Comptabilité d’un restaurant : comment bien s’y prendre ?

Tenir la comptabilité d’un restaurant permet d’assurer un suivi strict des charges et des produits, afin d’obtenir une vue d’ensemble de l’activité et de déterminer sa rentabilité. Nécessaire, la tenue d’une telle comptabilité n’est pourtant pas toujours aisée. Il existe en effet de nombreuses subtilités propres à la gestion d’un établissement servant repas et boissons, que ce soit en matière de TVA, de titres-restaurant ou encore de tenue du livre de caisse.. 

Quels sont les indicateurs à suivre pour assurer la pérennité de son restaurant ? Comment faire le bilan comptable de son établissement, et gérer les spécificités de cette activité de bouche dans son plan comptable ? Avant de commencer vos démarches pour ouvrir un restaurant, Legalstart vous guide dans les méandres de la comptabilité en restauration.

Quelles sont les obligations comptables d’un restaurant ?

Les restaurants sont, dans la majorité des cas, exploités sous une forme sociétale (SAS, SASU, SARL, ou EURL). À cet égard, ils doivent réaliser une comptabilité générale dite « classique », qui prend généralement la forme d’une comptabilité d’engagement. Que votre activité concerne un café, un bar, un restaurant rapide ou un restaurant traditionnel, la comptabilité à réaliser reste la même.

En outre, chaque restaurant doit établir son bilan comptable chaque année. Le bilan comptable est un document qui constitue une photographie de la situation économique et financière de l’entreprise. On y retrouve l’actif du bilan, c’est-à-dire ce que possède l’entreprise (emplois), et le passif du bilan, c’est-à-dire ce que doit l’entreprise (ressources). L’équilibre entre actif et passif doit être maintenu en permanence. 

Il est obligatoire de réaliser un bilan à la clôture de l’exercice. Pour cela, il convient de classer et d’évaluer les écritures comptables du restaurant en fonction de l’actif (ce que l’entreprise possède) et les éléments du passif (ce que doit l’entreprise). Il est possible d’utiliser un tableur Excel, ou encore un logiciel de comptabilité qui permet de produire automatiquement un bilan comptable.

Comment bien tenir la comptabilité d’un restaurant ?

Bien tenir la comptabilité d’un restaurant nécessite quelques bonnes pratiques, dont voici les principales :

• être bien organisé ;
• ventiler les achats dans le plan comptable ;
• savoir tenir la caisse du restaurant.

Être bien organisé

La partie administrative de votre restaurant doit faire l’objet d’une gestion rigoureuse et maîtrisée. En effet, vous devez pouvoir développer votre commerce, tout en optimisant la tenue de la comptabilité de votre restaurant. 

Pour faciliter votre organisation, voici quelques recommandations :

• numérisez chacune de vos factures et classez-les ;
• séparez le classement des factures de celui des autres documents comptables (relevés de compte, bulletins de salaire, etc.) ;
• planifiez un créneau hebdomadaire pour gérer l’administratif.

Savoir tenir la caisse du restaurant

Comme pour tout commerce, la tenue d’un livre de caisse est obligatoire et doit être effectuée chaque jour. Chaque soir, vous devez ainsi faire une clôture de caisse et comptabiliser les entrées et les sorties d’argent de la journée. Vous devez vous assurer de l’exactitude du fonds de caisse en comparant le solde théorique au solde réel, et noter les recettes dans le livre de caisse. 

Les rubans de votre caisse enregistreuse et l’édition d’un Z de caisse chaque soir vont ainsi vous aider à tenir votre livre de caisse.

Ventiler les achats dans le plan comptable

Vous devez correctement comptabiliser les achats et les ventes de votre restaurant. Si vous employez un expert-comptable, son rôle est de s'assurer que les recettes et les dépenses sont ventilées dans les bons comptes, conformément au plan comptable du restaurant. Une bonne ventilation de la comptabilité d’un restaurant favorise le bon approvisionnement et une bonne gestion des stocks. 

