Recruter un salarié : que faut-il savoir ?

Le recrutement d’un salarié implique de nombreuses étapes : de la définition du poste, en passant par l’entretien d’embauche, jusqu’à la signature du contrat de travail et la DPAE (déclaration préalable à l'embauche). C’est un processus qui peut être long et qui n’est pas à prendre à la légère. Legalstart fait le point pour vous sur toutes les formalités pour recruter un salarié.

Qui peut recruter un salarié ?

Tout employeur peut recruter un salarié. Il peut s’agir d’une personne physique (particulier-employeur, médecin, artisan, etc.), ou d'une personne morale (SARL, association, etc.).

Bien que le statut ne soit pas propice au recrutement d’un salarié, les entreprises individuelles peuvent également embaucher un salarié. Pour rappel, le statut de la micro-entreprise ou de l’entreprise individuelle est destiné aux entrepreneurs souhaitant exercer leur activité seul. Les plafonds de chiffre d’affaires limitent également le développement de l’entreprise individuelle.

En théorie, recruter un salarié en auto-entreprise est possible, mais cela peut s’avérer compliqué. Le micro-entrepreneur ne peut pas opérer de déduction sur son chiffre d'affaires. Le salaire et les charges sociales sont donc directement déduits de celui-ci. Si l’activité grandit, il peut être préférable de changer de régime avant de recruter un salarié.

Recruter un salarié : CDI ou CDD ?

L’une des étapes clés du processus de recrutement d’un salarié est le choix du type de contrat de travail ainsi que sa rédaction.

Depuis 2014, la réglementation sur les contrats de stage est devenue plus stricte. Elle limite le nombre de cas pour lesquels il est possible de recourir au stage, ce qui défavorise les TPE/PME. Cela tend toutefois à protéger les salariés d'une trop grande précarité. Il est donc d'autant plus important de comprendre quand et comment vous pouvez avoir recours aux principaux contrats de travail, le CDI et le CDD.

Le contrat à durée indéterminée (CDI) : la règle en droit du travail

Le CDI est un contrat dont la durée n’est pas limitée dans le temps. C’est la forme la plus courante d’une relation de travail entre un employeur et son salarié.

La rédaction de ce contrat est en principe libre et n’est soumise à aucun formalisme en particulier. Il existe cependant un certain nombre de mentions obligatoires à mentionner lors de la rédaction du CDI. Le contrat de travail à temps plein est d'ailleurs le seul type de contrat qui ne requiert pas d'être écrit. Ainsi, à vous de négocier avec votre futur salarié les termes de votre relation contractuelle (salaire, durée de la période d'essai du CDI, etc.) dans les limites imposées par la Code du travail.

Si vous passez par l'écrit pour conclure le contrat de travail, ce qui reste la grande majorité des cas, vous devez le rédiger en français (même utiliser des termes étrangers est autorisé).

Bien que ce contrat de travail soit à durée indéterminée, cela ne signifie pas qu’il ne puisse pas être rompu. Plusieurs situations peuvent mener à la rupture d'un CDI : démission du salarié, licenciement ou encore accord entre les parties (rupture conventionnelle).

Le contrat à durée déterminée (CDD) : l’exception

Le contrat de travail à durée déterminée est un contrat d’exception et il n'existe, en principe, qu'un nombre de cas limités pour lesquels on peut recourir au CDD. Il peut s'agir par exemple du remplacement d'un salarié absent, d'une embauche pour un emploi saisonnier ou encore d'une embauche dans l'attente de la prise de fonction d'un nouveau salarié.

Pourquoi limiter le recours au CDD ? Le droit du travail a pour but de favoriser l'intérêt des salariés et privilégie donc le CDI qui assure plus de stabilité. Cela entraîne deux conséquences en pratique :

• Le renouvellement d'un CDD est possible, mais deux fois seulement.
• Le CDD est toujours limité dans le temps, il existe des durées maximales de CDD à respecter en fonction des situations.

Pour bien rédiger un CDD, il faut y insérer diverses mentions obligatoires comme la durée du contrat. À noter qu'il est nécessaire de recourir à l'écrit pour le CDD : en effet, un contrat non écrit est réputé à durée indéterminée. Rendez-vous sur notre fiche reprenant les étapes de rédaction d'un CDD si vous souhaitez en savoir plus.

Si vous souhaitez recruter un salarié pour une période de courte durée, vous pouvez envisager de conclure un contrat d'extra ou un contrat saisonnier en restauration.

Vous embauchez ? Nous vous proposons de télécharger un modèle gratuit de CDI ou de CDD sur notre site.

Où trouver un salarié à recruter ?

