Bulletin de paie dématérialisé : conditions et modalités

La remise des bulletins de paie est une obligation de l’employeur envers ses salariés. Depuis le 1er janvier 2017, il est possible de mettre en place une fiche de paie dématérialisée, sans autorisation préalable du salarié. Cette nouvelle mesure a pour objectif de favoriser la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie. Le bulletin de paie dématérialisé n’est pas obligatoire en 2020 mais se généralise de plus en plus au sein des entreprises en raison de ses nombreux avantages.

Qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie ? Comment mettre en place la fiche de paie dématérialisée ? Quelles en sont les conditions ? On fait le point.

Qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie ?

Depuis 2017, l’employeur peut désormais mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie, sans autorisation préalable de ses salariés. Toutefois, l’employeur doit les informer au préalable, dans un délai d’un mois avant la remise du bulletin de paie numérique. Les salariés ont le droit de s’y opposer s’ils souhaitent conserver la fiche de paie en version papier.

A noter : le bulletin de paie dématérialisée dispose de la même valeur que le bulletin papier. La version numérique a la même preuve juridique du travail effectué et ouvre les mêmes droits à la retraite.

Sachez que la dématérialisation des fiches de paie n’a en aucun cas un caractère obligatoire. En effet, le bulletin de paie dématérialisé n'était pas obligatoire en 2019, et ne l’est pas non plus en 2020. La dématérialisation des bulletins de paie résulte d’un choix de l’entreprise.

Quels sont les avantages du bulletin de paie numérique ?

La dématérialisation des bulletins de paie comprend de nombreux avantages.

Du côté de l’entreprise, cela permet à l’entreprise de gagner du temps et de limiter les coûts. En évitant l’impression des bulletins de paie, plus de papier n’est nécessaire, tout comme l’encre : les coûts sont alors réduits. En outre, les coûts d'archivage sont également réduits puisque les documents sont conservés de manière électronique.

Du côté de l’employé, la fiche de paie dématérialisée présente également plusieurs avantages : cela permet un accès plus rapide à sa fiche de paie, cela permet d’éviter de l’égarer mais permet également une conservation des documents facilitée, adieux les classeurs volumineux !

Dans le même temps, les inconvénients de la dématérialisation de bulletin de paie sont peu nombreux. Toutefois, cette démarche peut présenter des difficultés pour les entreprises. En cas de dématérialisation du bulletin de paie, sa communication se fait de manière électronique, mais ne se résume pas à un simple envoi de la fiche de paie par email. Cette dernière doit être stockée au sein d’un coffre-fort numérique, autrement dit un espace de stockage sécurisé en ligne, qui permet la conservation des documents numériques. Cette démarche de stockage des fiches de paie dématérialisées peut donc présenter des inconvénients pour certaines entreprises.

Fiche de paie dématérialisée : comment la mettre en place ?

Le bulletin de paie dématérialisé doit comporter les mêmes mentions obligatoires que la fiche de salaire en version papier. Parmi les mentions obligatoires du bulletin de salaire, il est possible de citer :

• L’identification de l’employeur (nom, adresse, Siren, convention collective, etc.) ;
• Le nombre d’heures travaillées ;
• Les heures complémentaires ;
• Les congés payés ;
• Le salaire ;
• Les cotisations prévoyance ;
• Le prélèvement à la source ;
• Etc.

Par ailleurs, le bulletin de paie numérique s’il comprend de nombreux avantages, entraîne des obligations pour l’employeur concernant la protection des données et la préservation des documents :

• L’employeur doit transmettre les bulletins de paie dématérialisés via un coffre-fort numérique.
• L'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de paie pour une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
• L’employeur a l’obligation de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

Dans le cas où l’employeur cesse son activité, le salarié doit être informé de la mise à disposition de ses bulletins de salaire au moins 3 mois avant la fermeture de l’entreprise afin de pouvoir les récupérer.

En tout état de cause, le salarié peut consulter ses bulletins de paie électronique via le service en ligne de son Compte Personnel d’Activité.

A noter : la dématérialisation des bulletins de paie dans la fonction publique fait également son apparition. Les bulletins de paie des fonctionnaires doivent progressivement être dématérialisés. Les documents seront mis à disposition sur un espace numérique avec une conservation des documents par la DGFiP pendant toute la carrière de l’agent et jusqu’à cinq années après son départ en retraite.