Le recouvrement amiable des factures impayées : quelles étapes ?

Certaines de vos factures demeurent impayées alors que leur date de paiement est échue ? Pour procéder au recouvrement de vos factures, il est nécessaire de suivre une procédure de recouvrement de créances qui se décompose en deux phases : le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire.

Pour garder des relations commerciales saines et éviter d’avoir à intenter une action en justice, il est en principe conseillé de débuter une procédure de recouvrement amiable pour rappeler à son débiteur ses retards de paiement.

Pour vous aider à obtenir le recouvrement de vos factures, on vous explique les différentes étapes du recouvrement amiable et les délais à respecter impérativement.

Attention : si votre débiteur est en procédure collective, les démarches de recouvrement sont différentes et il est impératif de faire une déclaration de créance dans les plus brefs délais.

Avertir ses débiteurs des impayés : la lettre de relance

Pour notifier à ses débiteurs que des factures sont arrivées à échéance et demeurent impayées, il est conseillé de rédiger une lettre de relance. Cette lettre de recouvrement amiable constitue la première étape du recouvrement amiable. Elle sert à rappeler au débiteur qu’il n’a pas procédé au paiement d’une facture dans les temps et qu’il doit la régler dans les meilleurs délais.

A ce stade, cette lettre constitue une simple relance du client pour ses factures impayées, qui exprime la volonté du créancier de se faire payer. Ce rappel doit donc être rédigé de façon à maintenir les relations commerciales établies. Sachez qu'il est tout à fait possible de procéder à une première relance de facture impayée par mail.

Lorsque cela est possible, il est préférable de s’en tenir au stade du recouvrement amiable. En effet, les frais de recouvrement amiable sont beaucoup moins élevés que ceux nécessaires pour engager un recouvrement judiciaire. Si malgré une ou plusieurs lettres de relance, votre débiteur garde le silence, il est temps de passer à l’avertissement final avant de pouvoir engager une procédure judiciaire : la lettre de mise en demeure.

Pensez à vous renseigner sur les délais de paiement d'une facture avant de commencer les premières étapes de règlement amiable.

Le dernier avertissement : la lettre de mise en demeure

En cas d’absence de réponse de la part du débiteur ou de refus de payer ses dettes malgré le relances, il est alors possible de passer à la seconde phase du recouvrement amiable  : la mise en demeure de payer.

Une lettre de mise en demeure comportant toutes les mentions obligatoires possède une véritable valeur juridique. En effet, son envoi est un prérequis pour être autorisé à saisir les tribunaux afin d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire. Elle a donc une triple utilité :

• Informer une dernière fois le débiteur qu’il n’a pas réglé ses dettes ;
• Lui signaler l’intention du créancier de saisir les tribunaux s’il ne règle pas les impayés dans les délais indiqués ;
• Faire courir les intérêts de retard.

Si, malgré ce dernier avertissement, le débiteur ne règle toujours pas ses dettes, le créancier pourra alors engager une procédure de recouvrement judiciaire, à condition de respecter les délais de prescription.

Délais de prescription : attention aux dates limites pour se faire payer

Il est important de faire attention à ne pas laisser traîner trop longtemps des factures impayées. En effet, il est impératif de respecter les délais de prescription d'une facture. Au-delà, il n’est plus possible de demander en justice le paiement de factures impayées. Recouvrir ses dettes sera donc impossible, sauf si le débiteur accepte de les régler de son plein gré.

Il est donc primordial de veiller à respecter les délais de prescription, qui sont différents selon les catégories de personnes concernées :

• Délais de prescription pour une transaction entre un professionnel et un non consommateur (entreprise commerciale, commerçant, professionnel) : 5 ans pour recouvrer sa facture impayée.
• Délais de prescription pour une transaction entre un professionnel et un consommateur (ou deux non professionnels) : 2 ans pour recouvrer sa facture impayée.

Généralement, les délais de prescription commencent à courir 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution d’une prestation de service.

Une alternative pour réduire ses impayés : la facture électronique

Émettre des factures électroniques pour réduire ses impayés peut permettre d’optimiser la gestion de ses factures. En effet, la plupart des logiciels émettant des factures envoient des avertissements lorsque le délai de paiement d’une facture est échu. Cela permet ainsi d’avoir un aperçu en temps réel des factures qui sont impayées et d’agir en conséquence dans les délais impartis. L’émission de factures électroniques permet donc souvent de réduire le risque d’impayés, notamment grâce à une plus grande réactivité du créancier.

En définitive, si vos tentatives de recouvrement se soldent par un échec, votre seule chance de recouvrer vos dettes sera d'engager une procédure judiciaire c'est-à-dire d'attaquer la phase de recouvrement judiciaire.

Rédacteur : Héloïse Fougeray, diplômée d'un Master II en Droit de la Propriété Intellectuelle aux Universités partenaires Paris I Panthéon-Sorbonne et Paris-Saclay. Sous la direction de Pierre Aïdan, docteur en droit et diplômé de Harvard.