Comment faire l’onboarding d’un nouveau collaborateur ?
Pour créer l’onboarding d’un nouveau collaborateur, plusieurs étapes sont à respecter. De plus, pour faciliter sa mise en place, vous disposez de différents outils.
Les étapes de l’onboarding
Les étapes pour définir le parcours d’intégration d’un collaborateur sont les suivantes :
- préparer l’arrivée du nouveau collaborateur ;
- accueillir le nouveau collaborateur le jour J ;
- mettre en place un suivi régulier.
Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur
La première étape de l’onboarding RH consiste à préparer en amont l’arrivée du nouveau collaborateur. Le processus d’onboarding commence donc bien avant le premier jour du salarié dans l’entreprise.
Cela passe notamment par :
- l’attribution d’un espace de travail ;
- la création des accès nécessaires (carte d’accès, accès informatiques, etc) ;
- la fourniture des équipements nécessaires comme un ordinateur, un téléphone etc. ou encore les équipements de sécurité si besoin ;
- l’organisation de la première journée.
Dans cette phase, il est également important de réaliser le pré-onboarding, c’est-à-dire de préparer la partie administrative. Ainsi, le manager peut se rapprocher du service des ressources humaines pour organiser la signature du contrat de travail, la transmission de l'éventuel pack de bienvenue (goodies, livret d’accueil) et le suivi des formations, le cas échéant.
Il convient également de prévenir les membres de l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, de sa date de prise de fonction et de les informer du déroulé de sa première journée.
Accueillir le nouveau collaborateur le jour J
Le jour de la prise de fonction du nouveau collaborateur doit lui laisser une première bonne impression. Cependant, il n’est pas nécessaire d’organiser une fête de bienvenue pour autant. Il faut seulement qu’il sente qu’il est le bienvenue, et que tout est mis en œuvre pour qu’il puisse travailler dans de bonnes conditions.
Par exemple, il est possible d’organiser un rendez-vous avec le manager pour présenter l’activité, les objectifs et régler les questions administratives. Puis de prévoir un petit déjeuner informel avec les membres de l’équipe pour qu’ils puissent faire connaissance.
Il peut également être intéressant de nommer un mentor qui sera la figure de référence au sein de l’équipe pour le nouveau collaborateur.
Ensuite, en fonction de l’activité, de l’organisation du service, et des éventuelles formations à suivre, le programme doit être adapté. Pour clôturer cette première journée, il est possible de prévoir un rapide débriefing avec le manager.
Quel que soit le programme de cette première journée, il est important de prendre le temps de répondre à toutes les questions du nouveau collaborateur.
Mettre en place un suivi régulier
Si l’onboarding ne commence pas le jour de l’embauche du salarié, il ne se termine pas ce jour-là non plus. En effet, l’onboarding est un processus qui s’inscrit dans le temps. C’est un véritable parcours. Par conséquent, il est indispensable de faire des points d’étape.
Le manager doit prévoir la fréquence de ces points réguliers dès l’arrivée du salarié. Il est par exemple possible de prévoir un point toutes les semaines au début puis de les espacer. Si le nouveau collaborateur en ressent le besoin, il doit également pouvoir solliciter un entretien avec le manager en dehors des rendez-vous déjà planifiés.
Les outils de l’onboarding RH
La mise en place d’un processus d’onboarding n’est pas toujours aisée. Pour vous aider, plusieurs outils existent :
- le livret d’accueil fourni par les RH ;
- l’intranet de l’entreprise ;
- les échanges avec les membres de l’équipe ;
- une messagerie instantanée interne pour que le collaborateur puisse facilement poser ses questions même si tous les membres de l’équipe ne sont pas présents sur le site (télétravail, etc.) ;
- les logiciels d’automatisation ;
- les logiciels d’onboarding.
FAQ
Quand commence l'onboarding ?
L’onboarding d’un nouveau collaborateur commence bien avant son premier jour dans l’entreprise. En effet, il commence dès son premier contact avec l’entreprise, notamment avec le service des ressources humaines. Ensuite, son parcours d’intégration doit être préparé en amont par le manager, afin que son premier jour se déroule dans les meilleures conditions possibles.
Quels sont les avantages d'un onboarding digital ?
Il est tout à fait possible de créer un parcours d’onboarding digital. Cela permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs administratives, de faciliter le travail à distance et de réduire les coûts. Toutefois, il faut veiller à conserver tout l’aspect humain si important dans un processus d’onboarding.
Quelles sont les conséquences d'un onboarding raté ?
Un onboarding mal réalisé peut avoir d’importantes conséquences négatives pour l’entreprise comme :
- le départ du salarié ;
- la remise en cause de son image employeur (réputation) ;
- une baisse de productivité ;
- une mésentente au sein de l’équipe ;
- etc.
