Le calcul des congés payés : comment s’y prendre ?

Tous les salariés d’une entreprise ont le droit à des congés payés, c’est-à-dire des jours non travaillés mais indemnisés par l’employeur. Ces congés payés, bien que très attendus par la plupart des salariés, peuvent représenter un véritable casse-tête pour l’employeur en terme de gestion de la paie. 

A combien de jours de congés payés un salarié a-t-il le droit ? Comment sont calculés les congés payés ? Et comment sont calculées les indemnités de congés payés ? Legalstart vous explique.  

Comment calculer l’acquisition des congés payés ?

En principe, l’acquisition des congés payés est équivalente à 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif (on compte soit 4 semaines, soit 24 jours de temps de travail effectif).

Pour autant, les accords de branche ou les conventions collectives peuvent prévoir un mode de calcul différent. Il est donc important de vérifier les accords collectifs d’une entreprise avant de calculer les congés payés.

A savoir : le calcul des congés payés pour un temps partiel présente des spécificités mais chaque mois de travail effectif ouvre le droit à 2,5 jours de congés.

Les congés payés sont cumulés durant ce qu’on appelle une période de référence. La période de référence est une période de 12 mois consécutifs durant laquelle le salarié peut cumuler ses congés payés. Elle débute le 1er juin d’une année N et se termine le 31 mai de l’année N+1.

Une fois acquis, ces jours de congés ne sont pas valables indéfiniment. Les jours de congés payés sont valables jusqu’à 1 an à l’issue de la période de référence.

Attention : la période de référence peut varier en fonction des conventions collectives et accords de branche. Par ailleurs, dans certains secteurs d’activités tels que le secteur du bâtiment, des travaux publics, des transports routiers et des artistes et techniciens du spectacle, la période de référence commence le 1er avril et finit le 31 mars de l’année suivante.

Exemple 1 : un salarié qui a cumulé 30 jours de congés payés sur la période de référence du 1er juin 2019 au 31 mai 2020, peut utiliser ses congés jusqu’au 31 mai 2021 (soit 1 an à l’issue de la période de référence).

Exemple 2 : pour un salarié arrivé dans l’entreprise en cours de période de référence.
Le salarié est arrivé en janvier 2020. Au 31 mai 2020, il aura cumulé 12,5 jours de congés (soit 5 mois de travail x 2,5). Il aura jusqu’au 31 mai 2021 pour utiliser ses 12,5 jours de congés.

En outre, les nouveaux congés qu’il va acquérir à partir du mois de juin n’auront pas la même date de validité, car ils sont acquis sur une nouvelle période de référence.

Qu’est-ce qui est pris en compte dans le calcul des indemnités de congés payés ?

Durant les congés payés les salariés perçoivent une indemnité de congé payé. Comment cette indemnité est-elle calculée ?

Avant de se pencher sur le calcul des congés payés, il est important de savoir quels éléments entrent en compte dans le calcul des indemnités. Certaines sommes comme les primes d’intéressement par exemple sont écartées du calcul.

Voici un récapitulatif des sommes prises en compte et de celles qui ne sont pas prises en compte dans les calculs des congés payés.

Comment calculer les indemnités de congés payés ?

Il existe deux exemples de calcul d’indemnité de congés payés : la méthode du maintien de salaire et celle du dixième du salaire :

• La méthode du maintien du salaire : lorsqu’il est en congé payé, le salarié perçoit la même somme qu’il aurait touchée s’il avait travaillé.
• La méthode du dixième : lorsqu’il est en congé payé, le salarié perçoit des indemnités égales à 1/10ème de la rémunération brute perçue durant la période de référence. De fait, cette méthode est en principe moins favorable pour un salarié qui est arrivé dans l’entreprise en cours de période de référence par exemple.

L’employeur n’a pas le choix de la méthode utilisée, il doit choisir celle qui sera la plus avantageuse pour chaque salarié.

Bon à savoir : si le contrat ou les usages de l’entreprise prévoient un calcul plus avantageux que les deux méthodes légales, c’est ce calcul qui s’applique.

Quel est le calcul des congés payés en fin de contrat ?

Si une rupture du contrat de travail intervient avant qu’un salarié n’ait bénéficié de ses congés payés, il est nécessaire de faire le calcul des indemnités compensatrices de congés payés.

Concrètement, cela signifie que les congés qu’il n’a pas pu prendre lui sont reversés sous forme d’indemnités compensatrices. Cette mesure s’applique peu importe le motif de la rupture (licenciement, démission, etc).

Une fois le calcul des indemnités de congés payés réalisé, un solde de tout compte est versé au salarié avec l’ensemble des indemnités de fin de mission.

Le calcul des congés payés n’est pas toujours chose aisée. Vous pouvez vous aider d’un simulateur de calcul de congés payés ou simplement poser vos questions à un expert lors d’un entretien avec un expert.