Calcul congés payés : comment procéder ?

Tous les salariés d’une entreprise ont le droit à des congés payés, c’est-à-dire des jours non travaillés, mais indemnisés par l’employeur. Ces congés payés, bien que très attendus par la plupart des salariés, peuvent représenter un véritable casse-tête pour l’employeur en termes de gestion de la paie. 

À combien de jours de congés payés un salarié a-t-il le droit ? Comment est calculée leur acquisition ? Comment fonctionnent l’indemnité de congés payés et l’indemnité compensatrice de congés payés ? Legastart fait le point sur le calcul des congés payés.

Qu’est-ce que les congés payés ?

Les congés payés sont des journées de congés à la charge de l’employeur. Tout salarié a le droit à ces congés, quel que soit son contrat de travail (CDI, CDD, intérim, etc.). 

Au cours de cette période, il ne touche pas de salaire, mais une indemnité de congés payés. Elle est versée à la même date que le salaire. 

La durée des congés payés varie en fonction des droits acquis par l’employé. Le salarié doit toutefois obligatoirement avoir la possibilité d’en prendre entre le 1ᵉʳ mai et le 31 octobre. En outre, la période et l’ordre des départs peuvent être fixés par un accord d’établissement ou d’entreprise, ou à défaut par un accord de branche, voire directement par le chef d’établissement. Ces derniers doivent néanmoins respecter les principes d’ordre public.

Comment calculer l’acquisition des congés payés ?

En principe, l’acquisition des congés payés est équivalente à 2,5 jours de congés payés par mois de travail effectif (on compte soit 4 semaines, soit 24 jours de temps de travail effectif). Pour autant, les accords de branche ou les conventions collectives peuvent prévoir un mode de calcul différent. Il est donc important de vérifier les accords collectifs d’une entreprise avant de calculer les congés payés. 

Les congés payés sont cumulés durant ce qu’on appelle une période de référence. La période de référence est une période de 12 mois consécutifs durant laquelle le salarié peut cumuler ses congés payés. Elle débute le 1ᵉʳ juin d’une année N et se termine le 31 mai de l’année N+1. Les congés payés ne s’acquièrent donc pas sur une année calendaire.

Une fois acquis, ces jours de congés ne sont pas valables indéfiniment. Les jours de congés payés sont valables jusqu’à 1 an à l’issue de la période de référence.

Voici deux exemples pour vous aider à comprendre le calcul de l’acquisition des congés payés :

• Un salarié qui a cumulé 30 jours de congés payés sur la période de référence du 1ᵉʳ juin 2024 au 31 mai 2025, peut utiliser ses congés jusqu’au 31 mai 2026 (soit 1 an à l’issue de la période de référence).
• Le salarié est arrivé en janvier 2024, soit au cours de la période de référence. Au 31 mai 2024, il aura cumulé 13 jours de congés. Il aura jusqu’au 31 mai 2025 pour utiliser ses 13 jours de congés. En outre, les nouveaux congés qu’il va acquérir à partir du mois de juin n’auront pas la même date de validité, car ils sont acquis sur une nouvelle période de référence.

Il convient de noter que le salarié peut prendre ses congés payés en une ou en plusieurs fois. Il est cependant tenu de poser au moins 12 jours ouvrables en continu. En outre, dans le cadre d’un fractionnement, il acquiert des jours de congés supplémentaires si les congés sont pris en dehors de la période légale, qui court du 1^er mai au 31 octobre. Dans ce cas, il a le droit à :

• 1 jour supplémentaire, s’il prend entre 3 et 5 jours de congés ;
• 2 jours supplémentaires, s’il prend plus de 6 jours de congés.

Si vous n'y avez pour l'instant pas droit, vous pouvez formuler une demande de congés payés.

Comment fonctionne l’indemnité de congés payés ?

Il existe deux façons de calculer l’indemnité de congés payés.

Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ?

L’indemnité de congés payés est versée à la place du salaire lorsque le salarié prend des congés payés.

Les éléments pris en compte pour le calcul de l’indemnité de congés payés

Avant de se pencher sur le calcul des congés payés, il est important de savoir quels éléments entrent en compte dans le calcul des indemnités. Certaines sommes, comme les primes d’intéressement par exemple, sont écartées du calcul.

