Contrat de stage : la règlementation en vigueur

La réglementation du contrat de stage a été renouvelée par une loi du 26 juin 2014 afin d'améliorer l'encadrement des stages et le statut des stagiaires. Le nombre de stages en milieu professionnel a quasiment triplé depuis 2006, passant de 600 000 à 1,6 million par an. Souvent indispensables pour concrétiser les connaissances et améliorer l’employabilité des futurs diplômés, ils permettent aux entreprises de bénéficier de compétences nouvelles pour des missions spécifiques et de se constituer un vivier de recrutements potentiels.

Cette réforme des stages en entreprise a pour objectif de favoriser le développement des stages de qualité tout en évitant qu’ils se substituent à des emplois. Par peur de la précarisation de l’emploi et de l’usage abusif des stagiaires, cette loi impose de nouvelles obligations aux entreprises.

Le recrutement des stagiaires, est une mécanique complexe. Afin d’améliorer la visibilité de votre entreprise et de rédiger un contrat de stage modèle, cette fiche répond aux principales questions qui se posent suite à la réforme des stages.

Pour quels types de missions puis-je avoir recours à un stagiaire ?

Le recours au stagiaire n’est pas autorisé dans tous les cas de figure. La réforme vise en particulier 4 cas dans lesquels il est interdit de recourir au stage.

Employer un stagiaire est proscrit :

• quand il a pour mission d’exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
• pour faire face à un accroissement temporaire de votre activité
• pour un emploi saisonnier
• remplacer un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu

Pour ces tâches, il convient d'avoir recours à un CDD ou à un contrat de travail étudiant pour embaucher.

En revanche, elle ne liste pas explicitement les situations dans lesquelles le recours à un contrat de stage est admis.

Ni régulière, ni exceptionnelle, la mission du stagiaire semble difficile à cerner. En réalité, il s’agit de respecter un certain équilibre. Votre stagiaire doit venir en complément d’une activité déjà exercée par un de vos salariés. Il doit l’assister, l’aider sans pour autant occuper un poste pour lequel vous pourriez créer un emploi à temps plein.

Gardez à l’esprit que le stagiaire a besoin d’être formé. Pour cette raison, la loi a instauré une nouvelle obligation : vous devez désigner un tuteur de stage dans le contrat de stage. Celui-ci sera chargé de l’accueil et de l’accompagnement de votre stagiaire.

Il doit notamment veiller à ce qu’il acquiert une expérience professionnelle en adéquation avec sa formation. Par exemple, un stagiaire peut assister la directrice commerciale d’une entreprise en répondant aux clients, en rédigeant des fiches techniques et en proposant des améliorations.

Combien de stagiaires est il possible d’employer ?

Depuis la réforme des stages, il existe un seuil maximal de stagiaire qu’il n’est plus possible de dépasser. Ce seuil a été fixé par le décret du 26 octobre 2015  :

• Les sociétés de moins de 20 salariés ne peuvent avoir recours qu'à 3 stagiaires maximum en même temps.
  
  
• Les sociétés de plus de 20 salariés ne peuvent pas accueillir un nombre de stagiaire supérieur à 15% de l'effectif (20% pour les stages obligatoires en milieu professionnel) sur une semaine civile.

Enfin, un tuteur ne peut pas avoir plus de 3 stagiaires sous sa supervision en même temps (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel).

Combien coûte un stagiaire ?

Afin d’améliorer le statut des stagiaires, la réforme des stages a revalorisé la gratification qui leur est accordée et raccourci la durée maximale d'un stage non rémunéré.

Depuis la réforme, tout stage dont la durée est supérieure à 2 mois doit obligatoirement être rémunéré. Cela correspond à plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, à 7 heures de travail par jour ou plus de 308 heures de travail, même répartis différemment au jour le jour.

De manière générale, cette rémunération correspond à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Du 1er janvier au 31 décembre 2018, la rémunération minimale est de 577,50€ par mois (22 jours) pour un stage à temps plein de 35 heures. La gratification de stage horaire est de 3,75€.

La rémunération est calculée en fonction de la présence effective du stagiaire (voir plus bas pour le calcul des jours et des mois).

Elle est exonérée de cotisations et contributions patronales et salariales de sécurité sociale. Vous n’avez donc pas à vous acquitter de ces charges si vous versez à votre stagiaire la gratification minimale horaire. A contrario, si vous lui versez une somme plus importante pour la rémunération du stage, vous aurez à payer des charges mais uniquement pour la somme supérieure à la gratification minimum légale. N'oubliez pas qu'il est tout à fait possible de prévoir dans le convention de stage des avantages en nature pour le stagiaire.

Quelle est la durée maximale d’un stage ?