Il existe différents moyens de trouver un salarié à recruter. Il existe notamment des sites pour recruter du personnel, comme les agences de placement. Ces agences rapprochent les demandeurs d’emploi et les entreprises qui émettent des offres dans le but de recruter un salarié. Les plus connues sont les suivantes :

• France travail ;
• les agences de travail temporaire (intérim) ;
• les agences privées ;
• l’APEC, réservée pour recruter un cadre.

Il vous est également possible de faire appel à un cabinet spécialisé ou à un chasseur de têtes. Ces cabinets trient les candidats pour trouver ceux qui correspondent parfaitement au profil recherché.

Une autre solution est de diffuser vous-même une offre d’emploi sur votre site internet ou sur des réseaux professionnels comme LinkedIn. Enfin, activer votre réseau professionnel est également une solution pour trouver un candidat à recruter.

Quelles sont les étapes à suivre pour recruter un salarié

Il n’existe pas de procédure d’embauche d’un salarié à proprement parler. Il convient toutefois de suivre quelques étapes pour vous assurer de recruter le meilleur candidat au poste.

Rédiger une offre d’emploi pour recruter un salarié

Cette première étape est primordiale, puisque l’offre d’emploi est le premier contact avec le candidat. Elle doit être claire, détaillée et suffisamment attractive. Voici quelques pistes pour la rédiger :

• faire une brève présentation de l’entreprise ;
• expliquer le contexte de l’embauche (création de poste, remplacement d’un salarié, accroissement d’activité, etc.) ;
• définir avec précisions toutes les missions du poste ;
• préciser les diplômes, compétences, l’expérience et les soft-skills attendus ;
• indiquer les modalités du poste (horaires, déplacements à prévoir, salaire, mutuelle, etc.).

Préparer l’entretien en vue de recruter un salarié

Après la diffusion de l’annonce, il est fort probable que vous receviez plusieurs réponses pour le poste à pourvoir. La prochaine étape consiste donc à analyser les candidatures et de répondre à chaque candidat.

Vous devez ensuite préparer les entretiens pour les candidats sélectionnés. Ces entretiens peuvent se tenir en présentiel ou à distance. Il est possible d’en prévoir plusieurs, et d’y intégrer un test de mise en situation pour vérifier les compétences du candidat avant de le recruter.

Pour préparer les entretiens de recrutement, lister les points à approfondir avec chaque candidat après lecture de leur CV. Élaborez également une trame commune à tous les candidats, pour que votre processus de recrutement soit équitable entre les candidats.

Rédiger le contrat de travail

La dernière étape du processus pour recruter un salarié est celle de rédiger et signer le contrat de travail. Ce dernier est généralement écrit et fait apparaître toutes les informations importantes concernant le poste et les missions du salarié, la qualification, la rémunération, la durée du travail, et éventuellement les horaires, la convention collective, etc.

Quelles sont les formalités pour recruter un salarié ?

Une fois le candidat sélectionné et le contrat de travail signé, d’autres démarches sont à accomplir. Les formalités d’embauche d’un salarié sont les suivantes :

• effectuer la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ;
• faire passer une visite médicale d’embauche ;
• déclarer le salarié aux différents organismes sociaux ;
• remettre les documents obligatoires au salarié.

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité d’embauche obligatoire qui doit être faite avant la prise de poste effective du salarié. Dans les faits, la DPAE doit être réalisée dans les 8 jours qui précèdent la date d’embauche du salarié.

La DPAE est une formalité qui permet d’accomplir plusieurs déclarations :

• immatriculer l’entreprise au régime général de la Sécurité sociale s’il s’agit d’une première embauche ;
• immatriculer le salarié à la CPAM ;
• affilier l’employeur au régime d’assurance chômage en cas de première embauche ou affilier le salarié ;
• réaliser une demande d’adhésion à un service de santé du travail, ou une demande de visite d’information et de prévention, ou encore une demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche.

Pour accomplir cette formalité, il est possible de déclarer un salarié en ligne sur le site internet de net-entreprises ou directement sur celui de l’Urssaf. La DPAE comporte différents renseignements :

• la dénomination sociale de l’entreprise et l’adresse de l’établissement ;
• le code APE de l’entreprise ;
• le numéro de Siret de l’établissement ;
• les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend ;
• les noms, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié ;
• les date et heure d’embauche prévisibles.

Faire passer une visite d’embauche au salarié recruté

Une fois la DPAE faite, le salarié sera convoqué pour passer une visite d’information et de prévention avec le médecin du travail. Cette visite intervient dans les 3 mois qui suivent la date d’embauche.

Le but de cette visite est d'interroger le salarié sur son état de santé et de l’avertir des risques encourus à son poste de travail. Suite à cette visite, le médecin de travail prononce un avis d’aptitude ou d’inaptitude au poste de travail.

