Pourquoi mettre en place un contrat de sponsoring ?
Un contrat de sponsoring est un outil stratégique précieux pour une entreprise, car il lui offre plusieurs avantages marketing et commerciaux.
En effet, il accroît la notoriété de la marque en l’associant à des projets, des événements ou des personnalités influentes. Ce qui permet d’atteindre un large public. Cette visibilité peut renforcer la reconnaissance de l’entreprise et la différencier de ses concurrents en lui donnant une dimension plus engageante ou innovante.
Ensuite, le sponsoring aide à améliorer l’image de la marque en la liant à des initiatives qui véhiculent des valeurs positives (comme le sport, la culture ou des causes humanitaires). Cette association valorise l’entreprise, particulièrement lorsque le projet soutenu est en phase avec ses valeurs et son identité.
Le contrat de sponsoring contribue aussi au développement du réseau de l’entreprise. En travaillant avec des partenaires issus de divers secteurs, l’entreprise élargit ses connexions professionnelles et peut bénéficier d’opportunités de collaboration, voire de co-marketing.
Enfin, formaliser un contrat de sponsoring permet de clarifier et de sécuriser les engagements de chaque partie. En définissant les rôles et les responsabilités, ce contrat encadre le partenariat et protège les intérêts de l’entreprise, en assurant que sa marque est utilisée de manière cohérente et respectueuse. Signer un tel contrat démontre également le professionnalisme et la motivation de l’entreprise, car cela montre qu’elle prend ses engagements au sérieux et valorise des relations de partenariat structurées et fiables.
Comment obtenir un contrat de sponsoring ?
Pour obtenir un contrat de sponsoring, un dossier doit être monté. Il doit être convaincant et bien structuré. Voici les étapes :
- structurer son dossier de sponsoring ;
- créer une présentation professionnelle ;
- décrire le projet de sponsoring en détail ;
- définir le public ciblé et le plan de promotion ;
- présenter le budget ;
- proposer des opportunités de partenariat ;
- et choisir le type de partenariat idéal.
Structurer son dossier de sponsoring
Un dossier bien structuré doit être clair, complet et concis. Visez au moins 5 pages (hors annexes), avec une page de couverture et un résumé en première page.
Cela facilite la lecture et permet de capter l’attention dès le début.
Créer une présentation professionnelle
Commencez par présenter le responsable du projet, en ajoutant des informations qui renforcent votre crédibilité :
- expérience antérieure ;
- succès passés ;
- et valeurs.
Cette section doit rassurer le sponsor sur votre capacité à mener le projet à bien.
Décrire le projet de sponsoring en détail
Présentez votre projet de manière détaillée en incluant :
- son origine ;
- son objectif ;
- ainsi que des informations pratiques (lieu, date, durée).
Expliquez pourquoi ce projet mérite d'être soutenu et montrez son potentiel pour attirer l’intérêt du sponsor.
Définir le public ciblé et le plan de promotion
Précisez la cible de votre projet et le type de promotion que vous envisagez :
- des tracts ;
- des affiches ;
- des publicités, etc.
Détaillez les volumes prévus pour la campagne (nombre d’exemplaires, fréquence des diffusions) et assurez-vous que le sponsor comprend la portée de cette visibilité.
Présenter le budget
Détaillez votre budget en incluant toutes les sources de financement (recettes propres, aides en nature, mécénat) et listez les dépenses associées (salaires, frais fixes, coûts d’organisation).
Le mécénat ne doit pas dépasser 20 % du budget total pour que le projet paraisse réaliste aux yeux du sponsor.
Proposer des opportunités de partenariat
Mettez en avant les avantages pour le sponsor et proposez-lui plusieurs formules de partenariat :
- partenaires majeurs ;
- co-sponsors ;
- partenaires en services, etc.
Adaptez les offres en fonction des préférences de l’entreprise et des bénéfices qu’elle pourrait en tirer.
Choisir le type de partenariat Idéal
Différents types de partenariats peuvent être proposés :
- Partenaire majeur/exclusif : financement total ou substantiel, impliquant une visibilité exclusive.
- Partenaire ponctuel : financement limité au projet spécifique, avec visibilité restreinte.
- Partenaire en nature : soutien en services ou matériel (par exemple, un hôtel offrant l’hébergement lors d’un événement).
Comment rédiger un contrat de sponsoring ?
Pour rédiger un contrat de sponsoring, plusieurs éléments doivent être abordés pour assurer une structure claire et efficace.
Voici les principaux éléments à inclure :
- l’identification des parties concernées ;
- l’objet du contrat ;
- les obligations respectives des parties ;
- la durée et la validité du contrat ;
- les modalités de résiliation et de renouvellement ;
- le règlement des litiges ;
- les clauses de confidentialité ;
- la date et les signatures.
Identification des parties concernées
Commencez par identifier les deux parties au contrat :
- le sponsor (l’entreprise) ;
- et le sponsorisé (individu, équipe, association).
Mentionnez toutes les informations essentielles, comme :
- le nom de la société ;
- l’adresse ;
- le numéro SIRET ;
- le capital social ;
- et le nom des représentants.
Objet du contrat
Définissez l’objet du contrat en décrivant :
- l’objectif de l’accord ;
- la promotion de la marque ;
- ou l’accomplissement d’un projet spécifique.
Cette section doit préciser les grandes lignes du partenariat, en s’appuyant sur le dossier de sponsoring qui détaille les actions concrètes.
Obligations respectives des parties
Précisez les engagements de chaque partie.
Pour le sponsor :
- la nature de la contribution (financière, matérielle, technique) ;
- et les modalités de versement.
Pour le sponsorisé :
- les actions de promotion prévues (affichage de logos, mentions lors d’événements, etc.).
Durée et validité du contrat
Indiquez la durée du contrat, incluant :
- la date de début de collaboration ;
- la date de fin de collaboration ;
- ainsi que les conditions pour une éventuelle prolongation.
Assurez-vous que le contrat détaille bien la fin d’application de l’accord, notamment en cas de projet unique.
Modalités de résiliation et de renouvellement
Spécifiez les conditions pour mettre fin ou pour renouveler le contrat, en tenant compte :
- des modalités de résiliation anticipée ;
- des raisons de rupture du partenariat ;
- et des éventuelles obligations de remboursement ou de restitution en cas de rupture.
Règlement des Litiges
Décrivez la procédure à suivre en cas de désaccord. Privilégiez la résolution amiable et, si nécessaire, indiquez les modalités pour recourir à des solutions juridiques.
Cette section permet de prévenir des conflits et d’assurer la sécurité des deux parties.
Clauses de confidentialité
Insérez une clause de confidentialité pour protéger les informations partagées entre les deux parties.
Cette clause garantit que les conditions de sponsoring ne seront pas divulguées à des tiers sans consentement mutuel.
Date et signature des parties
Le contrat doit être signé et paraphé par les deux parties pour garantir sa validité. Chaque partie conserve une copie originale du contrat signé.
Cette signature finalise l’accord et constitue une preuve d’engagement mutuel.
Modèle de contrat de sponsoring gratuit à télécharger
Voici un modèle de contrat de sponsoring, par exemple, que vous pouvez télécharger :
