Note de frais de restaurant : comment ça marche ?

Une note de frais est un document établi par un salarié ou par un chef d’entreprise afin de se faire rembourser par la société des dépenses liées à son activité professionnelle. Très souvent, elles sont émises pour des frais de restauration (un déjeuner au restaurant avec un client, etc.).

Les notes de frais et leurs remboursements font l’objet de contrôles et de vérifications pointilleux par l’URSSAF. L’émission de notes de frais irrégulières constitue même 36% des cas de redressement fiscal en entreprise. En tant que dirigeant d’entreprise, employeur ou non, il est donc impératif d’être vigilant sur les notes de frais de restaurant.

Voici ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce qu’une note de frais de restaurant ? 

Les notes de frais de restaurant couvrent les dépenses de restauration des salariés dans le cadre de leur activité professionnelle et pour l’intérêt de leur employeur. Elles peuvent aussi bien concerner un simple café lors d’un rendez-vous avec un partenaire commercial, qu’un repas à l’extérieur de l’entreprise sur les horaires de travail.

Cependant les notes de frais ne concernent pas que les salariés et les entrepreneurs eux-mêmes peuvent être amenés à éditer des notes de frais pour rembourser des dépenses réalisées à titre personnelle pour les besoins de l’activité. 

Pourquoi établir une note de frais de restaurant ? 

L’intérêt premier des notes de frais de restaurant est qu’elles permettent aux salariés ou au chef d’entreprise de se faire rembourser des dépenses de restauration qui entrent dans le cadre de leur activité professionnelle.

En tant qu’employeur, elles ont un triple intérêt.

• Premièrement, les frais de restauration sont déductibles du chiffre d’affaires de l’entreprise.
• Deuxièmement, le remboursement des notes de frais est exonéré de charges sociales.
• Enfin, l’entreprise peut récupérer la TVA déductible.

Les notes de frais sont soumises à des contrôles réguliers par l’URSSAF notamment pour éviter qu’une entreprise ou qu’un salarié n’abuse de ce système (et ne fasse passer des dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles par exemple).

Quelles sont les conditions pour rembourser une note de frais de restaurant ? 

Pour rembourser les frais de restauration, il faut s’assurer que les frais sont :

• engagés dans l’intérêt de l’entreprise et de l’activité professionnelle ;
• d’un montant proportionné ou raisonnable (autrement ils sont considérés comme un avantage en nature) ;
• justifiés.

Par exemple, un ticket de carte bancaire ou un reçu de paiement en espèces peut servir de document justificatif pour établir une note de frais de restaurant. En cas de perte, pour une note de frais de restaurant, le justificatif peut prendre la forme d'une attestation sur l'honneur de note de frais rédigée par l'employé.

Pour éviter de devoir se faire rembourser vos notes de frais, pensez à utiliser une carte bancaire d'entreprise.

Comment faire une note de frais de restaurant ? 

Il n’y a pas de formalisme unique pour rédiger une note de frais de restaurant.

En revanche, il faut faire figurer sur la note de frais de restaurant les mentions suivantes :

• Le nom et la fonction du salarié ou du chef d’entreprise ;
• La date et le lieu de la dépense ;
• La nature et la raison de la dépense ;
• Le montant engagé ;
• Le montant de la TVA.

Par ailleurs, pour qu’une note de frais soit valable, il est nécessaire d’associer à chaque dépense un justificatif :

• si les frais de restauration ne concernent que l’employé, il suffit de présenter une facture ou un reçu : le simple ticket de caisse (de restaurant, supermarché, boulangerie, etc.) constitue un justificatif suffisant.
• si les frais concernent des personnes différentes (plusieurs employés, des clients, des partenaires commerciaux, etc.), il faudra rédiger une fiche qui détaille le nom des personnes présentes, leur fonction et la société à laquelle ils appartiennent. Par ailleurs, il faut penser à inscrire le nom de l’entreprise et la date au dos de la note.

Comment procéder à la récupération de TVA d’une note de frais de restaurant ?

Les factures remises à l’employeur pour les dépenses de restauration comprennent de la TVA. Pour la récupérer, l’employeur doit respecter certaines conditions.

D’une part, la facture doit mentionner le montant de la TVA payée ainsi que le nom de l’entreprise qui s’engage à rembourser les frais (et non pas celui du salarié !). D’autre part, la TVA doit être exigible chez le fournisseur (c’est-à-dire chez celui qui émet la facture).

FAQ

Quel justificatif pour une note de frais de restaurant ?

Pour que la note de frais puisse être validée, elle doit être accompagnée d'un justificatif mentionnant les informations suivantes : la date, l’objet de la dépense, le nom du restaurant et la TVA. Dès lors, une facture de restaurant peut servir de justificatif, mais un ticket de carte bancaire ou un reçu pour un paiement en espèce peut suffire.

Quel est le plafond de remboursement pour une note de frais de restaurant ?

En 2024, le plafond de remboursement d'une note de frais de restaurant est de 20,70 € par salarié. Au-delà de ce montant, l'entreprise peut décider de rembourser le repas, mais des cotisations sociales seront appliquées.

Comment comptabiliser une note de frais de restaurant ?

Pour enregistrer en comptabilité une note de frais de restaurant, il faut passer les écritures comptables suivantes : 

• débiter le compte des charges des frais de restauration, (compte 6256)
• créditer le compte de crédits du salarié avec le montant des frais remboursés (compte 421 ou 467).