Quelles sont les obligations liées à la DPAE ?

Vous envisagez de recruter un salarié ou vous venez tout juste de signer le contrat de travail de votre futur salarié ? Sachez que le recrutement d’un salarié entraîne la réalisation de démarches administratives avant même sa prise de poste. L’employeur a notamment pour obligation de remplir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), anciennement déclaration unique d'embauche (DUE), qui sert à informer l’administration du fait qu’il emploie un ou plusieurs salariés.

En quoi consiste la DPAE ? Quelles mentions doivent obligatoirement figurer sur la DPAE ? Quelles démarches auprès de l'URSSAF ? DPAE et dispenses ? Quelle est la procédure à suivre et auprès de quel organisme ? Explications.

Qu’est-ce qu’une DPAE

DPAE : définition

Concernant la DPAE, la signification de l'acronyme est : déclaration préalable à l’embauche. Il s'agit d'une mesure qui vise à simplifier les obligations déclaratives de l’employeur lorsqu’il souhaite embaucher un salarié. Il s’agit d’une déclaration à réaliser pour chaque salarié, afin de prévenir l'administration fiscale, ainsi que les organismes intéressés (MSA, CPAM, etc) de la signature d’un contrat de travail à venir.

Ainsi, toutes les démarches pour le calcul des cotisations sociales peuvent être enclenchées.

À quoi sert la DPAE ?

Faire une DPAE permet de : 

• couvrir l’entreprise en cas d’accident du travail du salarié ;
• ouvrir les droits sociaux du salarié ;
• profiter des éventuels dispositifs fiscaux applicables à votre entreprise pour l’embauche d’un salarié ;
• être en conformité avec les obligations légales qui incombent à l’employeur.

Par ailleurs, d’un point de vue pratique, la réalisation d’une DPAE permet d’accomplir, en une seule formalité, six démarches différentes. 

Ainsi, lorsque vous faites une DPAE, les démarches suivantes sont faites automatiquement : 

• déclaration d’une première embauche dans un établissement ;
• demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale (à la CPAM) ;
• demande d’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage en cas d’embauche d’un premier salarié ;
• demande d’adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
• demande d’examen médical d’embauche du salarié en vue de la visite médicale obligatoire ;
• liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Au-delà de l’aspect légal, la réalisation de la déclaration DPAE permet de gagner du temps.

La déclaration préalable à l’embauche est-elle obligatoire ?

Oui, la DPAE est obligatoire dès lors qu’une entreprise embauche un salarié, que ce soit en CDD ou en CDI.

Cette obligation vaut quelle que soit la taille de l’entreprise, son secteur d’activité, sa forme juridique ou encore les conditions d’exercice du contrat de travail.

Quelles embauches nécessitent une DPAE ?

Faire une DPAE à l’Urssaf est nécessaire dès lors qu’une entreprise embauche un salarié rattaché au régime général de la Sécurité sociale.

Ainsi, la DPAE pour un apprenti est obligatoire.

En cas de congé de maternité d'une salariée, il est nécessaire de réaliser une DPAE uniquement si la salariée en question est remplacée par un nouvel employé. DPAE et grossesse ne sont donc pas systématiques.

Concernant les employés saisonniers, une DPAE est également obligatoire. La déclaration en ligne est quasi identique à celle d'un salarié classique. 

Quels sont les cas de dispense de DPAE ?

Dans certains cas, l’employeur n’a pas l’obligation de faire une DPAE et dans d’autres, il doit effectuer une déclaration spécifique.

Les dispenses de DPAE

Il existe plusieurs cas de dispense de DPAE.

Tout d’abord, la DPAE pour un stage n’est pas nécessaire. En effet, les stagiaires n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas besoin d’effectuer une DPAE stagiaire. La réglementation du contrat de stage implique simplement de mentionner les stagiaires dans le registre unique du personnel.

Par ailleurs, le bénévolat ne rentre pas dans le champ d’application de la déclaration préalable d’embauche. Par conséquent, les associations n’ont pas à déclarer leurs bénévoles, dès que cela ne donne lieu à : 

• aucune contrepartie financière ;
• aucun lien de subordination de nature salariale.

En outre, l'emploi d’une personne en service civique, et qui peut justifier de l’agrément dédié, ne nécessite pas de procéder à une DPAE. Cela s’explique par le fait que le contrat de collaboration signé dans le cadre du service civique ne relève pas du Code du travail.

Les déclarations spécifiques

Il existe deux cas particuliers en ce qui concerne l’obligation de DPAE : 

• Les assistantes maternelles : leur emploi par un particulier relève de la compétence du centre Pajemploi et non de l’Urssaf. Il est nécessaire de se rapprocher de cet organisme, mais vous êtes dispensé de DPAE ;
• Les intérimaires : L’entreprise de travail temporaire (ETT) a l’obligation de faire une DPAE pour son personnel permanent et le personnel intérimaire. L’entreprise utilisatrice, quant à elle, n’a pas à se soumettre à cette obligation.

Quand faire une DPAE ?

La DPAE doit être faite avant la date de prise de fonction du salarié ou le début de la période d’essai. Pour la DPAE, le délai à respecter est de 8 jours avant la date prévisible de l’embauche.

