Créance client : comment assurer un recouvrement efficace ?

Une bonne gestion de créance client permet de maintenir la santé financière d'une entreprise. Elle consiste à s'assurer que les clients paient leurs factures dans les délais convenus. Ce qui aide à stabiliser la trésorerie et à éviter les problèmes de liquidité. 

Qu’est-ce qu’une créance client ? Quel rôle joue les créances clients sur la santé financière de l’entreprise ? Comment calculer les créances clients ? Comment les comptabiliser ? Comment optimiser les créances clients ? Comment procéder au recouvrement d’une créance client ? Legalstart répond à toutes vos questions.

Qu’est-ce qu’une créance client ?

Créance client : définition

Une créance client en comptabilité est une somme que doit un client, qu'il soit une personne physique ou morale, à une entreprise. Cela survient lorsque l'entreprise a livré un produit ou réalisé un service, émis la facture correspondante, mais n'a pas encore reçu le paiement. Les créances clients incluent donc toutes les factures en attente de règlement, en fonction des délais négociés avec le client.

Pour qu'une créance soit reconnue, trois conditions doivent être remplies :

1. le bien ou le service doit avoir été fourni au client ;
2. la facture correspondante doit avoir été émise ;
3. et le paiement n'a pas encore été reçu par le fournisseur.

La créance commence à courir à partir de la date de livraison des marchandises ou de l'exécution du service.

Une créance devient exigible et recouvrable dès que le délai de paiement convenu est dépassé.

Créance client : exemples

Voici quelques exemples concrets de créances clients :

• Une entreprise de fabrication de meubles vend un lot de chaises à un magasin de mobilier. La livraison a été effectuée, la facture émise, mais le magasin n’a pas encore réglé la somme due. La facture de ces chaises constitue une créance client pour l’entreprise de fabrication.
• Une agence de marketing réalise une campagne publicitaire pour une entreprise. Une fois la campagne terminée, l’agence envoie une facture à l’entreprise cliente. Tant que le paiement n’a pas été effectué, cette facture est une créance client pour l’agence de marketing.
• Un grossiste en alimentation fournit des produits à un restaurant. Le grossiste émet une facture à la livraison des produits. Le restaurant dispose d’un délai de 30 jours pour régler cette facture. Durant ce délai, le montant de la facture est une créance client pour le grossiste.
• Un cabinet de conseil en gestion réalise une mission de plusieurs mois pour une PME. À la fin de chaque mois, le cabinet émet une facture pour les services rendus. Les factures en attente de règlement par la PME sont des créances clients pour le cabinet de conseil.
• Une entreprise de logiciels vend des abonnements annuels à ses clients pour l’utilisation de ses logiciels. Une fois la facture annuelle émise, si le client n’a pas encore payé, cette facture est une créance client pour l’entreprise de logiciels.
• Une entreprise de construction a terminé les travaux de rénovation d’un bâtiment commercial. Après la fin des travaux, une facture est envoyée au propriétaire du bâtiment. Tant que le paiement n’est pas reçu, cette facture représente une créance client pour l’entreprise de construction.

Quel rôle jouent les créances clients sur la santé financière de l’entreprise ?

Les créances clients impactent divers aspects financiers d’une entreprise :

• le bilan comptable ;
• la trésorerie ;
• et le fonds de roulement (BFR).

Impact sur le bilan comptable

Les créances clients sont inscrites à l’actif du bilan de l’entreprise. Elles représentent des revenus déjà réalisés, mais en attente de paiement. Ce qui signifie que l'entreprise a déjà fourni les biens ou services correspondants.

À la date de fourniture ou de réalisation :

• le compte « clients » est débité ;
• et un compte de ventes est crédité.

Une fois le paiement reçu, ce compte est crédité et la trésorerie est débitée.

Impact sur la trésorerie

Les créances clients non payées ou en retard de paiement réduisent la liquidité de l’entreprise. Cette baisse de trésorerie peut causer des problèmes de gestion quotidienne, surtout si les créances s'accumulent ou sont importantes.

L'absence de paiement immédiat transforme ces créances en un manque à gagner, impactant directement la capacité de l'entreprise à couvrir ses dépenses courantes.

Besoin en fonds de roulement (BFR)

Le BFR représente les fonds nécessaires pour financer les opérations quotidiennes de l’entreprise. Une baisse de trésorerie due à des créances clients impayées réduit le fonds de roulement. Elle peut entraîner une diminution de la capacité de production et, par conséquent, une baisse du chiffre d’affaires.