Voici un récapitulatif des sommes prises en compte et de celles qui ne sont pas prises en compte dans les calculs des congés payés : 

Calcul du montant de l’indemnité de congés payés

Il existe deux façons de calculer l’indemnité de congés payés :

• La méthode du maintien du salaire. Lorsqu’il est en congé payé, le salarié perçoit la même somme qu’il aurait touchée s’il avait travaillé.
• La méthode du dixième. Lorsqu’il est en congé payé, le salarié perçoit des indemnités égales à 1/10ᵉ de la rémunération brute perçue durant la période de référence. De fait, cette méthode est en principe moins favorable pour un salarié qui est arrivé dans l’entreprise en cours de période de référence, par exemple.

L’employeur n’a pas le choix de la méthode utilisée, il doit choisir celle qui sera la plus avantageuse pour chaque salarié.

Comment fonctionne l'indemnité compensatrice de congés payés en fin de contrat ?

Une indemnité spécifique est versée aux salariés dont le contrat de travail est rompu alors qu’ils n’avaient pas eu l’occasion de prendre tous leurs jours de congés payés.

Qu’est-ce que l’indemnité compensatrice de congés payés ?

Si une rupture du contrat de travail intervient avant qu’un salarié n’ait bénéficié de ses congés payés, il est nécessaire de faire le calcul des indemnités compensatrices de congés payés. 

Concrètement, cela signifie que les congés qu’il n’a pas pu prendre lui sont reversés sous forme d’indemnités compensatrices. Cette mesure s’applique peu importe le motif de la rupture (licenciement, démission, départ en retraite, rupture de période d’essai, etc.). 

Une fois le calcul des indemnités de congés payés réalisé, un solde de tout compte est versé au salarié avec l’ensemble des indemnités de fin de mission.

Il convient de noter que l’indemnité compensatrice de congés payés est considérée comme du salaire. De fait, elle est soumise aux impôts et aux cotisations sociales.

Les éléments pris en compte pour le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés

Le tableau suivant récapitule les éléments pris en compte ou non dans le cadre du calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés : 

Calcul du montant de l’indemnité compensatrice de congés payés

Le calcul du montant de l’indemnité compensatrice de congés payés d’une personne en CDI s’effectue de la même façon que pour le calcul des congés payés normaux. Le chef d’entreprise peut ainsi utiliser la méthode du maintien de salaire, ou privilégier la méthode du dixième du salaire. En revanche, si une personne est en CDD ou en intérim, c’est la méthode du 1/10 qui est utilisée. 

Pour donner un exemple : si une personne a travaillé 5 mois, et touché un salaire de 9.150 euros brut, elle touchera une indemnité de fin de contrat de 915 euros. L’indemnité compensatrice s’élèvera alors à 1.006,50 euros (9.150 + 915/10).

FAQ

Comment est calculée la période de référence donnant droit à congés ?

La période de référence correspond à une période de 12 mois au cours de laquelle le salarié cumule ses congés payés. Elle est généralement comprise entre le 1er juin et le 31 mai de l’année suivante, bien que certains secteurs appliquent une période allant du 1er avril au 31 mars. Le salarié acquiert 2,5 jours de congés payés chaque mois. Il a ensuite 1 an à compter de la fin de la période de référence pour utiliser les jours de congés acquis.

À combien de jours de congés a droit un salarié ?

Un salarié a le droit à 2,5 jours de congés payés par mois. Il peut les cumuler au cours d’une période de référence de 12 mois. Il a ensuite 1 an pour poser ses congés. Il est tenu de prendre au moins 12 jours ouvrables entre le 1er mai et le 31 octobre. L’employé peut acquérir sous condition des jours supplémentaires, notamment s’il prend des congés en dehors de la période de référence.

Comment calculer 20 jours de congés payés ?

Pour calculer les congés payés, le chef d’entreprise peut s’appuyer soit sur la méthode du maintien de salaire, soit sur celle du 1/10ᵉ de salaire, en privilégiant celle qui est la plus intéressante pour le salarié. Un salarié qui touche 2.000 euros de salaire brut (24.000 euros annuels), touchera 1.904,76 euros avec la première méthode et 1.920 euros avec la seconde méthode. Ce sera donc cette dernière qui sera retenue. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• articles L3141-24 à L3141-31 - Code du travail
• article L3141-28 - Code du travail