Charges locatives : qui paye quoi ?

Vous êtes propriétaire d’un logement vide ou meublé, et vous vous demandez si vous pouvez récupérer certaines charges auprès du locataire ? Sachez que la réponse est oui. En tant que propriétaire, vous avez le droit de demander au locataire de vous rembourser certaines charges locatives. Alors quelle est la liste des charges locatives récupérables par la propriétaire ? Quelles sont les formalités à accomplir pour la régularisation des charges locatives ? Toutes les explications.

Qu’est-ce que les charges locatives ?

Les charges locatives, aussi connues sous le nom de charges récupérables, sont des charges payées par le propriétaire d’un logement loué qui peuvent faire l’objet d’un remboursement par le locataire. Ainsi, le propriétaire bailleur ne fait qu’une avance de ces frais, mais le coût final est supporté par le locataire.

Quelles sont les charges locatives à la charge du locataire ?

Tout d’abord, sachez que toutes les charges liées au logement mis en location ne sont pas récupérables par le propriétaire. Par exemple, l’eau utilisée pour nettoyer les parties communes de l’immeuble par la personne chargée du ménage est une charge locative, tandis que l’eau utilisée par le locataire au sein du logement n’est pas récupérable. En effet, le locataire règle directement son abonnement en eau auprès de l’opérateur. 

Toutefois, la liste des charges locatives incombant au locataire est relativement longue. Pour plus de simplicité, voici un tableau des charges locatives : 

En outre, si des personnes sont employées pour entretenir l’immeuble, les charges locatives à la charge du locataire dépendent du statut des employés. Ainsi, pour un employé d’immeuble, son salaire et les charges sociales et fiscales qui y sont attachées sont récupérables en totalité par le propriétaire. 

S’il s’agit d’un gardien ou d’un concierge, entrent dans les charges locatives récupérables, le salaire et les charges sociales et fiscales uniquement à hauteur de :

• 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles ;
• 40 % de leur montant, si le gardien n'assure que l'une ou l'autre de ces tâches. 

Dans tous les cas, le propriétaire ne peut pas demander au locataire de lui rembourser les charges suivantes :

• un salaire en nature ;
• l'intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise ;
• les indemnités et primes de départ à la retraite
• les indemnités de licenciement
• la cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise ;
• la participation de l'employeur au comité d'entreprise ;
• la participation de l'employeur à l'effort de construction ;
• la cotisation à la médecine du travail.

Comment récupérer les charges locatives pour un logement loué vide ?

Par principe, l’obligation de régularisation des charges locatives par le locataire d’un logement vide se déroule en deux temps :

1. la paiement des provisions mensuelles ;
2. la régularisation annuelle. 

En effet, dès la prise de possession des lieux, le locataire règle en plus du loyer, des avances sur le montant des charges locatives. C’est ce que l’on appelle des provisions sur charges. Pour déterminer leur montant, le propriétaire s’appuie sur les factures des années précédentes et sur le prévisionnel financier. 

Puis, au moins 1 fois par an, le propriétaire procède à la régularisation des charges locatives. Cela signifie qu’il compare le montant des provisions perçues au montant réel des factures qu’il a payées. Il peut alors demander au locataire de payer la différence, et augmenter le montant des provisions. À l’inverse, si finalement le propriétaire a payé moins que les provisions perçues, il doit rembourser le trop-perçu au locataire, et ajuster le montant des provisions en conséquence.

Par ailleurs, la régularisation des charges doit intervenir avant le 31 décembre de l’année qui suit leur exigibilité. Par exemple, pour les charges locatives de 2023, le propriétaire a jusqu’au 31 décembre 2024. Passé ce délai, on considère qu’il y a régularisation tardive. Le locataire peut alors demander un échelonnement des paiements sur 12 mois.

Comment récupérer les charges locatives pour un logement meublé ?

Si le logement loué est un logement meublé, il convient de distinguer deux cas de figure :

• le bail mobilité ;
• le bail d’habitation. 

Ainsi, si le logement est loué meublé dans le cadre d’un bail mobilité, les charges locatives sont payées par le locataire en même temps que le loyer selon un forfait. Il n’y a donc pas de régularisation possible. Cela ne dispense pas le propriétaire de justifier des montants réclamés si le locataire en fait la demande. 

En outre, si le logement est loué meublé dans le cadre d’un bail d’habitation, les charges locatives peuvent être récupérées sous la forme d’un forfait ou via des provisions avec une régularisation annuelle. 

Dans le cas de charges locatives au forfait, le montant de celui-ci doit être fixé de façon à ne pas être disproportionné. En effet, des charges locatives abusives peuvent faire l’objet d’une sanction à l’encontre du propriétaire. La particularité du forfait est que le montant payé par le locataire en même temps que son loyer est le seul que peut lui réclamer le bailleur au titre des charges locatives. Si le propriétaire a prévu un forfait trop bas, il ne peut pas demander de régularisation au locataire. Toutefois, il peut réviser le montant du forfait des charges locatives chaque année. 

À l’inverse, si le propriétaire souhaite récupérer les charges locatives au réel, il doit prévoir dans le contrat de bail, des provisions sur charges et une régularisation annuelle. Les règles applicables sont alors les mêmes que celles pour un logement loué vidé.

Quel est le délai de prescription pour les charges locatives ?

Les charges locatives se prescrivent par 3 ans. Par conséquent, le propriétaire dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer au locataire des charges locatives impayées, et ce, même si le locataire a quitté le logement.

FAQ

Quelles sont les charges en plus du loyer ?

En plus du loyer, le locataire paie certaines charges. Ce sont les charges locatives. Il s’agit notamment des frais liés à la consommation d’eau et d’électricité dans les parties communes, l’entretien des espaces verts ou encore l’embauche d’un employé d’immeuble ou d’un concierge. Les règles applicables pour la récupération des charges locatives par le bailleur diffèrent selon que le logement est loué vide ou meublé.

Qu'est-ce qui est inclus dans charges comprises ?

Un contrat de bail peut indiquer un “loyer charges comprises”. Cela signifie généralement que les charges locatives sont au forfait et comprennent l’eau, l’électricité, le gaz, les dépenses pour les parties communes, et les taxes locatives. Toutefois, il est préférable de bien indiquer la liste des charges comprises pour éviter tout litige ultérieur.

Qui fixe le montant des charges locatives ?

C’est le propriétaire qui fixe le montant des charges locatives. Ce montant doit être indiqué dans le contrat de bail. Toutefois, le montant des charges locatives doit être proportionné et justifié, c’est-à-dire que le propriétaire doit se baser sur les factures des années précédentes et le prévisionnel financier du syndic de copropriété le cas échéant, pour calculer le montant des charges locatives. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Décret n°87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables sur les locataires
• article 23 - Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs
• article 6-2 - Loi n°89-462 du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs