Tout savoir sur l’état des lieux dans le bail commercial

Lors de la création d'entreprise, vous allez partir à la recherche des locaux de vos rêves. Suite à la conclusion d’un bail commercial, le propriétaire vous donnera officiellement les clés, mais en avant de prendre possession des lieux, n’oubliez surtout pas de faire un état des lieux !

L’état des lieux est un document obligatoire dans le cadre du bail commercial. Pour tout savoir sur son utilité, les mentions obligatoires et la façon de le rédiger, suivez le guide !

L’état des lieux de bail commercial : à quoi ça sert ?

L’état des lieux de bail commercial est un document qui permet de constater l’aspect général du local commercial à un instant T. Il décrit précisément la situation du local et des éventuels équipements. Le fait d'établir un état des lieux fait partie des obligations du propriétaire d'un local commercial.

L’état des lieux est essentiel puisqu’en cas de différend entre le locataire et le propriétaire des locaux (le bailleur), il peut s’avérer être une preuve importante. Pour le bailleur, c’est un outil essentiel car il pourra s’en servir pour prouver les dégradations ainsi que les travaux réalisés par le locataire sans son autorisation. À l’inverse, pour le locataire, si le bailleur soutient à tort que le local a subi des détériorations pour ne pas restituer le dépôt de garantie de bail commercial, cela lui permet de démontrer le contraire en faisant référence à l’état des lieux d’entrée.

Notez que l’état des lieux d’un bail professionnel a la même finalité et fonctionne de la même manière.

Est-il obligatoire de faire un état des lieux dans le cadre d’un bail commercial ?

Dans le cadre d’un contrat de bail commercial, un état des lieux des locaux doit obligatoirement être dressé :

• au moment de la prise de possession des locaux par le locataire ;
• en cas de cession du droit au bail ;
• en cas de cession ou de mutation à titre gratuit du fonds ;
• au moment de la restitution des locaux au bailleur (terme, résiliation du bail commercial, etc).

Il n’est pas possible pour les parties de déroger à cette obligation. Cela signifie que le locataire et le bailleur ne peuvent pas, même d’un commun accord, prévoir une clause pour exclure la réalisation d’un état des lieux d’entrée ou de sortie du bail commercial.

Important : l’état des lieux du bail commercial n’est devenu obligatoire que depuis la loi Pinel. C’est pourquoi, si votre bail commercial a été conclu avant le 20 juin 2014, l’état des lieux de sortie n’est obligatoire que si un état des lieux d’entrée avait été dressé.

L’état des lieux doit être dressé contradictoirement et amiablement. Il peut être effectué soit :

• par le bailleur et le locataire ;
• par un tiers désigné par le bailleur et le locataire ;
• par un huissier de justice (les frais sont alors partagés entre le bailleur et le locataire).

L’état des lieux doit impérativement être annexé au contrat de bail commercial, ou à défaut, être conservé par chacune des parties.

Sanction : en cas d’absence d’état des lieux, le locataire sera présumé avoir reçu les locaux en bon état.

Comment rédiger l’état des lieux pour le bail commercial ?

Pour pouvoir remplir ses fonctions, l’état des lieux doit être rédigé avec un grand degré de précision et de détails. Il doit décrire chaque pièce et en rapporter l’état de conservation (murs, plafond, portes, prises électriques, etc).  

Le document doit notamment comporter les informations suivantes :

• L’adresse du local ;
• La dénomination des parties et leurs sièges sociaux ;
• Les relevés des compteurs de consommation d'eau et/ou d'énergie ;
• Pour chacune des pièces : la description de l'état des sols, murs et plafonds, des équipements du local. Cette description peut être complétée par des photos.
• La date et la signature des personnes ayant réalisé l’état des lieux.

La disposition du document doit être pensée de sorte à permettre une comparaison fluide et rapide entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie de bail commercial. Pour vous aider dans la rédaction de votre état des lieux, pensez à vous appuyer sur un modèle d’état des lieux de bail commercial.