Cooptation : définition, intérêt et fonctionnement

Vous cherchez à faire venir des talents au sein de votre entreprise et vous peinez à recruter, en interne comme en externe ? Le réseau professionnel de vos collaborateurs peut peut-être vous aider à trouver le candidat idéal. Pour encourager vos salariés à vous conseiller leur entourage qualifié et trouver la perle rare sur des profils pénuriques, il est possible de mettre en place un processus de cooptation. En quoi consiste cette technique RH, comment peut-elle être bénéfique à votre entreprise et comment la mettre en œuvre efficacement ? Legalstart vous explique comment faciliter vos campagnes de recrutement grâce à la cooptation.

Qu’est-ce que la cooptation ? Définition

La cooptation, par définition, consiste pour un salarié à recommander à son employeur un potentiel candidat de sa connaissance, dont les qualités correspondent à celle d’un poste ouvert dans l’entreprise. C’est une méthode de recrutement, également appelée recrutement participatif, et qui permet d’impliquer les salariés d’une entreprise dans le processus d’embauche. 

Le processus de cooptation implique :

• le recruteur ;
• le coopteur ;
• le coopté. 

Lors d’une campagne de recrutement, les salariés sont sollicités par le recruteur pour mobiliser leur réseau professionnel. Le salarié qui recommande le candidat idéal est le coopteur, et le candidat recruté est le coopté. En règle générale, la cooptation est externe. En interne, la simple recommandation de la hiérarchie est souvent suffisante, mais la cooptation peut néanmoins exister.

Pourquoi mettre en place la cooptation dans une entreprise ?

Les avantages de la cooptation

La cooptation présente plusieurs avantages, pour le coopteur ou le coopté mais particulièrement pour l’entreprise qui recrute. 

Les bénéfices de la cooptation pour l’entreprise sont multiples, d’une part en ce qui concerne le recrutement en lui-même, elle permet notamment de :

• diminuer les coûts classiques d’une campagne de recrutement (ex. : cabinet de recrutement) ;
• gagner du temps sur un processus de sélection souvent long et complexe ;
• faciliter les recherches de candidats pertinents aux valeurs proches de celles de la société ;
• dénicher des profils atypiques ou pénuriques et pourvoir des postes exigeants. 

Mais l’entreprise profite également d’avantages quant à sa réputation. La cooptation permet en effet d’impliquer favorablement ses collaborateurs en les investissant d’une mission importante pour le fonctionnement de l’entreprise. Elle permet en outre de promouvoir et valoriser sa marque employeur, puisque vos salariés vous recommandent comme entreprise à intégrer. 

Côté salarié, le coopteur profite de la cooptation en étant force de proposition, impliqué et ainsi valorisé auprès de son employeur. Il peut aussi bénéficier d’une prime de cooptation si le processus aboutit à une embauche du coopté. Ce dernier, quant à lui, profite d’une opportunité en avant-première et d’une reconnaissance de ses compétences par ses pairs. 

Les inconvénients de la cooptation

Toutefois, la cooptation a des inconvénients à ne pas négliger pour l’entreprise. 

Elle peut tout d’abord complexifier le processus de recrutement de l’entreprise. En effet, le système de cooptation nécessite de mettre en place un programme précis pour être efficace. Il peut également y avoir un double processus de recrutement, en externe et par cooptation, qui complique le travail des recruteurs. 

Il faut aussi que les RH prévoient la mise en place d’une éventuelle prime de cooptation. Cela représente à la fois un coût financier, ainsi qu’un coût technique dans la mise en application de cette prime. En outre, la cooptation peut éventuellement créer des tensions dans l’entreprise : candidat coopté par tel employé non retenu, processus long où le coopteur se retrouve en tension… 

La cooptation peut également aboutir à une certaine uniformité des profils au sein de l’entreprise. En effet, le coopteur et le coopté partagent généralement des valeurs et des caractères similaires, ce qui peut nuire à la variété et l’éclectisme qui peuvent faire la force d’une entreprise. 

Du côté du coopteur, notons également que le système de cooptation peut faire peser une certaine pression sur lui. Si son candidat ne correspond pas aux attentes du poste, sa crédibilité et sa réputation peuvent se retrouver ternies. Quant au coopté, il peut enfin craindre de décevoir la personne qui l’a recommandé en cas d’absence d’embauche ou de période d’essai ratée. 

Tableau récapitulatif des avantages et des inconvénients de la cooptation

Voici un tableau récapitulant les avantages et les inconvénients de la cooptation pour l’entreprise qui recrute : 

Qu’est-ce que la prime de cooptation ? 

