Comment rédiger une lettre de relance pour facture impayée ?
Que doit contenir la lettre de relance pour facture impayée ?
Votre lettre de relance doit être claire et comprendre un certain nombre de mentions.
Votre lettre de relancer doit indiquer :
- numéro et date de la facture (vérifiez bien que vous n'avez pas dépassé le délai de prescription de la facture) ;
- montant de la facture avec les pénalités de retard éventuelles ;
- date d’échéance (vérifiez bien que les délais de paiement de la facture ont été dépassés) ;
- produits ou services sur lesquels porte la facture ; et
- objet du courrier : demande de paiement sans délai.
Vous pouvez aussi ajouter une copie des factures dans votre courrier et faire un renvoi à celles-ci dans le corps de la lettre.
S’il s’agit d’un premier envoi votre objectif est d’obtenir le paiement de factures impayées tout en préservant vos relations commerciales. Par conséquent, lorsque vous invitez votre débiteur à vous payer, pensez à tempérer votre demande.
N'hésitez pas à consulter nos fiches respectivement dédiées à la rédaction de la 1ère lettre de relance de facture impayée, à la rédaction de la 2ème lettre de relance de facture impayée et enfin, à la 3ème lettre de relance de facture impayée.
Combien de lettres de relance pour facture impayée doivent être envoyées ?
Si votre première lettre de relance client n’est pas suivie d’effet, vous pouvez procéder à l’envoi d’une deuxième lettre de relance et même d'une troisième. Elles feront office d’avertissement en précisant qu'une procédure judiciaire pourrait être engagée.
Vous pouvez tout à fait n'envoyer que 2 lettres. Tout dépend de la relation que vous avez noué avec le client concerné. En effet, ces trois étapes de recouvrement amiable permettent de préserver une relation d’affaire continue ou de ménager un client fidèle.
La loi ne prévoit pas de délai entre 2 relances pour facture impayée. Cela relève d’une décision de gestion qui vous appartient. Bien évidemment, il est aussi possible de procéder directement à l’envoi de la mise en demeure si de telles considérations ne vous concernent pas.
1ʳᵉ lettre de relance pour facture impayée
Cette première lettre de relance :
- sert à rappeler au client que sa dette est arrivée à échéance ; et
- doit être accompagnée de la facture en pièce jointe.
2ᵉ lettre de relance pour facture impayée
La deuxième lettre de relance :
- permet de demander une réponse suite à la première lettre ; et
- doit être accompagnée de la 1ère lettre de relance et de la facture en pièces jointes.
3ᵉ lettre de relance pour facture impayée
La relance pour facture impayée à titre de 3ème rappel revêt un caractère plus ferme compte tenu de l’absence de paiement malgré les deux premières relances :
- indique au client qu’en cas de non-paiement une procédure judiciaire sera entamée ; et
- doit être accompagnée des 2 premières lettres de relance et de la facture en pièces jointes.
Modèle de lettre de relance pour facture impayée
Pour vous aider, voici un modèle de relance pour facture impayée pouvant être utilisé lors d'une première relance.
Il s’agit d’un exemple de relance pour facture impayée. Vous pouvez tout à fait rédiger différemment votre lettre.
Quels recours en cas d'échec de la relance pour facture impayée ?
Si le client demeure silencieux ou s'il refuse de procéder rapidement au paiement de la facture impayée, vous pouvez lui adresser une lettre de mise en demeure. Si cela n'est toujours pas efficace, vous pouvez envisagez le recouvrement judiciaire de votre créance.
La mise en demeure de payer suite à une lettre de relance pour facture impayée
Conséquence logique de la simple lettre de relance, la mise en demeure pour facture impayée produit des effets juridiques.
Pour qu’elle soit valable, la mise en demeure doit se conformer à plusieurs conditions de forme et comporter certaines mentions obligatoires, à défaut de quoi elle ne sera pas reconnue comme étant valable.
C’est seulement après l’envoi de votre mise en demeure qu’il sera possible d’engager une procédure judiciaire pour le paiement de vos factures.
Relance pour facture impayée infructueuse : le recouvrement judiciaire
Alors que le recouvrement amiable n’a pour effet que d'inciter votre débiteur à vous payer, le recouvrement judiciaire vous permettra de le forcer à s'exécuter. Cette procédure comprend l’ensemble des voies de recours judiciaires permettant d’obtenir un titre exécutoire : il peut s'agir de l'acte juridique qui permet au créancier de forcer son débiteur , par voie judiciaire, à lui rembourser la somme qui lui est due.
À partir du moment où le titre exécutoire a été signifié au débiteur, le créancier pourra faire procéder à des saisies par huissier, c’est-à-dire saisir les biens de son débiteur pour obtenir le paiement des factures.
Les trois procédures de recouvrement judiciaire qui peuvent exister sont les suivantes : l’injonction de payer, le référé provision, et l’assignation en paiement.
L’injonction de payer
La procédure d'injonction de payer est fréquemment utilisée du fait de sa simplicité et de sa rapidité, de plus elle a l'avantage d'être peu coûteuse. Elle se déroule en l’absence de votre débiteur qui ne sera pas convoqué au tribunal.
Utilisé pour les factures impayées, ce recours a pour finalité d’obliger votre débiteur à s’acquitter de la dette qu’il a envers vous. Elle est appropriée pour les “petits” litiges, c’est-à-dire ceux d’un faible montant, lorsque le débiteur n’a pas de contestations à opposer ou que litige ne présente pas de difficulté particulière.
Attention toutefois à remplir correctement le Cerfa d'injonction de payer et à bien comprendre quel tribunal est compétent pour votre litige.
La procédure d’injonction de payer est soumise au respect d’un certain nombre de conditions. Une fois la décision du juge rendue, et en cas d’obtention d’une ordonnance d'injonction de payer, vous aurez la possibilité de mettre en œuvre des saisies d'huissier, mesure plus contraignante à l’encontre de votre débiteur.
Le référé provision
Le référé provision est une procédure qui permet de recevoir rapidement une partie des sommes que l'on réclame ou s'apprête à réclamer.
Si, une fois l’ordonnance de référé provision rendue, le débiteur persiste à ne pas honorer sa dette, le créancier peut faire saisir les biens de son client par un huissier, et se payer ensuite sur le prix de leur vente via la saisie-vente.
Cette procédure est soumise au respect de certaines conditions et notamment au fait que votre créance ne soit pas sérieusement contestable. Cela signifie que vous devez être en mesure de prouver que votre client vous doit bien la somme dont vous voulez obtenir le paiement. C’est pour cette raison que cette voie est surtout réservée aux cas pour lesquels il n’existe aucune contestation de la part du débiteur.
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