Comment gérer l’absence injustifiée d’un salarié ?

Il arrive parfois qu’un salarié ne se présente pas à son poste de travail, sans justifier son absence. En tant qu’employeur, comment réagir ? Vous vous demandez peut-être s’il est possible de sanctionner le salarié en situation d’absence injustifiée. Si oui, s’il y a une procédure à respecter, et surtout quelles sont les options qui s’offrent à vous. Legalstart vous répond.

Qu’est-ce qu’une absence injustifiée ?

En principe, le salarié est tenu de justifier de son absence auprès de son employeur dans un délai maximal de 48 heures.

Les cas d’absence justifiées sont les suivants :

• congés payés ;
• congés sans solde ;
• congés sabbatiques ;
• RTT ;
• congés légaux (événement familial) ;
• arrêts maladie ;
• arrêt lié à un accident du travail ;
• congés de proche aidant ;
• congés pour création d’entreprise ;
• congés pour enfants malades.

En dehors de ces cas d’absences justifiées, toute absence du salarié à son poste de travail sans autorisation de l’employeur, et sans justificatif pour un motif valable est considérée comme injustifiée.

Ainsi, dès lors que le salarié ne se présente pas sur son lieu de travail sans avoir préalablement obtenu l’accord de son employeur, n’est pas en mesure de fournir un justificatif d’absence valable, ou ne transmet pas ce justificatif à l’employeur dans les délais impartis, son absence est considérée comme injustifiée.

Un salarié en absence injustifiée s’expose à des sanctions pouvant conduire à un licenciement.

Quel salaire en cas d’absence injustifiée ?

Concernant l’absence injustifiée, le salaire est diminué de la durée de l’absence. En effet, en l’absence de justification valable, l’employeur peut effectuer une retenue sur salaire pour les heures non travaillées. Le salarié ne peut pas récupérer ses heures perdues.

Légalement, cette retenue sur salaire n’est pas considérée comme une sanction pécuniaire. Pour cela, l’employeur doit en revanche s’assurer de déduire le salaire à proportion de la durée de l’absence.

Le salarié a-t-il l’obligation de justifier son absence auprès de son employeur ?

Oui, le salarié a l’obligation de justifier son absence, et ce même pour un jour. En effet, toute absence au poste de travail doit être justifiée, quelle que soit la raison ou la durée de l’absence. Dans le cas contraire, le salarié se met en faute vis-à-vis de l’employeur pour manquement de ses obligations contractuelles.

De même, le salarié présent ne peut pas quitter son poste aux heures de travail sans justificatif d’absence ou accord de l’employeur.

Le salarié doit prévenir l’employeur, son responsable hiérarchique ou le service des ressources humaines dans les meilleurs délais. La loi ne prévoit pas de délai spécifique, néanmoins de nombreuses conventions collectives prévoient généralement un délai de 48 heures pour justifier l’absence (ou de 24 h en cas d’accident de trajet ou d’accident de travail).

Sur la forme, le salarié doit prévenir l’employeur par téléphone, email ou courrier. L’envoi des documents justifiant son absence est indispensable pour éviter une retenue sur salaire pour absence injustifiée. Également, l’envoi des justificatifs d’absence permet au salarié de bénéficier de ses droits en matière de congé exceptionnel (décès, enfant malade, etc.) ou de maintien de salaire en cas d’arrêt maladie.

Employeur : que faire en cas d’absence injustifiée ?

Si votre salarié est en absence injustifiée, vous devez le contacter pour en connaître la raison. Cette étape vous permet de vous assurer que le salarié ne dispose pas d’un motif légitime d’absence avant d’entamer toute procédure à son encontre. Cela peut notamment être le cas si le salarié est hospitalisé.

En l’absence de réponse, et passé un délai minimum de 48 heures, vous pouvez mettre en demeure votre salarié de reprendre le travail (dans un délai fixé par l’employeur ne pouvant être inférieur à 15 jours calendaires) ou de justifier son absence par une lettre recommandée avec accusé de réception.

Après l’envoi du courrier, si vous n’obtenez pas de réponse, vous pouvez disposer de votre pouvoir disciplinaire, en l’adaptant à la situation et aux circonstances de l’absence.

Quelles sanctions pour une absence injustifiée ?

Une absence injustifiée en CDD ou CDI relève du pouvoir disciplinaire de l’employeur. En effet, en cas d’absence injustifiée, une sanction peut être prononcée à l’encontre du salarié.