Si une entreprise ne dispose pas de liquidités suffisantes pour couvrir ses coûts opérationnels à cause de créances non recouvrées, elle peut être contrainte de réduire ses activités, ce qui affecte négativement sa croissance et sa rentabilité.

Comment calculer les créances clients ?

Pour calculer les créances clients, il est important de bien comprendre et de différencier les types de factures :

• Les factures en cours de règlement sont des factures dont le délai de paiement n’est pas encore dépassé.
• Contrairement aux factures dont la date d’échéance est dépassée qui n’ont pas été payées dans les délais convenus. Ce sont elles qui constituent les créances clients à proprement parler. 

La créance client totale a pour formule la somme totale de ces factures dont le délai de paiement est dépassé.

Pour une entreprise, il est aussi important de connaître la période moyenne de recouvrement des créances clients, aussi connue sous le terme de Day sales outstanding (DSO)

Un DSO élevé indique des retards de paiement, impactant négativement la liquidité de l’entreprise. Au contraire, un DSO faible montre une bonne gestion des créances et une récupération rapide des paiements.

Comment comptabiliser les créances clients ?

La comptabilisation des créances clients permet de s'assurer que les transactions sont correctement enregistrées dans les livres comptables de l'entreprise.

Comptabilisation Initiale

Lorsque l'entreprise fournit un bien ou un service à un client, elle émet une facture. À ce moment, la créance client est indiquée est enregistrée au plan comptable sous :

• le compte 411 “Clients“ (en débit) ;
• et le compte 70 “Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises“ (en crédit).

Suivi des créances payées

L'entreprise doit suivre les paiements des clients et mettre à jour ses comptes en conséquence. Si un paiement est reçu avant la date d'échéance, la créance est simplement réglée et transférée du compte clients à la trésorerie. 

La comptabilisation se fait en :

• débitant le compte 512 “Banque” ;
• et en créditant le compte 411 “clients”.

Suivi des créances douteuses et litigieuses

Si le délai de paiement est dépassé et que le paiement n'est pas reçu, la créance peut être reclassée en créance douteuse. Cela se fait en :

• créditant le compte 411 “Clients” ;
• et en débitant le compte 416 “Clients douteux ou litigieux”. 

En cas de doute sérieux sur le recouvrement d'une créance, une provision pour dépréciation peut être constituée. Cela implique de :

• débiter un compte de charges 681 “Dotations aux provisions” ;
• et de créditer un compte de provisions 491 “Provisions pour dépréciation des comptes clients”. 

Si la créance douteuse est finalement payée, la provision doit être reprise et le paiement enregistré. Cela implique de :

• débiter le compte 512 “Banque” ;
• et de créditer le compte 416 “Clients douteux ou litigieux”. 

Simultanément, la provision est annulée :

• en débitant le compte 491 “Provisions pour dépréciation des comptes clients” ;
• et en créditant un compte de produits 781 “Reprises sur provisions”. 

Et si la créance est définitivement irrécouvrable, elle est passée en perte. Cela se fait :

• en débitant un compte de charges 654 “Pertes sur créances irrécouvrables” ;
• et en créditant le compte 416 “Clients douteux ou litigieux”.

Comment optimiser les créances clients ?

Afin d’optimiser les créances clients, plusieurs étapes sont nécessaires :

1. processus de facturation ;
2. processus de relance de paiement ;
3. processus de recouvrement ;
4. et prévention des impayés.

Processus de facturation

Dès la livraison de produits ou la réalisation de service, il est indispensable d’émettre des factures clients.

Assurez-vous que les factures sont claires, précises et contiennent toutes les informations nécessaires :

• détails des produits ou des services ;
• montants dus ;
• conditions de paiement ;
• informations sur l’entreprise ;
• mentions légales ;
• pénalité de retard de paiement ; etc.

Suivre un processus de relance de paiement

Envoyez des rappels amicaux avant la date d'échéance pour rappeler aux clients le paiement à venir. Cela peut être fait via un email, un SMS ou un appel téléphonique.

Une fois le délai de paiement dépassé, vous pouvez établir un calendrier de relance structuré qui inclut :

• un premier rappel immédiatement après la date d’échéance ;
• un deuxième rappel une semaine après la date d’échéance ;
• un troisième rappel deux semaines après la date d’échéance avec mention des conséquences potentielles (intérêts de retard, suspension des services, etc.).

