Contrat de maintenance informatique : que doit-il contenir ?

Si vous proposez à vos clients des prestations de maintenance informatique, il est nécessaire de rédiger un contrat de maintenance informatique. Mais que doit-il contenir ? Quelles sont vos obligations légales ? Que se passe-t-il en cas de désaccord ?

Qu'est-ce qu'un contrat de maintenance informatique ? Comment rédiger un tel contrat ? Comment obtenir un modèle de contrat de prestation de service ? Découvrez tout ce que vous devez savoir au sujet du contrat de maintenance informatique en tant que prestataire.

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance informatique ?

Un contrat de maintenance informatique est un contrat spécifique qui peut se décliner sous différentes formes.

Contrat de maintenance informatique : définition

Le contrat de maintenance informatique est la convention par laquelle une entreprise de service informatique s’engage auprès de son client à entretenir son parc informatique contre rémunération.

Du fait de la récurrence du contrat, il est possible de prévoir une facturation au forfait. Le client règle une somme globale qui comprend la réalisation de toute une liste de tâches préalablement définies. Il est également possible de facturer l’intervention au ticket. Dans ce cas, le client règle à chaque intervention. Un ticket est ouvert et une facture spécifique est éditée.

Le contrat de maintenance de matériel informatique peut être conclu en même temps que le contrat de vente du matériel, il en est alors l’accessoire, ou séparément, il est alors autonome.

En principe, le contrat de maintenance informatique exclut la mise à jour des logiciels qui obéissent à un régime particulier du fait de leur forme immatérielle et évolutive. Cet aspect fait généralement l’objet d’un contrat de licence et de maintenance logiciel. Il est donc nécessaire de prévoir un contrat séparé.

En tout état de cause, si les besoins du client évoluent ou si le périmètre d’action du prestataire informatique est amené à évoluer, il est nécessaire de prévoir la signature d’un avenant au contrat de prestation informatique.

Les différents niveaux de maintenance informatique

De manière générale, la maintenance peut correspondre à des actions de dépannage, de réparation, de révision, de contrôle et/ou de vérification d’équipements matériels. Par conséquent, il est important que le contrat de maintenance informatique définisse avec précision le périmètre d’action du prestataire.

On distingue trois niveaux de maintenance informatique :

• la maintenance préventive vise à anticiper les risques de panne en procédant à des vérifications régulières ;
• la maintenance corrective consiste à réparer une panne ;
• l’infogérance correspond au cas où le client confie la gestion globale de son parc informatique au prestataire de service. Cela peut comprendre l’installation, la mise à jour et la sécurisation en plus de la maintenance informatique à proprement parler.

En fonction du type de contrat de maintenance informatique, l’intervention du prestataire se fait sur site, c’est-à-dire directement chez le client, ou à distance.

Contrat de maintenance informatique : quelles sont les obligations du prestataire ?

Dans le cadre d’un contrat de maintenance informatique, comme dans tout contrat de prestation de service, le prestataire est soumis de plein droit à une obligation d’information. Cela implique de se renseigner sur le client, et de lui proposer les solutions adaptées à ses besoins. Il lui incombe donc un devoir de conseil.

Le prestataire a également une obligation de mise en garde. Il doit donc pouvoir indiquer au client si la demande n’est pas réalisable, ou du moins l’avertir des contraintes et des risques qu’elle représente.

Par ailleurs, en principe, le contrat de maintenance informatique fait peser sur le prestataire une obligation de moyens, et non de résultat. Cela signifie qu’il doit mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour accomplir sa mission. Toutefois, au regard des aléas dans ce domaine, il ne peut pas lui être reproché de ne pas avoir atteint le résultat escompté s’il apporte la preuve de ses efforts.

Comment rédiger un contrat de maintenance informatique ?

Le contrat de maintenance informatique implique de nombreuses obligations pour le prestataire et nécessite de préciser son périmètre d’action. C’est pourquoi, un soin particulier doit être apporté à la rédaction du contrat de maintenance informatique.

Il doit contenir a minima les mentions suivantes :

• la désignation des parties (nom, adresse du siège social, numéro Siret, nom du représentant légal ...) ;
• l’objet du contrat, c’est-à-dire le type de contrat de maintenance informatique avec la description précise des opérations à réaliser et leur fréquence ;
• le prix ;
• les modalités de paiement, notamment si la facturation se fait au ticket ou au forfait ;
• la durée du contrat ;
• les obligations du prestataire ;
• les obligations du client ;
• la résolution des conflits ;
• la clause de résiliation.

De plus, ces clauses du contrat de maintenance informatique peuvent être complétées par :

• une clause de confidentialité ;
• une clause de recette ;
• une clause d’exploitation des données ;
• une clause de propriété et éventuellement de transfert de propriété.

Si vous avez besoin, n'hésitez pas à télécharger gratuitement un modèle de contrat de prestation de service.

Comment résilier un contrat de maintenance informatique ?

Il est possible que l’une des parties souhaite mettre fin au contrat de maintenance informatique. Généralement, ce cas de figure survient en cas de manquement à une obligation contractuelle par l’autre partie.

Deux cas de figures sont alors à distinguer pour la résiliation du contrat de maintenance informatique :

• le contrat est à durée déterminée. En principe, il faut attendre l’arrivée à échéance du contrat. Mais les parties peuvent convenir d’un commun accord d’y mettre fin ;
• le contrat est à durée indéterminée. Il est possible de demander la résiliation à tout moment sous réserve de respecter un délai raisonnable. À défaut, le tribunal pourra considérer la rupture comme abusive.

Dans les deux cas, une lettre de résiliation du contrat de maintenance informatique doit être adressée, dans l’idéal par courrier recommandé avec accusé de réception.

Le moyen le plus simple d’encadrer la résiliation de contrat est de prévoir une clause résolutoire dans le contrat qui précise :

• le mode de résiliation ;
• le contenu de la lettre ;
• le délai de préavis à respecter ;
• le paiement éventuel d’indemnités.

Le contrat de maintenance informatique nécessite donc d’être attentif à de nombreux points pour éviter toute incompréhension lors de l’exécution du contrat, voire un litige avec un client.

N’hésitez pas à vous rapprocher d’un professionnel, afin qu’il puisse vous apporter des conseils personnalisés et rédiger un contrat de maintenance informatique qui correspond parfaitement à vos méthodes de travail.