1ère lettre de relance de facture impayée : comment la rédiger ?

Votre client n’a toujours pas réglé sa facture alors que celle-ci est arrivée à échéance ? Attention, les factures impayées peuvent mettre à mal la trésorerie de votre entreprise, il ne faut donc pas perdre de temps pour procéder au recouvrement des factures impayées.

La lettre de relance est la première étape du recouvrement amiable des factures. Comment rédiger une première lettre de relance ? On vous explique.

Pourquoi envoyer une première lettre de relance de facture impayée ?

La lettre de relance est la première étape du recouvrement amiable des factures. Celle-ci constitue un simple rappel à votre client pour l'informer que le délai de paiement de la facture a expiré. Plus simplement, la première lettre de relance permet d’informer votre client de votre volonté d’être payé dans les plus brefs délais.

La première lettre de relance est une étape facile à réaliser qui peut permettre de débloquer rapidement la situation. Il se peut que la facture impayée résulte d’un oubli de la part de votre client. Ainsi, l’envoi d’une première lettre de relance de facture impayée peut vous permettre de préserver de bonnes relations commerciales avec votre client tout en lui rappelant son obligation.

Enfin, dans l'hypothèse où l’étape du recouvrement judiciaire serait indispensable au recouvrement de votre facture, le fait d’avoir envoyé une ou plusieurs lettres de relance à votre client, vous permettra de démontrer au juge votre bonne foi. En effet, ces lettres seront la preuve que vous avez mis en œuvre toutes les démarches amiables pour recouvrer votre créance.

Par conséquent, si la lettre de relance n’est pas une étape obligatoire pour procéder au recouvrement des factures, elle est vivement recommandée puisqu’elle permet un véritable gain de temps et d’argent.

Lettre de relance de facture impayée : comment rédiger la 1ère relance ?

La lettre de réclamation de facture doit permettre au client d’identifier la facture qui reste impayée. Pour cela, la lettre de relance doit préciser les informations suivantes :

• Les informations relatives à l’identification de la facture : le numéro et la date ;
• Le montant de la facture (incluant les pénalités de retard le cas échéant) ;
• La date d’échéance de la facture ;
• La mention d’un délai supplémentaire pour régler la facture impayée.

La lettre de relance peut être envoyée par écrit, mais il est également possible d’envoyer votre lettre de relance de facture impayée par mail.

À noter : sachez que de nombreux modèles de lettre de relance de facture impayée pour une première relance existent en PDF en ligne.

Que faire en l’absence de réponse à la première lettre de relance ?

En cas d’absence de réponse à la première lettre de relance de facture impayée, il est possible de faire une seconde lettre de relance de facture impayée avec la mention “2ème relance”. Si ces deux premières relances restent infructueuses, il est possible de faire une troisième lettre de relance de facture impayée avec la mention “3ème relance”.

Attention : si vos trois lettres de relance restent sans réponse, il sera nécessaire d’envoyer une lettre de mise en demeure de payer.

Pour en savoir davantage sur les relances amiables et la rédaction des lettres de relance, prenez le temps de consulter notre fiche qui vous explique comment rédiger une lettre de relance.