Relance de facture impayée par mail : quand et comment s’y prendre ?

Si un client oublie ou refuse de vous payer vous devez alors lancer une procédure de recouvrement de factures. Il existe en réalité plusieurs grandes étapes de la procédure de recouvrement : la phase amiable et la phase judiciaire.

Une des premières étapes de la phase amiable est d’envoyer des relances clients. Ces relances peuvent prendre différentes formes. Il est possible de faire des relances de facture impayée par mail, téléphone ou courrier.  

Quelle est la valeur juridique d’une relance de facture impayée par mail ? Comment la rédiger et que faire si elle reste sans réponse ? Legalstart vous en dit plus sur la relance de facture par mail.

Quelle valeur juridique pour une relance de facture impayée par mail ?

En cas d’impayés, il est préférable de toujours commencer par un recouvrement amiable des factures impayées avant de lancer des procédures judiciaires. Le non paiement peut être un oubli de la part de votre client ou un simple malentendu. Il est donc nécessaire de chercher à préserver vos relations avec votre client avant d’avoir recours au système judiciaire.  

Pour maintenir de bonnes relations, rien de mieux qu’une relance téléphonique ou qu’une  relance par mail des factures impayées. Il s’agit d’une méthode plus informelle qui a des chances d’être mieux accueillie qu’une lettre de relance solennelle.

Pour autant, une relance client par mail pour facture impayée a-t-elle la même valeur juridique qu’une lettre de relance classique ?

En réalité, ni les lettres de relance ni les mails de relance pour une facture n’ont de véritable valeur juridique. Puisque ces relances se font dans un cadre amiable, elle ne produise pas de conséquence juridique.

Pour autant, elles constituent des preuves de votre bonne foi si jamais vous décidez de lancer une procédure judiciaire. Cela prouve aux juges que vous n’assignez pas votre client de manière abusive et que vous avez au préalable tenté de résoudre le problème à l’amiable.

Comment rédiger un mail de relance pour une facture impayée ?

Le mail de relance pour une facture impayée est similaire à une lettre de relance classique.

Si vous vous demandez comment faire une lettre de relance, sachez que c’est très simple.

Pour un mail de relance comme pour une lettre, vous devez mentionner certaines informations, ce sont les informations que vous retrouvez dans la plupart des modèles et exemples de relance de facture impayée par mail :

• les informations qui permettent d’identifier la facture impayée (le numéro et la date de la facture) ;
• le montant de la facture impayée (en mentionnant les éventuelles pénalités de retard) ;
• la date d’échéance de la facture ;
• le délai supplémentaire accordé à votre débiteur pour le paiement de la facture.

Bon à savoir : tant que votre mail contient ces informations essentielles, vous êtes libre de le rédiger comme vous le souhaitez. Il n’existe pas d’exigences de forme particulière ni de formule précise à employer. N’oubliez simplement pas de préciser dans l’objet qu’il s’agit d’une relance de facture impayée.

Que faire si votre mail de relance de facture reste sans réponse ?

Maintenant que vous avez envoyé votre mail de relance de facture avec un nouveau délai, que faire sans réponse de votre client passé ce délai ?

Vous pouvez bien entendu envoyer une nouvelle relance de facture impayée pour faire un 2ème rappel par mail à votre client. Vous pouvez également passer à une méthode plus formelle en envoyant une lettre de relance pour facture impayée pour votre 2ème relance.

Il est possible d’envoyer plusieurs lettres ou mail de relance de facture impayée. Mais lorsque les relances restent sans effet, il est nécessaire de recourir à une lettre de mise en demeure de payer.

La mise en demeure est en quelque sorte la relance ultime après laquelle vous pouvez engager une procédure judiciaire.

Bon à savoir : dans certains contrats, il existe une clause dites “résolutoire” qui vous permets de mettre fin au contrat en cas de non paiement de votre client par exemple. Si vous le mettez en demeure et qu’il ne répond pas, vous pouvez alors le notifier de la rupture du contrat.

Si votre mise en demeure reste sans réponse, vous pouvez alors entamer une procédure de recouvrement judiciaire avec une procédure d’injonction de payer ou une assignation en paiement par exemple.