Procédures de recouvrement

Si malgré les relances, le paiement n’est toujours pas effectué par le client, une procédure amiable est toujours recommandée. Commencez par des contacts amicaux et des négociations pour résoudre les impayés. Proposez des plans de paiement échelonnés si nécessaire.

Si les relances amiables échouent, il est possible de faire appel à une société de recouvrement de créances qui prendra en charge la récupération des paiements en retard.

Prévention des impayés

Afin d’éviter au maximum les impayés, il est recommandé :

• d’évaluer la solvabilité des clients avant d’accorder des crédits ;
• de définir des conditions de paiement strictes et claires dès le départ ;
• d'inclure des clauses sur les pénalités de retard et les incitations pour les paiements anticipés ;
• d’utiliser des contrats de vente détaillés stipulant les conditions de paiement, les délais et les recours en cas de non-paiement.

Comment procéder au recouvrement d’une créance client ?

Toutes les créances clients ne sont pas recouvrables. En effet, seule une créance certaine, liquide et exigible peut être qualifiée de la sorte.

Cela signifie que vous ne pouvez exiger le paiement de la créance et donc relancer votre client que si les conditions cumulatives suivantes sont remplies :

• La créance est certaine, c’est-à-dire fondée. Généralement, ce point est validé par l’existence d’un contrat entre les parties, un devis signé, un bon de livraison, etc.
• La créance est liquide donc quantifiable. La facture précise le montant et la devise.
• Et la créance est exigible ce qui signifie que le délai de paiement est arrivé à son terme. Vous ne pouvez pas demander à votre client de vous payer plus tôt que ce qui est convenu dans le contrat et précisé sur la facture.

Une fois que vous vous êtes assuré que votre créance est recouvrable, vous allez pouvoir procéder au recouvrement de votre créance client en suivant les différentes étapes :

1. la procédure de recouvrement amiable ;
2. et la procédure de recouvrement judiciaire.

1ère étape : la procédure de recouvrement amiable

Il est important de respecter pour le recouvrement amiable, des étapes précises :

1. envoi d’une lettre de relance ;
2. puis envoi d’une mise en demeure.

La phase de recouvrement amiable d’une créance client permet de relancer votre client pour le paiement de votre facture de manière à préserver vos relations commerciales.

D’un point de vue légal, la seule formalité ayant valeur juridique est l’envoi d’une mise en demeure en lettre recommandée avec accusé de réception.

Toutefois, afin de démontrer votre bonne foi, il est recommandé d’envoyer une lettre de relance avant toute chose.

2ᵉ étape : la procédure de recouvrement judiciaire

Si malgré vos lettres de relance et l’envoi d’une mise en demeure, votre client ne procède pas au paiement de votre facture, vous pourrez réclamer la somme due en entamant une procédure judiciaire.

La procédure simplifiée de recouvrement

La procédure de recouvrement simplifié a vocation à s’appliquer aux petites créances, c’est-à-dire aux créances inférieures à 5.000 €.

Si le débiteur, votre client, accepte de participer à cette procédure, l’huissier de justice pourra vous délivrer un titre exécutoire sans avoir à faire intervenir le juge.

La procédure contentieuse classique

Si la créance client litigieuse n’est pas éligible à la procédure simplifiée de recouvrement, vous allez devoir demander l’ouverture d’une procédure d’injonction de payer ou assigner votre client en paiement.

FAQ

Qu’est-ce qu’une créance certaine, liquide et exigible ?

Une créance certaine est fondée sur un accord contractuel ou une preuve de livraison. Une créance liquide est quantifiable avec un montant précis. Et une créance exigible signifie que le délai de paiement est arrivé à son terme, rendant le paiement dû immédiatement.

Quelle est la différence entre créance et dette ?

Une créance représente une somme d'argent due à une entreprise par ses clients. Tandis qu'une dette est une somme d'argent que l'entreprise doit à ses fournisseurs ou créanciers.

Quel est le délai de prescription d’une facture ?

En France, le délai de prescription d'une facture est de 5 ans à compter de la date d'émission de la facture. Après quoi, le créancier ne peut plus légalement réclamer le paiement. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles R124-1 à R124-7 - Code des procédures civiles d'exécution ;
• articles R125-1 à R125-8 - Code des procédures civiles d'exécution ;
• articles R121-1 à R125-8 - Code des procédures civiles d'exécution.