Les circonstances de l’absence injustifiée peuvent guider l’employeur dans sa prise de décision pour déterminer la sanction la plus appropriée entre :

• le rappel à l’ordre (par un avertissement ou un blâme) ;
• les sanctions disciplinaires pour absence injustifiée ;
• le licenciement pour absence injustifiée.

Le rappel à l’ordre

Vous pouvez décider de ne pas sanctionner l’absence injustifiée de votre salarié à son poste de travail, notamment si l’absence est de courte durée (moins de 4 jours). Dans ce cas, il vous est possible de faire un rappel à l’ordre au salarié.

Cette injonction verbale vise à indiquer au salarié que toute absence doit être justifiée, que son comportement n’est pas accepté, et qu’il désorganise le bon fonctionnement de l’entreprise.

Les sanctions disciplinaires pour absence injustifiée

Si le rappel à l’ordre ne vous semble pas la solution la plus opportune, il vous est possible d’infliger une sanction disciplinaire au salarié en absence injustifiée. Cette sanction disciplinaire prend la forme d’un avertissement pour absence injustifiée.

Vous n'êtes pas obligé de convoquer le salarié à un entretien pour cela. La sanction à l’encontre du salarié peut être prononcée en lettre recommandée avec accusé de réception au maximum dans un délai de 2 mois à compter du jour où l’employeur a pris connaissance du manquement du salarié.

Également, l’absence injustifiée du salarié peut être considérée comme une cause réelle et sérieuse de licenciement si elle constitue une faute grave (faute dont la gravité rend impossible le maintien du salarié dans l’entreprise).

Le licenciement pour absence injustifiée

Concernant l’absence injustifiée, le licenciement est possible dans certaines situations. C’est notamment le cas si l’absence vient à durer, sans justificatif fourni par le salarié. Si auparavant l’employeur pouvait considérer un abandon de poste du salarié en cas d’absence injustifiée prolongée, depuis la loi de décembre 2022, il est possible d’établir une démission présumée.

Pour licencier un salarié au motif de son absence injustifiée, il convient de respecter la procédure de licenciement pour faute grave. La loi n’indique aucun délai pour déclencher une procédure de licenciement pour absence injustifiée. Néanmoins, l’employeur est tenu au respect de la procédure en matière de convocation à l’entretien préalable, de tenue de l’entretien et de notification de licenciement.

Concernant la démission présumée, le salarié peut être considéré comme démissionnaire en cas d’absence injustifiée si :

• une mise en demeure de reprendre le travail ou de justifier de son absence dans un délai maximal ne pouvant être inférieure à 15 jours calendaires lui a été envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception par l’employeur lui indiquant que passé ce délai il sera présumé démissionnaire ;
• il n’a pas repris son poste ou justifié de son absence par un motif valable dans le délai fixé par l’employeur.

Si le salarié répond aux conditions de l’abandon de poste pour lequel il est présumé démissionnaire, l’employeur n’est plus tenu d’engager une procédure de licenciement pour faute. Les documents du solde de tout compte sont alors établis sur la base d’une démission.

FAQ

Peut-on licencier un salarié pour absence injustifiée ?

Oui, une procédure de licenciement pour faute grave peut être engagée contre le salarié en absence injustifiée prolongée si l’absence nuit au bon fonctionnement de l’entreprise. Attention, l’employeur peut également présumer le salarié comme démissionnaire.

Faut-il un certificat pour 1 jour de maladie ?

Le salarié peut être considéré comme étant en absence injustifiée pour un jour. En effet, le salarié est tenu de produire un justificatif d’absence, quelle qu’en soit la durée ou la raison. Il en est de même s’il s’absente du travail.

Quelle est la différence entre une absence injustifiée et un abandon de poste ?

Une absence injustifiée est caractérisée par une absence pour laquelle le salarié n’a pas préalablement demandé l’accord à l’employeur, ou n’a pas produit de documents la justifiant (arrêt maladie, avis de décès d’un proche, enfant malade, etc.), et ce même pour un jour.

L’abandon de poste quant à lui est une absence injustifiée prolongée, sans justification valable du salarié. Il est généralement prononcé après une absence injustifiée supérieure à 15 jours.

Comment justifier une absence sans arrêt ?

Afin d'éviter d'être en situation d'absence injustifiée, vous pouvez justifier votre absence au travail par différents moyens en fonction de la raison de votre absence. Par exemple, si votre absence est due au décès d'un proche, vous pouvez fournir un certificat de décès à votre employeur.

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles L1237-1 à L1237-1-1 - Code du travail
• Article R1237-13 - Code du travail