Prime de déplacement : comment fonctionne-t-elle ?

Déplacement chez un client, voyage d'affaires ou formation à l’étranger… La prime de déplacement vient dédommager l’employé qui effectue un trajet professionnel loin de son domicile. 
La prime de déplacement est-elle obligatoire pour l’employeur ? Quels sont les critères pour l’obtenir et comment est-elle calculée ? Legalstart revient en détail sur cette indemnisation des grands déplacements professionnels.

Qu’est-ce qu’une prime de déplacement ?

La prime de déplacement est une gratification du salarié qui effectue un grand déplacement d’ordre professionnel. Elle permet le remboursement des frais engagés (repas, nuitées d’hôtel, etc.) et un dédommagement de cet éloignement du domicile.

Pour la prime de déplacement soit possible, il faut réunir plusieurs critères :

• Il doit s’agir d’un “grand déplacement” : le lieu de travail pour la mission (par exemple, quand le rendez-vous est donné chez un client) se situe à plus de 50 km du domicile.
• Il n’est pas possible de réaliser ce trajet domicile - travail en transport en commun en moins d’1h30. 

Autrement dit : le salarié peut difficilement rentrer chez lui. Ces deux conditions doivent être remplies simultanément - sinon, il s’agirait tout simplement d’un remboursement pour frais professionnels. 

Un trajet Lille-Paris par exemple représente plus de 225 km, mais il est possible de rallier les deux villes en moins d’1h30 en TGV. Il faut cependant ajouter le temps de déplacement entre les lieux de départ et d’arrivée et les gares SNCF.

L’employeur a-t-il l’obligation de verser une prime de déplacement ?

Cette gratification ne représente pas une obligation pour l’employeur. En effet, la prime de déplacement dans le Code du travail n’est pas citée, mais elle peut devenir réglementaire dans une entreprise si elle est mentionnée dans une convention collective, un accord de branche ou un accord d’entreprise. 

Par exemple, la prime de déplacement dans le BTP est notifiée dans la convention collective de ce secteur d’activité. Les ouvriers qui se déplacent à plus de 50 km de leur domicile pour un chantier peuvent la percevoir.

Quel est le montant de la prime de déplacement ?

La prime de déplacement de travail n’a pas de montant fixe. Cela va dépendre des modalités signalées dans l’accord de l’entreprise. Elle peut également être revue à la hausse au bon vouloir de l’employeur, ou suite à une négociation entre ce dernier et le salarié. 

Pour l’indemnité de déplacement, l’employé est remboursé selon le montant exact de ses dépenses, qu’il doit prouver par le biais de justificatifs. La prime de déplacement, elle, n’a pas de liens directs pour ces dépenses : il s’agit d’un forfait.

Généralement, la prime de déplacement a un montant qui varie selon :

• la durée du déplacement ;
• l’éloignement entre le domicile et le lieu de déplacement ;
• le mode de transport utilisé ;
• le statut de l’employé.

Quels sont les barèmes applicables en 2024 ?

La prime de déplacement bénéficie d’exonérations fiscales et sociales. Mais pour cela, elle ne doit pas dépasser certains plafonds fixés par l’URSSAF. Au-delà, ce dédommagement peut être considéré comme un complément de revenu. Alors, elle réintègre l’assiette de cotisations sociales, mais aussi la base imposable pour l’impôt sur le revenu du salarié qui la reçoit.

La prime de déplacement pour un déplacement en métropole

Pour rappel, la prime de déplacement démarre à 50 km : elle concerne donc de nombreux trajets en France métropolitaine. Voici les plafonds 2024 définis par l’URSSAF pour ce dédommagement des grands déplacements. 

La prime de déplacement pour un déplacement Outre-Mer

Les déplacements en Outre-mer, à cause de la grande distance qu’ils impliquent, ont des plafonds URSSAF spécifiques. 

Voici ceux concernant la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélémy et Saint-Martin. 

 Voici les plafonds de la prime de déplacement pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française. C’est le forfait pour le repas qui est différent. 

La prime de déplacement pour un déplacement à l’étranger

L’indemnité de grand déplacement ne suffit pas quand il s’agit de se rendre dans un autre pays. La prime de déplacement à l’étranger prend alors le relais. 

Il faut se référer alors aux plafonds des indemnités journalières pour connaître les barèmes pris en compte pour l’URSSAF. Ceux-ci varient selon le pays de destination et selon le statut du salarié : personnel cadre, technicien agent ou personnel non-cadre.

Ces plafonds doivent être réduits de :

• 17,5 % si le salarié a un repas pris en charge par jour ;
• 35 % si le salarié a deux repas pris en charge par jour ;
• 65 % si les frais de logement sont directement pris en charge par l’employeur.

Comment déclarer la prime de déplacement ?

Est-ce que la prime de déplacement est imposable ? Non, si elle respecte les plafonds définis par l’URSSAF et mentionnés ci-dessus. Au-delà, elle est assimilée comme un complément de revenus. De fait, le montant résiduel (qui va au-delà des barèmes fixés par l’État) est alors soumis à l’impôt sur le revenu pour le salarié et aux cotisations sociales pour l’employeur.

FAQ

Qu’est-ce que la prime de trajet ?

La prime de trajet est une indemnité versée par l'employeur à ses salariés pour compenser les frais supplémentaires engagés lors de leurs déplacements professionnels, notamment le temps passé dans les transports.

La prime de déplacement est-elle imposable ou non ?

La prime de déplacement est imposable si elle dépasse les plafonds définis par l’URSSAF.

Qu’est-ce que les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement regroupent les dépenses engagées par un salarié lors de déplacements professionnels. Transport, repas et hébergement sont les principaux frais de déplacement. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article L3121-4
• Article L3121-7
• Article L3121-8