Convention de formation : définition, modalités, mentions obligatoires

Une convention de formation professionnelle est un document indispensable pour un partenariat entre une entreprise et un organisme de formation. Ce contrat facilite le financement et la sécurisation de la formation professionnelle pour toutes les parties prenantes. Faisons le point aujourd’hui sur la convention de formation, ses modalités, son fonctionnement et ses mentions obligatoires.

Qu’est-ce qu’une convention de formation ?

La convention de formation nécessite une vraie définition. Elle se conclut entre l’organisme de formation et l’employeur. Ce dernier peut être une collectivité publique, une association, une entreprise, etc. C’est un contrat qui va permettre d’attester des dépenses de l’employeur et de sa participation à la formation professionnelle continue - une obligation que doivent suivre toutes les entreprises. 

La convention de formation encadre ainsi les formations dispensées par un organisme de formation auprès des employés d’une entreprise (personne morale). Ce contrat édicte les obligations de chacun, les conditions de cette formation, les règles en cas de litige, etc. La durée est limitée à une année civile, pouvant s’élargir à 3 ans si la formation en question l’exige.

Quelle différence entre convention de formation et contrat de formation ?

Le contrat de formation est le document qui régit notamment les alternances et les apprentissages. La signature est tripartite entre un organisme de formation, un employeur et un étudiant (la personne qui sera en alternance/apprentissage). La durée maximale est alors de deux années consécutives. Par abus de langage, le contrat d’apprentissage est parfois appelé “convention de formation apprentissage”. 

Le contrat de formation est un justificatif pour l’employeur afin d’obtenir des aides et des subventions pour financer ce poste. Car oui, il s’agit bien d’un poste de travail ! Le contrat de formation a d’ailleurs de nombreux points communs avec un contrat de travail classique.

La convention de formation, elle, se conclut entre une personne morale, qui achète des actions de formation, et un organisme de formation. C’est un document contractuel obligatoire qui engage l’organisme de formation et son client.

Dans quels cas faut-il signer une convention de formation ?

La convention de formation est une procédure tout à fait légale, signée entre le client (l’acheteur de la formation) et l’organisme de formation. Elle entre en jeu dans les situations suivantes :

• l’insertion ou la réinsertion professionnelle ;
• la qualification professionnelle ;
• la sécurisation du parcours professionnel ;
• les initiatives de développement de compétences ;
• la promotion sociale ;
• la conservation du salarié dans son emploi. 

Les actions de formation professionnelle sont définies par le Code du travail. Ce qui est du domaine du développement personnel, du coaching ou du tutorat n’est pas admis dans le cadre d’une convention de formation. 

Dans l’urgence, un devis ou un bon de commande peut faire foi, à la place de la convention. Par contre, ce contrat est obligatoire pour :

• les validations des acquis de l’expérience (VAE) ;
• les contrats de professionnalisation ;
• les bilans de compétences ;
• les conventions pluriannuelles.

Ces formations sont toujours dispensées par un organisme certifié Qualiopi.

Comment rédiger une convention de formation ?

Un modèle de convention de formation comprendra toutes les mentions obligatoires et énoncera clairement et précisément toutes les modalités à propos des actions de formation, l’organisation de ces dernières et les obligations de chaque partie. Ce document doit être rédigé et signé avant le début de la formation et le paiement des frais. 

Les informations à fournir dans la convention de formation professionnelle sont :

• la raison sociale du client et celle de l’organisme de formation ;
• le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation ;
• les effectifs concernés par cette formation dans l’entreprise ;
• les prérequis nécessaires à la formation ;
• l’intitulé, la nature et l’objectif pédagogique de cette action de formation ;
• la période et la durée de la formation ;
• ses modalités de déroulement (présentiel ou distanciel notamment) et les moyens pédagogiques mis en oeuvre ;
• le programme de la formation et le déroulement des séances ;
• les modalités de suivi et de contrôles des connaissances ;
• les contributions de chaque partie ;
• le prix et les modalités de paiement des frais de formations ;
• les modalités en cas d’abandon, d’arrêt anticipé, de dédit ou de litiges. 

Des modèles de convention de formation Qualiopi sont disponibles sur le web pour faciliter la rédaction, mais il est important de vérifier que toutes ces mentions apparaissent.

Que se passe-t-il en cas de non-respect de la convention de formation ?

Si c’est l’organisme de formation qui n’exécute pas totalement sa prestation, ce dernier devra rembourser les sommes perçues au client et/ou à l’OPCO.

Si c’est le client qui est en tort, alors la convention de formation prévoit parfois dans ses modalités le versement d’une somme au titre de dédit, de dédommagement ou de renoncement. Pour l’entreprise, il est à noter que cette somme ne peut alors pas être imputable à l’obligation de participation de l’employeur à la formation professionnelle continue.

FAQ

Qui fournit la convention de formation ?

La convention de formation est généralement fournie par l’organisme de formation.

Qu’est-ce qu’un organisme de formation ?

Un organisme de formation est une personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle continue. Il s’agit d’une activité réglementée par la DIRECCTE, qui permet une prise en charge par les OPCO.

Un CFA peut-il refuser un apprenti ?

Un CFA ne peut pas refuser un apprenti ayant déjà signé un contrat d’apprentissage, à moins qu’il n’y ait plus de places disponibles au CFA. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles L6351-1 A à L6355-24 - Code du travail
• Article L6111-1 - Code du travail