La durée maximale des stages est de 6 mois. A noter qu'en cas d'embauche du stagiaire dans les 3 mois qui suivent la fin du stage, la durée du stage doit être déduite de la période d'essai.

Ces 6 mois sont appréciés en tenant compte de la présence réelle du stagiaire dans l’entreprise.

La méthode pour calculer la durée de présence du stagiaire est la suivante :

• chaque période au moins égale à sept heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour
• chaque période au moins égale à vingt-deux jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.

Par exemple, il est considéré qu'un stagiaire qui travaille tous les jours mais ne fait que 21 heures par semaine n'a travaillé que 3 jours. Au bout de 7 semaines, il aura cumulé 21 jours de présence soit, légalement, moins d'un mois de stage. Cela permet de garder assez longtemps un stagiaire pour qu'il acquiert une autonomie significative et devienne performant. Cette astuce peut permettre de pallier en partie la réduction du nombre de stagiaire.

Puis je remplacer mon ancien stagiaire dès la fin de son stage ?

Depuis la réforme de 2014, cela n’est plus possible. Vous devez attendre l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Par exemple, après un stage de 6 mois, il vous faut attendre 2 mois pour pouvoir conclure un nouveau contrat de stage.

Ce délai ne s’applique que lorsque le nouveau stagiaire est recruté pour un poste identique à celui de l’ancien. Ainsi, vous pouvez directement recourir à un nouveau stagiaire s’il n’occupe pas les mêmes fonctions que celui qui vient de partir. C'est à vous de définir ses fonctions dans le contrat de stage.  Dans le cas où le stage est interrompu avant son terme par le stagiaire, vous n’avez pas besoin de respecter ce délai.

Quels sont les nouveaux droits de mon stagiaire ?

La réforme des stages a donné de nombreux droits aux stagiaires.

• Son temps de présence est encadré. Il ne doit pas être supérieur à celui des salariés de l’entreprise, c’est à dire à un contrat de 35h ou un contrat de 39h par semaine. Vous êtes obligé de procéder à un décompte de ses heures de présence.
• Il bénéficie des jours fériés accordés à vos salariés.
• Il doit avoir avoir accès au restaurant d'entreprise ou bénéficier de tickets restaurants si vos salariés y ont droit.
• Vous avez aussi à prendre en charge une partie de ses frais de transports.
• Vous devez prévoir dans sa convention des autorisations d’absence et de congés en stage, ceux-ci ne sont pas obligatoirement rémunérés mais ils bénéficient de la franchise des cotisations sociales s'ils le sont. 
En cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, les stagiaires effectuant un stage de plus de deux mois profitent des mêmes droits que vos salariés.

Bon à savoir : à la fin d'un stage, vous êtes tenu de remettre une attestation de stage au stagiaire partant. Ce document lui permet de faire prendre en compte son stage dans ses droits à la retraite. Pour vous aider dans la rédaction, pensez à vous appuyez sur un modèle d'attestation de stage.

Quel est le risque en cas de non respect de ces obligations ?

Les sanctions ne sont pas les mêmes selon la règle que vous avez enfreinte :

• Si vous ne respectez pas les missions pour lesquelles vous pouvez avoir recours à un stagiaire, par exemple si vous lui confiez une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent sans le former, le stage peut être requalifié en contrat de travail. Vous devrez alors lui verser un rappel de salaire et vous ne pourrez pas rompre la convention de stage à l’issu de la durée pour laquelle vous l’avez conclu mais vous devrez respecter la procédure de licenciement. Cela peut coûter très cher.
  
  
• Si vous ne respectez pas le nombre maximal de stagiaire, les durées maximales hebdomadaires de présence ou l’attribution d’un tuteur au stagiaire, la sanction est différente. Vous vous exposez en premier lieu à une amende de l’inspection du travail. Cette amende peut aller jusqu'à 2 000€ pour chaque stagiaire concerné par le manquement. Si vous commettez le même manquement dans l’année suivant votre amende, l’amende peut alors atteindre 4 000€. Souvent, les causes de l’amende sont des critères ordinairement pris en compte par les juges pour requalifier le stage en contrat de travail.

Avant d'employer un stagiaire, assurez vous de respecter toutes ces obligations. Et n'oubliez pas de lui demander s'il peut se procurer une convention de stage ! En effet, un contrat de stage non conventionné n'est pas envisageable. Si vous comptez recourir à un stagiaire que quelques jours par semaine, vous pouvez opter pour le contrat de stage alterné.

Rédacteur : Clara Ripault, diplômée de l’université Paris II Panthéon-Assas, élève avocate (HEDAC). Clara est spécialisée dans les problématiques liées à la propriété intellectuelle et la création d’entreprise. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.