Comment bien tenir son registre du personnel ?

L'objectif du registre unique du personnel est de garantir la transparence des emplois au sein d'une entreprise. L'obligation de tenir un registre unique du personnel s'impose à toutes les entreprises, quel que soit leur effectif.

Son caractère impératif implique de bien se renseigner à son sujet avant de créer son entreprise. Quels salariés doivent être inscrits sur le registre du personnel ? Que doit-il contenir, et sous quel format ? Legalstart fait le point pour vous.

Qu’est-ce que le registre du personnel ?

Le registre unique du personnel est un fichier qui doit être ouvert par l’employeur dès l’embauche du 1er salarié. Il liste, de manière indélébile, tous les salariés inscrits au sein de l’établissement dans l’ordre des embauches.

Ce registre obligatoire assure la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Pour être valable, il doit comporter certaines mentions obligatoires, qui sont conservées pendant 5 ans après le départ du salarié de l’entreprise.

Est-ce obligatoire de tenir un registre du personnel ?

Le registre du personnel est obligatoire pour tout établissement, qu’il s’agisse d’une SAS, d’une SARL ou même d’une association, dès lors qu’il embauche un salarié. Cette obligation incombe à l’employeur.

Pour information, le registre du personnel n'est pas la seule obligation qui incombe à l'employeur en matière de registres obligatoires. Ce dernier doit également tenir :

• le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) ;
• le registre du CSE dès lors qu’il est mis en place dans l’entreprise.

Quels sont les salariés concernés par l’inscription au registre du personnel ?

Tous les salariés de l'entreprise doivent être inscrits sur le registre du personnel. Sont également concernés les salariés mis à disposition par les entreprises de travail temporaire, et les travailleurs à domicile.

Les stagiaires sont également inscrits au registre dans l’ordre des arrivées, dans une partie qui leur est spécifique

L’inscription des stagiaires sur le registre du personnel

Vous souhaitez recruter un stagiaire ? Depuis le 10 juillet 2014, les stagiaires et les personnes exerçant une activité bénévole ou volontaire doivent figurer dans le registre unique du personnel. En effet, le registre des stages a été supprimé.

Pour les personnes liées par une convention de stage et les personnes exerçant une activité bénévole ou volontaire, le gérant de l’établissement doit renseigner les informations suivantes :

• nom et prénoms ;
• dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;
• nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire ;
• les événements postérieurs à l’arrivée des stagiaires, aussitôt qu’ils surviennent.

Ces informations sont inscrites dans l’ordre d’arrivée et mentionnées dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Zoom sur le salarié étranger

Le travailleur étranger doit être porté sur le registre du personnel dès son embauche, comme tout salarié.

En cas de contrôle de l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure d’affirmer que les travailleurs étrangers qu’il a reçus au sein de son établissement étaient habilités à exercer une activité salariée.

En cas d'embauche d'un salarié étranger, veillez donc à conserver une copie du titre du travailleur étranger ou de sa déclaration de détachement.

Les copies des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers et des déclarations de détachement doivent être annexées au registre unique du personnel et accessibles aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE), ainsi qu’aux agents de l’inspection du travail ou de tout autre agent en charge de veiller au respect du Droit du travail, et ce sur chaque lieu de travail.

Que doit contenir le registre du personnel ?

Le personnel de l’entreprise doit être inscrit dans le registre du personnel en respectant l’ordre chronologique d’embauche. Tous les événements postérieurs à l’embauche doivent être complétés au fur et à mesure, au moment où se produisent ces événements.

Votre registre unique du personnel doit contenir les éléments suivants, pour chacun de vos employés :

• l’identification du salarié, c’est-à-dire son nom, prénom, sa date de naissance, sa nationalité et son sexe ;
• les informations relatives à sa carrière, à savoir l’emploi exercé et la qualification du salarié ;
• les dates d’entrée et de sortie de l’établissement ;
• les événements postérieurs à l’embauche du salarié, aussitôt qu’ils surviennent ;
• la date d’autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise ;
• le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée.

Certaines mentions concernant le type de contrat sont également à préciser :

• la mention "contrat à durée indéterminée" pour les salariés titulaires d’un CDI, ou "contrat à durée déterminé" pour les travailleurs titulaires d'un CDD ;
• la mention "salarié temporaire" ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire pour les salariés temporaires ;
• la mention "mis à disposition par un groupement d'employeur" ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs ;
• la mention "salarié à temps partiel" pour les salariés en contrat à temps partiel ;
• la mention "apprenti" ou "contrat de professionnalisation" pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation.

Sous quel format tenir le registre du personnel ?

Concernant le registre du personnel, aucun modèle fixe et établi par l’administration n’est consultable. En effet, il n’existe aucune forme particulière ou imposée pour la tenue du registre du personnel.

Les chefs d’établissement peuvent choisir de tenir le registre du personnel classiquement, dans un cahier, mais ils ont aussi la possibilité d’utiliser un support informatique valant registre du personnel dématérialisé.

Cela peut être un registre du personnel Excel tenu informatiquement, ou même un registre du personnel en ligne (grâce à des solutions de tenue numérique des registres sociaux).

Ce registre du personnel dématérialisé est possible sous réserve que celui-ci offre des garanties de contrôle équivalentes à la version papier (saisie indélébile des enregistrements). Pour ce faire, l’employeur doit recueillir l’accord préalable des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, et informer l’inspection du travail du changement de support du registre unique du personnel en y joignant l’avis du CSE.

Qui peut consulter le registre du personnel ?

Le registre du personnel doit être mis à la disposition :

• de l’inspection du travail ;
• des membres du CSE.

Les salariés peuvent également demander à consulter le registre du personnel. En effet, en application du règlement européen général sur la protection des données personnelles (RGPD), un salarié peut demander à avoir accès au registre pour consulter uniquement les informations qui le concernent. 

Quelles sanctions pour l’employeur qui ne tient pas de registre du personnel ?

En cas de contrôle, tout manquement à l’obligation de tenir un registre du personnel, à le mettre à jour ou à l’oubli de mentions obligatoires expose à des amendes pouvant aller jusqu’à 750 € par salarié concerné.

Également, le fait de ne pas tenir le registre du personnel à la disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail est constitutif d’un délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents.

Pour conclure, le registre unique du personnel est un document assez simple à établir et à entretenir, si tant est que les employeurs disposent des clés essentielles à sa compréhension : possibilité de tenir un registre du personnel informatique, obligation de tenir un registre du personnel stagiaire, accès des membres du CSE, etc.

FAQ

Puis-je garder le registre unique du personnel confidentiel ?

Le registre du personnel ne peut pas être tenu confidentiel. En effet, les membres du CSE et les agents de l’inspection du travail ou toute autre personne chargée de la surveillance du respect du Droit du travail par les entreprises doivent pouvoir accéder au registre unique du personnel.

Où trouver le registre unique du personnel ?

Le registre du personnel est tenu par l’employeur ou le service des ressources humaines de l’entreprise qui peuvent mettre à disposition ce document.

Quels sont les registres obligatoires dans une entreprise ?

Les registres obligatoires pour une entreprise sont le registre unique du personnel, le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), le registre du CSE (s’il est mis en place dans l’entreprise), le registre spécifique de la durée du travail lorsque tous les salariés ne bénéficient pas du même jour de repos, le registre de sécurité, le registre des accidents bénins, etc. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles L1221-13 à L1221-15-1 - Code du travail
• Article L1221-13 - Code du travail