Modèle de quittance de loyer : comment bien compléter ce document ?
Léna Cazenave
Diplômée d'un Master 2 en droit de la propriété intellectuelle de l'Université d'Aix-Marseille.
Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.
Que ce soit pour percevoir des aides au logement, justifier son domicile, ou encore renouveler sa pièce d’identité, plusieurs motifs peuvent pousser un locataire à demander une quittance de loyer auprès de son propriétaire. Ce document permet de confirmer une relation entre un bailleur et un locataire à une date donnée, voire de justifier le paiement d’un loyer. Quel est l’intérêt de ce document ? Comment le remplir et le transmettre ? Legalstart répond à vos interrogations pour vous aider à bien remplir votre modèle de quittance de loyer.
Mini-Sommaire
📝 À noter : la quittance de loyer se distingue de l’appel de loyer. Ce dernier indique le montant du loyer et des charges que doit régler le locataire pour une période donnée, et la date à laquelle le versement est attendu.
Plusieurs motifs peuvent pousser un locataire à faire une demande de quittance de loyer :
- justifier le règlement de ses loyers. Il constitue ainsi une preuve du bon versement du loyer en cas de litige avec le propriétaire, notamment lors de la demande de restitution du dépôt de garantie ;
- obtenir un justificatif de domicile, au même titre qu’une attestation d’hébergement ;
- effectuer une demande d’aide financière, comme celle de l’allocation logement. Dans ce cas précis, le locataire doit également fournir une attestation de loyer.
☝️ Bon à savoir : si le locataire n’a pas réglé la totalité du montant de son loyer, il peut réclamer un reçu de paiement partiel. Ce document comprend les mêmes mentions que celui de la quittance de loyer, et il indique également le solde restant à régler.
Est-il obligatoire de faire une quittance de loyer ?
Il est obligatoire de faire une quittance de loyer lorsque le locataire en fait la demande, sous peine de payer des dommages et intérêts. Cependant, le propriétaire n’est pas tenu de fournir ce document de manière récurrente.
Si la quittance de loyer concerne une colocation, deux situations sont possibles :
- un seul exemplaire peut être remis pour l’ensemble des colocataires. L’identité de chaque personne est alors indiquée sur la quittance ;
- un exemplaire est à remettre à chaque colocataire, s’ils possèdent chacun un contrat de bail.
📝 À noter : un ancien locataire peut faire une demande de quittance de loyer après avoir déménagé. Ce document doit alors récapituler tous les montants versés au cours de la période requise.
Comment rédiger une quittance de loyer avec un modèle ?
Il n’y a pas de modèle de quittance imposé. Ce document doit, en revanche, contenir des mentions obligatoires.
Quel format pour une quittance de loyer ?
La loi n’impose pas de format précis de quittance de loyer. Elle précise cependant les mentions obligatoires à inscrire dans ce document.
Il est néanmoins conseillé d’utiliser un modèle de quittance de loyer à remplir dès que le locataire en fait la demande. Le propriétaire s’assure ainsi de ne pas commettre d’erreur lors de la rédaction de ce document.
Quel contenu pour une quittance de loyer ?
S’il n’y a pas de formulaire de quittance de loyer universel, il y a des mentions obligatoires à faire apparaître sur ce document. Un modèle de quittance de loyer simple doit ainsi comprendre a minima les informations suivantes :
- la mention “quittance de loyer” ;
- le nom du locataire, ou des colocataires le cas échéant ;
- les coordonnées du locataire ;
- le nom du bailleur ;
- les coordonnées du bailleur ;
- les sommes acquittées (avec une distinction entre les charges et les loyers) ;
- la période du paiement ;
- la date d’émission et lieu d’envoi ;
- la signature du bailleur.
Si la quittance de loyer concerne un logement social, elle peut indiquer le montant de réduction du loyer de solidarité lorsque le locataire bénéficie de cette aide. Par ailleurs, ce document peut comprendre des mentions facultatives, comme la durée de conservation conseillée (5 ans), ou certaines indications sur la valeur juridique de ce papier.
Quelles sont les spécificités d’un modèle de quittance de loyer commercial ?