Afin d'inciter les collaborateurs à recommander des candidats et ainsi favoriser la cooptation, une prime peut être mise en place dans l'entreprise. La prime de cooptation bénéficie au salarié qui a permis de faciliter le processus de recrutement. C'est une récompense qui permet ainsi d'impliquer les collaborateurs. 

Le montant de la prime de cooptation dépend de la taille de l'entreprise et du budget qu'elle peut allouer à son processus de recrutement. Elle peut par exemple être calculée selon un pourcentage de ce budget. 

Les modalités de versement de la prime de cooptation au collaborateur compteur sont au choix de l'entreprise :

• à l'issue de la période d'essai si celle-ci est validée, pour s'assurer que la recommandation était cohérente ;
• en 2 fois, pour moitié lors de l'embauche et le solde lorsque la période d'essai du coopté est validée, pour encourager la pratique de la cooptation.

Comment mettre en place la cooptation dans son entreprise ?

Vous souhaitez mettre en place la cooptation dans votre entreprise pour améliorer votre processus de recrutement ? Voici quelques questions à envisager pour créer votre système :

1. les collaborateurs pouvant coopter ;
2. les postes concernés par la cooptation ;
3. les modalités du programme de cooptation ;
4. la possibilité d'une prime de cooptation.

Les collaborateurs pouvant coopter

Vous pouvez décider d'ouvrir votre programme de cooptation à tous les salariés de votre entreprise, ou bien à certains d'entre eux seulement, selon le profil ou le poste occupé par exemple. Enfin, il faudra définir si la cooptation est ouverte en interne, ou seulement en externe.

Les postes concernés par la cooptation

La cooptation est généralement utilisée pour faciliter le recrutement des profils dits pénuriques car c'est dans ce cas qu'elle présente les plus grands avantages. Toutefois, libre à l'entreprise de proposer tous les types de poste à la cooptation. Néanmoins, il faudra prendre en considération le budget dédié aux récompenses ou à la prime de cooptation et la comparer au coût d'un recrutement classique ou via un cabinet.

Les modalités du programme de cooptation

Pour que la cooptation soit efficace, il est nécessaire que les modalités du programme soient définies de manière claire. Il faut également que le processus soit simple et court afin que les collaborateurs soient incités à y participer. 

Vous pouvez tout d'abord prévoir un formulaire de cooptation, dans lequel vont figurer :

• les coordonnées du coopteur, son poste dans l'entreprise ;
• les renseignements sur le coopté (coordonnées, disponibilités, poste visé) ;
• les recommandations du compteur pour le candidat ;
• les motivations du coopté. 

Ensuite, vous pouvez mettre en place un suivi du processus de recrutement à l'attention du coopteur, afin qu'il soit impliqué et informé notamment quant au succès de l'embauche et au versement de sa prime.

La possibilité d'une prime de cooptation

Enfin, dernière étape de la mise en place de la cooptation dans votre entreprise, vous devrez définir la possibilité d'une prime de cooptation. Vous pouvez la remplacer par un autre type de récompense, ou ne pas souhaiter rémunérer le collaborateur qui coopte. Néanmoins, ce dispositif est incitatif et valorisant. 

Si vous décidez de prévoir une prime de cooptation, définissez le montant de la prime, ainsi que ses modalités de versement : en une fois après une période d'essai réussie ou en 2 fois, à l'embauche et à l'issue de la période d'essai. 

FAQ

Comment se faire coopter ?

Si vous souhaitez vous faire coopter, il est important de créer et d'entretenir votre réseau professionnel. Si vous connaissez des collaborateurs d'une entreprise qui vous intéresse, faites-leur savoir et assurez-vous que cette entreprise pratique la cooptation. Pensez également à communiquer sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn et participez à des évènements professionnels près de chez vous. En cas d'opportunité, il faudra suivre le processus de recrutement par cooptation. 

Comment définir le montant à payer pour une cooptation ?

Pour définir le montant de la prime de cooptation, vous pouvez vous fonder sur plusieurs éléments : le budget du même recrutement via un cabinet RH externe, la difficulté à recruter sur le poste concerné, mais aussi les montants pratiqués par vos concurrents dans le même secteur. Vous pourrez ensuite fixer le montant qui vous paraît le plus juste et incitatif. 

Quels sont les inconvénients de la cooptation ?

La cooptation, malgré de nombreux avantages, présente aussi quelques inconvénients : tout d'abord, la mise en place d'un programme de cooptation peut s'avérer complexe et impliquer un double processus de recrutement (en externe et via cooptation). Ensuite, elle peut aboutir à ne recruter que des profils similaires et nuire à la diversité au sein de l’entreprise. Enfin, la cooptation peut parfois créer des tensions entre salariés ou mettre trop de pression sur les épaules du coopteur. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L1221-6 à L1221-9 - Code du travail