convocation préalable à une éventuelle sanction disciplinaire. 

Enfin, il peut préparer la trame de son entretien pour n’oublier aucun élément. Il s’agit de pouvoir exposer clairement les faits reprochés et la manière dont ils s’opposent à la loi ou au règlement de l’entreprise.

Entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire : et après ?

Une fois que le délai de décision est passé, le chef d’entreprise rend son verdict. Il fait part de sa décision au travers d’une lettre par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Le document doit être envoyé au plus tard 1 mois après l’entretien. 

Plusieurs issues sont possibles :

• Le salarié n’a pas de sanction disciplinaire.
• Le salarié reçoit une sanction disciplinaire. Le document doit alors être argumenté et préciser la nature de la sanction. 

Le salarié a la possibilité de contester la décision de l’employeur auprès du conseil de prud’hommes si :

• la sanction reçue est disproportionnée ou injustifiée au regard des faits reprochés ;
• la procédure disciplinaire n’a pas été respectée.