Exemple : les achats de nourriture, d’ingrédients et de boissons sont généralement enregistrés dans le compte 601 du plan comptable de restaurant. Il faut néanmoins les ventiler entre les achats avec TVA à 5,5 %, à 10 % ou à 20 %. Concernant les achats du restaurant, la TVA à taux normal (20 %) s’applique sur les boissons alcoolisées, et sur quelques produits d’exception comme le caviar.

Comment comptabiliser les recettes d’un restaurant ?

La comptabilisation des recettes d’un restaurant est aujourd’hui relativement aisée, grâce notamment aux logiciels de caisse et aux solutions adaptées. Ces dernières enregistrent les flux de caisse et appliquent automatiquement les taux de TVA. Ainsi, les recettes remontent directement du logiciel de caisse lors de l’établissement des recettes dans la comptabilité du restaurant. On parle de tickets Z.

En pratique, les restaurants utilisent une caisse enregistreuse afin d’encaisser l’ensemble des recettes (toutes formes de paiement confondues). Le ticket Z est extrait de cette caisse en fin de journée et reprend les recettes de la journée. Il est possible d’y ventiler les recettes en fonction du moyen de paiement utilisé (carte bancaire, liquide, ticket restaurant, etc).

Comment comptabiliser les achats d’un restaurant ?

L’essentiel de la comptabilité en restauration consiste à bien enregistrer ses achats. Pour ce faire, il est important de disposer de factures fournisseurs à jour.

La numérisation des factures du restaurant peut, à ce titre, constituer un moyen de simplifier la gestion comptable de votre restaurant. Lorsque ce n’est pas possible, il est recommandé d’opter pour un système de classement des factures d’achat par ordre chronologique.

Comptabilité d’un restaurant : quelles spécificités ?

La comptabilité en restaurant présente plusieurs spécificités dues à cette activité particulière, et notamment :

• la comptabilisation des titres-restaurant ;
• la livraison à domicile ;
• la facturation et la collecte de la TVA ;
• la comptabilisation des repas des salariés.

Comptabilisation des titres restaurants

La comptabilité en restauration comporte une première spécificité, qui est celle de la comptabilisation des titres-restaurant. 

Les titres-restaurant reçus en règlement de consommation sont comptabilisés en plusieurs temps :

• lors de l’encaissement du client d’abord ;
• puis lors de l’envoi des tickets-restaurant à l’organisme émetteur, qui prélève des frais et de la TVA sur ces frais ;
• et enfin à réception de la lettre-chèque qui règle le restaurant de la valeur des titres. 

Voici les différentes écritures comptables relatives à ces opérations :

• crédit du compte 411 (règlement clients) et débit du compte 511 (valeurs à l’encaissement) lors de l’encaissement du client ;
• crédit du compte 511 et débit du compte 627 (frais) et du compte 44566 (TVA sur les frais) ;
• crédit du compte 511 et débit du compte 512 pour comptabiliser la remise de la lettre-chèque.

Livraison à domicile

Puisque la livraison de plats et boissons à domicile engendre des coûts supplémentaires, il est nécessaire de les faire apparaître dans la comptabilité du restaurant. 

Il faudra ainsi tenir compte de ces frais :

• commissions payées aux plateformes de livraison ;
• emploi d’un salarié pour les livraisons ;
• achat de sacs, serviettes et d’emballages pour les produits.

Facturation et collecte de la TVA

La comptabilité d’un restaurant est particulière puisque différents taux de TVA en restauration sont applicables et cela peut notamment créer une certaine complexité ! Ainsi, il faut savoir que plusieurs taux peuvent cohabiter sur une même addition : le taux normal (20%), le taux intermédiaire (10%) ou encore le taux réduit (5,5%). C’est spécifiquement le cas lorsque l’addition inclut des boissons alcoolisées (TVA à 20%) ou des plats et boissons à consommation différée (TVA à 5,5%). 

La TVA à taux réduit s’applique à tous les plats et boissons sans alcool à consommation différée (par exemple : vente à emporter). 

Les autres produits, c'est-à-dire les plats à consommer tout de suite, se voient appliquer une TVA à 10%.