Qui se charge de la DPAE ?

C’est l’employeur qui doit réaliser la DPAE. Cela vaut pour tous les employeurs quelle que soit la taille ou la forme juridique de l'entreprise. Ainsi, dès lors qu'une société ou une association embauche un salarié, elle doit réaliser une DPAE.

De même, les entreprises de travail temporaire doivent faire une DPAE pour l'embauche d'un salarié permanent comme pour les intérimaires. L'entreprise utilisatrice, quant à elle, n'a pas besoin de faire de DPAE puisque son contrat la lie à l'agence d'intérim. Ce n'est pas elle qui embauche le salarié. Ce dernier est seulement mis à sa disposition.

Comment faire une DPAE ?

Que contient la DPAE ?

Faire une DPAE implique de remplir un formulaire DPAE comprenant des mentions obligatoires suivantes  :

• Informations relatives à l’employeur  : raison sociale ou nom de l’employeur, code APE, adresse de l’établissement, numéro SIRET, numéro du service de santé au travail dont l’employeur relève s’il est affilié au régime général de la Sécurité sociale, numéro de téléphone.
• Informations relatives au salarié : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale.
• Informations relatives au contrat : nature du contrat (CDD, CDI, contrat de travail temporaire), date et heure d'embauche, durée de la période d’essai du CDI ou de la période d’essai du CDD, service de santé au travail.

À qui adresser la DPAE ?

La déclaration préalable à l'embauche doit être réalisée auprès de l'URSSAF.

Si l'entreprise réalise peu de DPAE, elle peut faire l'envoi à l'Urssaf sur le site internet de l'organisme ou sur le site internet net-entreprises.fr. Mais si l'entreprise réalise un grand nombre de DPAE, dans ce cas, elle doit passer par l'API DPAE. Il s'agit d'une plateforme informatique directement reliée à votre logiciel de paie et qui permet un échange sécurisé des données.

Quand se fait une DPAE ?

Il est impératif que l’employeur la transmette à l’URSSAF dans les 8 jours précédant la date d'embauche.

Peut-on faire une DPAE en ligne ?

En principe, la DPAE s’effectue en ligne. C’est d’ailleurs une obligation à laquelle est tenu tout employeur qui a réalisé plus de 50 déclarations d’embauche l’année précédente, sous peine de sanction.

La DPAE en ligne peut alors être effectuée sur le site net-entreprises.fr via :

• Un formulaire à remplir en ligne ;
• Un dépôt de fichier issu de votre logiciel de paie ou SIRH.

Les employeurs qui ne sont pas obligés de remplir le formulaire de déclaration préalable peuvent faire une DPAE papier grâce à l’imprimé de déclaration préalable suivant : le formulaire Cerfa 14738*01. Ce formulaire peut être obtenu auprès de l’URSSAF ou sur le site du ministère du Travail. L’employeur doit ensuite adresser ce formulaire signé à l’URSSAF par télécopie ou par lettre recommandée avec accusé de réception. 

En retour, l’organisme destinataire adresse à l’employeur un accusé de réception de la déclaration.

L’employeur est alors tenu de transmettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF.

Quelles sanctions en cas d’absence de DPAE ?

Si vous ne respectez pas l'obligation de DPAE en ligne, vous vous exposez à plusieurs types de sanctions.

• d’une part, vous risquez des sanctions civiles qui impliquent la régularisation de votre situation auprès de l’Urssaf, et notamment le paiement des cotisations sociales dues ;  
• vous prenez également le risque d’être frappé de sanctions administratives sous la forme d’une peine d’amende correspondant à 300 fois le taux horaire minimum garanti ;
• d’autre part, vous vous exposez à des sanctions pénales pour travail dissimulé. Ce délit est puni de 45.000  € d’amende et de 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique ou de 225.000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.

FAQ

Comment savoir si la DPAE a été faite ?

Le salarié peut demander à l’Urssaf si son nouvel employeur a bien accompli la déclaration préalable à l’embauche.

Quels documents pour une DPAE ?

Pour réaliser une DPAE, vous devez compléter le formulaire en ligne ou télécharger le formulaire 14738*01 et l’imprimer. Il convient de mentionner les éléments suivants : 

• la dénomination sociale de votre entreprise ou les nom et prénom de l’employeur ;
• le code Naf (APE) ;
• le n° siret et l’adresse de l’établissement, (ou le numéro de liasse délivré par le guichet unique, si celui-ci est en cours d’immatriculation) ;
• le service de santé au travail dont vous dépendez ;
• l’identité et, s’il en a déjà un, le n° de Sécurité sociale de votre salarié ;
• la date et l’heure d’embauche ;
• les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).

Qui signe une DPAE ?

C’est l’employeur qui signe la déclaration préalable d’embauche (DPAE) et qui l’adresse à l’Urssaf.

À quelle date faire la DPAE ?

La DPAE doit être faite dans les 8 jours précédant la date supposée d’entrée en fonction ou de début de la période d’essai.

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article L1221-10 - Code du travail
• Article L1221-11 - Code du travail
• Article L1221-12-1 - Code du travail