Conditions générales d’achat (CGA) : comment fonctionne ce document ?

Plusieurs contrats permettent d’encadrer les relations commerciales. Parmi ceux-ci, les conditions générales d’achat (CGA) contribuent à sécuriser les transactions entre une entreprise et ses fournisseurs. 

Qu’est-ce que des conditions générales d’achat ? Dans quelle mesure se distinguent-elles des conditions générales de vente ? Qui est concerné par ce document ? Quelle est sa valeur juridique ? Comment le rédiger ? Vous trouverez dans cet article des éléments de réponse aux questions les plus courantes sur les conditions générales d’achat.

Qu’est-ce que les conditions générales d’achat ?

Par définition, les conditions générales d’achat (CGA) précisent les modalités d’achat qu’une entreprise cliente souhaite faire appliquer à ses fournisseurs. L’acheteur y synthétise les différentes conditions sous lesquelles il accepte de se fournir auprès d’un fournisseur. 

Cette information préalable sécurise la relation commerciale, et limite tout litige concernant des éléments variés comme les conditions d’approvisionnement, les délais de paiement, les délais de livraison ou encore le mode de livraison. 

Les conditions générales d’achat ont une valeur de contrat. Elles doivent être signées par les deux parties pour être valables. 

Les mentions des conditions générales d’achat peuvent apparaître dans les conditions générales de vente (CGV) des différents fournisseurs. Dans ce cas, les conditions générales de vente et d’achat peuvent apporter des informations complémentaires applicables à la relation commerciale ou nécessiter une négociation en cas de clauses contradictoires.

Quelle est la différence entre les conditions générales d’achat et les conditions générales de vente ?

Les CGV et les CGA sont les deux faces d’une même pièce concernant une relation commerciale. Les conditions générales de vente (CGV) sont définies par le vendeur et fournies à ses clients. Les CGV peuvent dès lors comprendre les prix des différents produits ou prestations de services appliqués par le vendeur, les moyens de paiement que le vendeur propose ou encore les délais et les moyens de livraison qu’il garantit.

L’autre partie au contrat de vente, l’acheteur, peut rédiger ses conditions générales d’achat (CGA). Elles informent le vendeur des différentes conditions sous lesquelles l’acheteur est prêt à acheter ses produits. Cela permet d’établir un cadre contractuel sécurisant pour l’acheteur contre divers risques suite notamment à l’achat de matières premières ou de produits manufacturés auprès de ses fournisseurs.

Cependant, il n’est pas rare que plusieurs clauses contenues dans les CGA et les CGV soient contradictoires. La loi Hamon de 2014 rappelle à ce sujet que les conditions générales de vente représentent « le socle unique des relations commerciales ». Dès lors, si l’acheteur n’a pas communiqué et fait signer ses CGA à son fournisseur, ce seront les CGV du fournisseur qui seront applicables. Néanmoins, si les CGA ont été acceptées et signées par le fournisseur, les juges pourront rechercher l’intention des parties au contrat pour statuer sur l’applicabilité de la clause contenue dans les CGA ou dans les CGV.

Quelle est la valeur juridique des conditions générales d’achat ?

Si les CGA n’étant pas aussi strictement encadrées par la loi que les CGV, elles sont néanmoins reconnues par le droit français dans les différentes relations commerciales entre professionnels. 

Par conséquent, en tant que professionnel, si vous souhaitez communiquer vos conditions générales d’achat à vos fournisseurs, veillez à leur faire signer ce document afin de rendre les conditions applicables. Une fois signées, vos CGA auront une valeur contractuelle. De fait, en cas de méconnaissance de l’une des dispositions de vos CGA, vous pourrez intenter une action en justice contre votre vendeur dans le but d'obtenir une réparation de votre préjudice.

Qui est concerné par les conditions générales d’achat ?

Les conditions générales d’achat (CGA) s’appliquent entre une entreprise et ses différents fournisseurs. Elles sont plus couramment fournies dans le cadre de contrats représentant un investissement important (achat de produits manufacturés, d’équipements industriels, de matières premières, etc.). Elles sont aussi éditées lorsque les achats opérés possèdent un enjeu stratégique particulier pour l’entreprise acheteuse.

Qui rédige les conditions générales d’achat ?

C’est l’entreprise acheteuse qui rédige les conditions générales d’achat. Elles sont couramment fournies avec les bons de commande qui sont transmis aux fournisseurs.

Comment rédiger les conditions générales d’achat ?

Si la rédaction des CGA n’est pas obligatoire, ce document doit encadrer correctement les modalités d’achat pour être valable.

La forme des conditions générales d’achat

Les conditions générales d’achat ne requièrent pas de formalisme spécifique, car ce document n’est pas obligatoire. Toutefois, pour être valables, il est impératif que les conditions générales d’achat soient :

• claires et précises pour sécuriser correctement la relation commerciale ;
• transmises aux fournisseurs avant l’achat ;
• signées par les deux parties.

Les mentions obligatoires dans les conditions générales d’achat

Le contenu des conditions générales d’achat est relativement souple pour pouvoir s’adapter aux impératifs des différentes relations commerciales. Cependant, au moment de rédiger vos conditions générales d’achat, pensez à y insérer les mentions suivantes pour que le document soit bien applicable :

• le nom et les coordonnées de l’acheteur ;
• l’objet de ce contrat et son applicabilité par rapport aux CGV du fournisseur ;
• les conditions de facturation ;
• les modalités de paiement ;
• les délais et moyens de livraison ;
• le contrôle de la qualité des produits ;
• le moment où s’opère le transfert de propriété ;
• les garanties exigées en cas de non-livraison ou de livraison d’un produit défectueux ;
• la confidentialité de ce contrat et de la relation commerciale ;
• la juridiction compétente en cas de litige ;

Quelle sanction en cas de non-respect des conditions générales d’achat ?

En cas de non-respect des conditions générales de ventes, ce sont les clauses détaillées dans le contrat qui s’appliquent. Si ces dernières entrent en conflit avec les CGV alors même qu’elles ont été signées par les deux parties, un juge pourra statuer sur le litige.

FAQ

Est-ce que les CGV prévalent sur les CGA ?

En théorie, ce sont les conditions générales de vente (CGV) qui prévalent sur les conditions générales d’achat (CGA). Toutefois, si ces dernières ont été signées par les deux parties, elles ont une valeur contractuelle. Il est donc nécessaire de bien penser à les transmettre avant tout achat commercial et à les faire signer pour qu’ils soient valables.

Est-ce obligatoire de faire signer des conditions générales d’achat ?

Non, il n’est pas obligatoire de faire signer des conditions générales d’achat, d’autant que ce document ne l’est pas lui-même. Cependant, il est fortement recommandé de le faire pour que les CGA acquièrent une valeur contractuelle. Elles sont couramment fournies au dos des bons de commande aux fournisseurs.

Qu’est-ce que les conditions générales d’utilisation ?

Les conditions générales d’utilisation (plus communément appelées CGU) définissent les règles d’utilisation d’une application mobile ou d’un site Internet. Elles précisent les droits et les obligations des internautes qui utilisent l’application ou le site. Elles sont délivrées lors de l’inscription de l’internaute. Elles protègent ainsi la responsabilité de l’éditeur du site Internet. Néanmoins, les CGU ne sont pas obligatoires.