Retenue sur salaire : quand et comment l'appliquer en tant qu'employeur ?

Le salaire versé chaque mois aux travailleurs est amputé de retenues obligatoires que sont les différentes cotisations et assurances dues par l’employeur. Mais dans le cas où le salarié est tenu du remboursement de certaines sommes à son entreprise, il est possible pour l’employeur de réaliser une retenue sur salaire à son profit. Le mécanisme de la retenue sur salaire permet d’effectuer une compensation entre les sommes dues par le salarié et le salaire qu’il reçoit mensuellement. Encadrée strictement, du fait de la nature alimentaire de la rémunération, la retenue sur salaire est autorisée pour des motifs précis. Quels sont-ils, et quelles sont les limites de cette pratique ? Comment définir le montant maximum de la retenue sur salaire et bien le calculer ? Legalstart vous livre toutes les informations pour utiliser cette possibilité.

Qu’est-ce qu’une retenue sur salaire ?

Une retenue sur salaire correspond à la possibilité de l’employeur de conserver, sur la rémunération de l’un de ses salariés, une partie de celle-ci pour des motifs définis par la loi. C’est une autorisation qui est strictement encadrée par le Code du travail. En effet, le caractère alimentaire du salaire oblige l’employeur à respecter des pourcentages et des motifs légaux pour réaliser une retenue sur salaire. 

La déduction de cette retenue est en fait une compensation de sommes dues par le salarié. La retenue sur salaire sur la fiche de paie apparaît de manière transparente.

Quels sont les différents types de retenue sur salaire ?

Les motifs étant limités par la loi, il existe des cas autorisés de retenue sur salaire et des cas interdits.

Les cas autorisés de retenue sur salaire

Plusieurs cas sont prévus pour lesquels l’employeur peut réaliser une retenue sur le salaire de son employé. À ce titre, on retrouve :

• la retenue sur salaire pour trop-perçu. Ce trop-perçu peut prendre la forme d’un salaire maintenu de manière indue, d’une avance sur salaire versée en espèces, d’un trop-perçu de tickets-restaurant ;
• la retenue sur salaire pour compensation, en cas d’application d’une clause de dédit-formation. Il s’agit du cas où le salarié refuse volontairement d’assister à une formation réglée en sa faveur par l’employeur ;
• la retenue sur salaire pour détérioration de matériel, uniquement applicable si la détérioration est volontaire et que l’employeur prouve la faute lourde du salarié. Le coût de réparation ou de remplacement peut alors faire l’objet d’une retenue.
• la retenue sur salaire pour absence injustifiée, mais également en cas de retard ou de grève. En cas d’exercice du droit de retrait du salarié, la retenue est par contre interdite.

Les cas interdisant la retenue sur salaire

Toutefois, en dehors de ces motifs, l’employeur ne peut décider de prélever des sommes sur la rémunération de son salarié. La retenue sur salaire est notamment interdite dans les cas suivants :

• la retenue comme sanction du salarié, si celui-ci n’exécute pas correctement son contrat de travail ;
• la retenue en cas d’amende avec un véhicule de fonction ;
• la retenue sur salaire pour non-restitution de matériel, ou pour matériel cassé ou perdu de manière involontaire. S’il s’agit de non-restitution volontaire et donc de vol ou de tout autre agissement fautif durant ses heures de travail, l’employeur devra engager une action en justice contre son salarié (au pénal ou au civil, selon la nature du manquement) ;
• la retenue sur salaire pour dettes non-inhérentes à la relation contractuelle ;
• la retenue sur salaire en compensation de fournitures diverses. La seule dérogation concerne le cas de faute lourde déjà évoqué, pour des outils nécessaires au travail, dont le salarié a l’usage et la charge. Il en va de même si l’employeur a avancé les fonds pour l’achat de ce matériel ;
• la retenue sur salaire pour frais dans les entreprises de transport, de spectacle, les casinos et le secteur de l’hôtellerie-restauration.

La retenue sur salaire est-elle une sanction ?

La retenue sur salaire, une sanction possible ? Non, elle ne peut en aucun cas constituer une sanction de l’employeur vis-à-vis de son salarié. Les sanctions disciplinaires sont prévues par le Code du travail, allant de l’avertissement au licenciement. La sanction pécuniaire est interdite. C’est pourquoi la retenue sur salaire ne peut que venir compenser une dette du salarié envers son employeur.

Quel est le montant d’une retenue sur salaire ?

Une retenue sur salaire, au même titre qu’une saisie sur salaire, ne peut dépasser une certaine fraction mensuelle de la rémunération. Le montant de retenue sur salaire est un pourcentage prévu par le Code du travail. En effet, le salaire est une créance à caractère alimentaire et bénéficie donc d’une protection.

S’agissant de la retenue sur salaire compensant un trop-perçu, si ce dernier est une avance faite par l’employeur (et non un acompte), la retenue ne peut dépasser 10 % du salaire net. Si besoin, l’employeur pourra donc procéder à des retenues mensuelles successives jusqu’à apurement. 

S’agissant des autres motifs de retenue sur salaire, le Code du travail fixe les différents seuils et fractions saisissables. Les pourcentages de la retenue sur salaire s’appliquent au salaire annuel et sont les suivantes : 

• 1/20 du salaire, sur la tranche de salaire annuel allant jusqu’à 4.370 € ;
• 1/10, sur la tranche comprise entre 4.371 € et 8.520 € ;
• 1/5, sur la tranche comprise entre 8.521 € et 12.690 € ;
• 1/4, sur la tranche comprise entre 12.691 € et 16.820 € ;
• 1/3, sur la tranche comprise entre 16.821 € et 20.970 € ;
• 2/3, sur la tranche comprise entre 20.971 € et 25.200 € ;
• la totalité du salaire, au-delà de 25.200 €. 

On prévoit également la majoration de ces seuils de 1.690 € par personne à charge. Celles-ci sont le conjoint, le pacsé ou l’ascendant vivant avec le salarié et ayant un revenu inférieur au RSA, ainsi que l’enfant à charge (y compris par le versement d’une pension alimentaire). 

Pour calculer le montant de la retenue sur salaire possible, on calcule puis on additionne les différentes fractions saisissables dans chaque tranche.

Comment calculer la retenue sur salaire ?

Il existe plusieurs méthodes pour calculer le montant de la retenue sur salaire, en fonction du motif de la retenue. 

Concernant la retenue sur salaire pour absence, la plus fréquente, la méthode généralement retenue est celle de l’horaire réel. Le calcul consiste à déterminer le taux horaire du salarié (soit son salaire mensuel divisé par le nombre d’heures de travail prévues), puis de l’appliquer au nombre d’heures d’absence dans le mois du salarié. 

La formule de calcul de la retenue sur salaire par horaire réel est la suivante :

Exemple : un salarié réalisant 35 heures hebdomadaires, soit 7 h par jour, s’absente 4 jours en février 2024. Les heures normalement travaillées sur le mois de février 2024, qui compte 21 jours ouvrés, sont au nombre de 147. Le salaire mensuel de l’employé est de 2.000 €. 

On applique la formule : (2.000 / 147) x (4 jours x 7 h) = 380,95 € de retenue sur salaire. 

Néanmoins, il existe d’autres méthodes de calcul de retenue sur salaire applicables en cas d’absence du salarié. Elles sont basées sur une moyenne de jours annuels. Voici leur formule de calcul :