En tant qu’employeur, vous devez libérer votre salarié pour qu’il puisse se rendre à cette visite médicale d’embauche obligatoire. Cette visite a lieu sur le temps de travail, sans déduction de salaire. Le salarié doit ensuite réaliser une nouvelle visite dans un délai maximum de 5 ans. C’est le médecin du travail qui fixe la périodicité exacte des visites.

Les obligations en matière de protection sociale

En tant qu’employeur, vous devez souscrire à différents organismes sociaux : retraite complémentaire, prévoyance, complémentaire de santé collective.

Chaque nouveau salarié entrant doit être affilié à ces différents organismes de protection sociale.

Les documents à remettre au salarié

Certains documents doivent être remis au salarié. Il s’agit notamment de la copie de la DPAE, ou de l’accusé de réception. Un exemplaire du contrat de travail doit également être conservé par le salarié.

Vous devez également lui remettre la convocation pour la visite médicale d’embauche, ainsi que tout document pour son affiliation aux différents organismes sociaux.

Tableau récapitulatif des formalités d’embauche

Pour récapituler, voici un tableau des formalités d’embauche à accomplir pour recruter un salarié.

Recruter un salarié : et après ?

D’autres formalités sont à accomplir après l’embauche du salarié. Il s’agit de tenir à jour différents registres, ou encore de gérer la paie du salarié et le règlement des cotisations sociales.

L’inscription du salarié sur le registre unique du personnel

Tout employeur qui recrute un premier salarié doit ouvrir un registre unique du personnel. Ce registre est ensuite conservé et complété en respectant l’ordre chronologique des embauches.

Dans ce registre, les éléments suivants sont recensés :

• nom et prénom du salarié ;
• ses qualifications ;
• la date d’entrée et de sortie de ce dernier ;
• le type de contrat auquel il est soumis ;

D’autres registres doivent également être tenus, comme le registre du comité social économique (CSE), et le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Le DUERP est à réaliser dès la première embauche d’un salarié. Ce document doit ensuite être mis à jour tous les ans. Il sert à répertorier et classer les différents dangers auxquels sont exposés les salariés sur leur lieu de travail pour leur sécurité ou leur santé.

Ce document d’évaluation des risques professionnels est accessible au sein de l’entreprise :

• à tous les salariés ;
• au médecin du travail ;
• aux membres du CSE ;
• aux agents de l’inspection du travail, etc.

En plus de ces registres, l’employeur est tenu à certains affichages obligatoires, comme l’interdiction de fumer, ou encore les coordonnées de l’inspecteur du travail.

Gérer la paie du salarié

Un bulletin de salaire doit être établi et remis au salarié pour chaque rémunération versée (par exemple, salaire de base, primes comme une éventuelle prime de déplacement, etc.). Le contenu du bulletin de salaire est encadré par la loi. Il vous est possible de gérer vous-même la réalisation des bulletins de salaire avec un logiciel de paie. Vous pouvez également déléguer l’établissement des bulletins de salaire à un service de gestion de la paie, ou un cabinet d’expertise comptable.

Déclarer et payer les cotisations sociales

Une fois les bulletins de salaire calculés, vous êtes tenu de déclarer les rémunérations versées aux différents organismes sociaux. Cette déclaration permet de reverser les cotisations sociales afférentes à l’embauche de vos salariés.

Ces formalités s’effectuent grâce à la déclaration sociale nominative (DSN). C’est un dispositif qui permet la déclaration automatique et le paiement des cotisations sociales aux organismes d’après les éléments contenus dans le logiciel de paie.

FAQ

À l’embauche, quels sont les documents à fournir par le salarié ?

Au moment de l’embauche, le salarié doit fournir une copie de sa carte d’identité et de son attestation d'affiliation à la Sécurité sociale (ou photocopie de la carte vitale). Il peut également fournir un RIB pour le versement de ses salaires.

Quelles sont les aides pour recruter un salarié ?

Il existe différentes aides en fonction du type de contrat. Par exemple, il existe des aides pour les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation. Un employeur peut également bénéficier d’aide pour l’embauche d’un demandeur d’emploi, d’un demandeur d’emploi de plus de 45 ans, ou encore d’un travailleur handicapé.

Quelles sanctions en cas de non-respect des obligations pour recruter un salarié ?

Les sanctions diffèrent en fonction de l’obligation non respectée. À titre d’exemple, en cas de défaut d’émission de la DPAE, l’employeur peut être condamné à 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement s’il y a dissimulation d’emploi salarié. Pour la visite d’information et de prévention, le non-respect de cette obligation expose l’employeur à une amende de 1 500 euros et à des sanctions pénales. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles L1221-10 à L1221-12-1 - Code du travail
• Article L1221-2 - Code du travail
• Articles R4624-10 à R4624-15 - Code du travail