Si vous êtes propriétaire d’un local commercial, et que vous le louez sous le couvert d’un bail commercial, vous pouvez également être amené à lui fournir une quittance de loyer de bail commercial. Un modèle de quittance de loyer professionnel est sensiblement le même que celui d’un loyer civil. Il doit mentionner les mêmes informations obligatoires, et comprend en plus les mentions suivantes :
- la dénomination sociale et le numéro d’entreprise du locataire professionnel ;
- le montant de la TVA, lorsque cette indication est pertinente.
Le mode de transmission de la quittance de loyer commercial est le même que pour un loyer civil.
Quel modèle de quittance de loyer utiliser ?
Plusieurs sites proposent en ligne des modèles de quittance de loyer pour particuliers. Il est conseillé d’utiliser des modèles fiables, tel que celui que nous fournissons sur notre site Legalstart. Ce modèle de quittance de loyer gratuit est à imprimer et à remplir avant d’être transmis à votre locataire.
Comment remplir un modèle de quittance de loyer ?
Pour remplir notre modèle de quittance de loyer en PDF, munissez-vous au préalable des informations relatives à la location et au locataire. Sachez que plusieurs types de charges peuvent figurer sur votre quittance de loyer :
- le montant du loyer et des charges locatives ;
- les frais de travaux d’économie d’énergie des parties privatives ou communes ;
- l’assurance pour compte (s’il s’agit d’une colocation).
Il est également possible de faire figurer les impayés antérieurs sur la quittance de loyer.
📝 À noter : les charges locatives comprennent les charges réglées par le propriétaire, qu’elles soient récupérables ou non récupérables.
Sous quel délai faut-il fournir une quittance de loyer ?
Le propriétaire est tenu de fournir la quittance de loyer dès que son locataire en effectue la demande, à condition qu’il ait bien réglé son loyer et ses charges. Il est possible d’envoyer mensuellement ce document.
Un propriétaire peut également éditer une quittance de loyer annuelle pour récapituler l’ensemble des versements réalisés durant une année complète. Ce document est particulièrement pertinent dans les deux situations suivantes :
- le propriétaire a oublié de fournir une quittance mensuelle à plusieurs reprises dans l’année ;
- le propriétaire et le locataire préfèrent synthétiser les prélèvements mensuels au sein d’un document unique, afin de limiter le nombre de documents administratifs.
Comment transmettre la quittance de loyer au locataire ?
Le propriétaire a la possibilité de transmettre ce document de plusieurs manières :
- par mail, à condition que le locataire ait donné son accord express ;
- par courrier ;
- en main propre.
⚠️ Attention : il convient de prendre garde lors de la programmation automatique de l’envoi de la quittance. En effet, un propriétaire n’a pas la possibilité de réclamer le paiement du loyer s’il a déjà fait parvenir la quittance de loyer à son locataire.
FAQ
Combien coûte un modèle de quittance de loyer ?
Il est possible de trouver des modèles de quittance de loyer gratuit, comme celui que nous fournissons sur notre site Legalstart. Un propriétaire n’a pas le droit de facturer au locataire l’envoi d’une quittance de loyer. La clause qui prévoit le contraire dans le contrat de bail sera réputée non écrite, c'est-à-dire exclue de la lecture du contrat.
Comment faire une quittance de loyer ?
Il est conseillé de s’appuyer sur un modèle de quittance fiable. Celui-ci doit indiquer l’identité et les coordonnées du propriétaire et du locataire, le montant des charges et des loyers versés, la période concernée par ces règlements, la mention “quittance de loyer” et la signature du propriétaire. Ce document peut indiquer des mentions complémentaires, selon la situation du contrat de bail.
Combien de temps faut-il conserver une quittance de loyer ?
La quittance de loyer doit être conservée au moins 3 ans après la durée de la location. Il est conseillé d’inscrire la mention “Ce document doit être conservé pour une durée de 5 ans” sur le papier.
Principale source législative et réglementaire :
Note du document :
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Léna Cazenave
Diplômée d'un Master 2 en droit de la propriété intellectuelle de l'Université d'Aix-Marseille.
Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.Fiche mise à jour le
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