Comment réaliser les formalités liées à l’ancienne DUE ?

Lors de l’embauche d’un nouveau salarié, de multiples formalités sont à effectuer. Celles-ci permettent notamment d’ouvrir ses droits sociaux, mais aussi de se mettre en conformité avec la réglementation du travail. Afin de faciliter ces démarches, un système de déclaration unique a été mis en place. La DUE, déclaration unique d’embauche, a été la première forme de déclaration permettant de centraliser les données. Elle a été remplacée en 2011 par la DPAE désormais utilisée par les employeurs. Quelles sont les obligations liées à cette déclaration, comment la réaliser au mieux et éviter de possibles sanctions ? Legalstart fait le point sur la DUE et sa remplaçante la DPAE.

Qu’est-ce que la DUE ? Définition

La déclaration unique d'embauche ou DUE, par définition, permettait aux employeurs d'effectuer toutes les formalités concernant l'embauche d'un salarié sur un seul et même document. Ce document unique, créé en 1998, devait être transmis par voie électronique ou papier à l'URSSAF. Celle-ci se chargeait ensuite de collecter puis transmettre les informations aux organismes concernés. Transmettre la DUE à l’URSSAF permettait en une seule démarche administrative de réaliser 6 formalités à l’embauche. 

La DUE a finalement été couplée en 2011 avec la déclaration nominative préalable à l'embauche. La nouvelle déclaration unique réalisée par l'employeur s'appelle désormais déclaration préalable à l'embauche, ou DPAE.

Comment déclarer l’embauche d’un salarié en 2023 sans DUE ?

La DUE n’existe plus depuis 2011. La déclaration qui la remplace est la DPAE. Pour l’employeur :

1. quelle est l’utilité de la DPAE ?
2. pour quelles embauches faut-il faire une DPAE (ancienne DUE) ?
3. quelles sont les formalités pour faire une DPAE ? 

Quelle est l’utilité de la DPAE ? 

Réaliser la DPAE vous permet en tant qu’employeur :

• d’ouvrir tous vos droits sociaux à son employé ;
• de bénéficier d’une couverture en cas d’accident du travail du salarié ;
• de profiter d’éventuels dispositifs fiscaux et droits à exonération ;
• d’être en conformité avec les différentes administrations en cas de contrôle. 

Ainsi, en faisant votre déclaration préalable à l'embauche (ex-DUE) à l’URSSAF, vous profitez d’une démarche unique pour effectuer 6 formalités consécutives à l’embauche :

• déclarer une première embauche ;
• faire immatriculer le salarié à la CPAM ;
• en cas de première embauche, vous immatriculer au régime général de sécurité sociale et de l'assurance chômage ;
• adhérer à un service de santé au travail pour les visites médicales ;
• solliciter une demande de visite médicale d’embauche ;
• permettre le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Pour quelles embauches faut-il faire une DPAE (ancienne DUE) ?

Tous les salariés relevant du régime général de la sécurité sociale doivent faire l’objet d’une DPAE ou anciennement d’une DUE. Votre entreprise, quelle que soit sa forme juridique, sa taille, son activité, le type de contrat signé avec votre salarié (y compris un contrat d’apprentissage) doit procéder à une déclaration préalable à l'embauche. 

Si vous êtes un particulier employeur, vous devez aussi vous soumettre à la formalité de la DPAE. C’est notamment le cas si vous embauchez un employé pour des travaux de construction, de rénovation immobilière, de secrétariat, etc. 

De même, les associations doivent réaliser une DPAE, lorsqu’elles :

• embauchent du personnel salarié ;
• mettent à disposition des personnes pour contribuer à leur réinsertion professionnelle ;
• placent des salariés chez des particuliers, pour les associations de service à la personne.

Quelles sont les formalités pour faire une DPAE

La DPAE se veut simple et rapide. Vous disposez d’un délai de 8 jours avant la date d’embauche pour transmettre votre déclaration à l’URSSAF par voie électronique. Vous devez donc anticiper l’arrivée de votre salarié. Si celle-ci n’a finalement pas lieu et qu’il s’agit de votre première embauche, vous êtes tenu d’en informer l’organisme au plus vite. L’URSSAF pourra ainsi annuler la création de votre compte employeur. 

La DPAE doit contenir certaines informations obligatoires pour être valable :

• la dénomination sociale de votre entreprise (ou nom et prénom si vous êtes particulier employeur) ;
• le numéro SIRET ;
• l’adresse de l’entreprise ;
• le code APE ou NAF ;
• le numéro de Sécurité sociale du salarié ;
• à défaut, son identité ;
• la date d’embauche et l’heure ;
• le type et la durée du contrat de travail ;
• le service de santé au travail dont vous relevez.

Quelles sanctions en l’absence de DPAE (ex-DUE) ?

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de vous soumettre à la déclaration préalable à l'embauche. En cas de non-respect de la DPAE, ancienne DUE, l’entreprise s’expose à des sanctions civiles, administratives et pénales. 

En termes de sanctions civiles, vous devrez régulariser auprès de l’URSSAF les cotisations de sécurité sociale non payées. 

Vous vous exposez également au paiement d’une pénalité administrative correspondant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. 

Enfin, vous êtes passible d’une condamnation pénale. En effet, l’absence intentionnelle de DPAE est assimilée au délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Une entreprise personne morale s'expose ainsi à une peine allant jusqu’à 225.000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire. Les personnes physiques, quant à elles, risquent 45.000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement.

FAQ

Quelle différence entre DUE et DPAE ?

Il n’existe pas de différence entre DUE et DPAE. La DPAE, ou déclaration préalable à l'embauche, est la démarche qui remplace désormais la DUE (déclaration unique d’embauche) lors de l’embauche d’un salarié. L’objectif de ces 2 démarches est identique : faciliter et centraliser les formalités administratives pour l’employeur. La DPAE, ex-DUE, s’effectue auprès de l’URSSAF. 

Est-ce que la DUE existe encore ?

Non, la DUE ou déclaration unique d’embauche, n’existe plus. Elle a été remplacée en 2011 par la DPAE, déclaration préalable à l'embauche, qui reprend les mêmes formalités et précède l’embauche d’un nouveau salarié dans une entreprise. 

Qui fait la DUE ?

C’est à l’employeur (personne morale ou personne physique) qu’incombe l’obligation de remplir la DPAE, anciennement DUE. Celle-ci doit être transmise dans les 8 jours précédant la future date d’embauche. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L1221-10 à L1221-12-1 - Code du travail
• article L8223-2 - Code du travail
• ​​articles R1221-1 et R1221-2 - Code du travail