Comptabilisation des repas des salariés

Les repas des salariés du restaurant sont un avantage en nature dont la comptabilisation en restauration est particulière. Pour rappel, ceux-ci doivent être fournis par le restaurant dans la mesure où les employés sont présents à l’heure des repas et que le restaurant est ouvert à ces horaires. L’employeur doit deux repas quotidiens au salarié qui travaille plus de 5h par jour.

En comptabilité, le restaurant doit inscrire le montant de cet avantage en :

• créditant le compte 426 (production consommée) ;
• débitant le compte 6417 (avantages en nature).

Comptabilité d’un restaurant : quels sont les indicateurs à suivre ?

Pour tenir correctement la comptabilité d’un restaurant, plusieurs indicateurs sont à suivre. Les principaux sont les suivants :

• le taux de marge brute ;
• le chiffre d’affaires par personne ;
• le ticket moyen ;
• les autres indicateurs de rentabilité.

Le taux de marge brute

La marge brute, autrement dit la marge commerciale, est un indicateur servant à calculer la marge réalisée par le restaurant et correspond généralement au prix de vente HT moins le coût d'achat d’un produit ou service. Elle sert notamment de base de calcul du taux de marge brute. 

Ce dernier est déterminé par la formule suivante :

Cet indicateur de référence permet donc de connaître le rapport prix des plats / coût des ingrédients et ainsi de calculer la capacité du restaurant à réaliser des gains sur ses ventes.

Le chiffre d’affaires par personne

Un autre indicateur clé à surveiller est le chiffre d'affaires par personne. Cet indicateur sert particulièrement à analyser la productivité des salariés du restaurant et permet de modifier l’organisation mise en place afin d’améliorer les profits. 

Il correspond au chiffre d'affaires dégagé sur une période précise, sur le nombre de personnes présentes lors de cette même période en équivalent temps plein (ETP). 

La formule pour le calculer est la suivante :

Le ticket moyen

Le ticket moyen est le rapport entre le nombre de consommateurs et le chiffre d’affaires réalisé sur la période. Il permet de connaître le niveau d’activité du restaurant et est à calculer avant de s’interroger sur la marge brute. 

Il se calcule ainsi, sur une période donnée :

Les autres indicateurs de rentabilité

Enfin, les autres indicateurs à analyser pour déterminer la rentabilité d’un restaurant sont les suivants :

• nombre de commandes par jour ;
• taux de remplissage ;
• marge globale intégrant les salaires ;
• chiffre d’affaires par salarié ;
• ratio du coût matière ;
• ratio des charges d’exploitation.

FAQ

Est-ce obligatoire d’avoir un expert-comptable pour un restaurant ?

Pour la comptabilité d’un restaurant, vous n’avez aucune obligation de faire appel à un expert-comptable, et vous avez la possibilité de trouver, concernant la comptabilité des restaurants, plusieurs exemples sur internet. En revanche, il est recommandé de faire appel à un expert-comptable ou du moins d’utiliser un logiciel comptable si vous n’êtes pas à l’aise avec les notions de comptabilité. En effet, des erreurs de comptabilité peuvent avoir de lourdes conséquences financières pour votre restaurant.

Quels sont les 3 types de comptabilité ?

Les 3 types de comptabilité sont :

• la comptabilité financière, ou comptabilité générale, qui est la plus répandue et obligatoire pour toutes les entreprises (allégée pour les auto-entrepreneurs) ;
• la comptabilité analytique, dite comptabilité de gestion, qui aide à optimiser la stratégie et la rentabilité de l’entreprise ;
• la comptabilité budgétaire, qui est une comptabilité prévisionnelle des dépenses et des recettes sur le prochain exercice comptable.

Quelle TVA pour un restaurant ?

Il existe plusieurs taux de TVA dans la restauration, qui dépendent notamment de ce qui a été consommé. Ainsi, c’est une TVA à 20 % qui s’applique sur les boissons alcoolisées. Un taux réduit à 5,5 % s’applique aux boissons sans alcool et aux plats dont la consommation est différée, comme en matière de vente à emporter. Enfin, un taux à 10 % s’applique au reste des produits. Plusieurs taux de TVA peuvent ainsi figurer sur une seule addition.