Gestion du courrier dans une boite de domiciliation : comment ça marche ?

Lorsqu’on est à la tête d’une entreprise, on a mille choses à faire. Il faut l’avouer : certaines tâches chronophages nous empêchent de maximiser notre efficacité. C’est notamment le cas de la gestion du courrier. N’ayez crainte, il existe bel et bien une solution pour y remédier. 

En effet, de nombreuses entreprises domicilient leur entreprise dans un centre d'affaires, lequel prend en charge cette tâche. Plus besoin de vous déplacer jusqu’au bureau de poste, en cas d’absence ! Vous faites l’économie d’un temps précieux. Comment est assurée la gestion du courrier dans une boîte de domiciliation d’entreprise ? Quels sont les avantages ? Dans cet article, nous vous expliquons tout !

Une boîte de domiciliation, qu'est-ce que c'est ?

Devenir chef d’entreprise, ce n’est pas si simple ! En effet, lorsque l’on vient de créer son entreprise, on se rend très vite compte de la charge de travail à accomplir. De plus, avant même son immatriculation, le dirigeant est confronté à de multiples obligations légales, telles que choisir sa forme sociétaire et domicilier son entreprise.

Eh oui ! Pour exercer votre activité, vous devez au préalable fixer l’adresse administrative de votre siège social. Soyez vigilant : ne la choisissez pas au hasard ! Elle apparaît sur tous les documents officiels de votre entreprise (impôts, URSSAF…) et peut avoir un impact déterminant sur l’évolution de votre activité. 

Fournir des adresses professionnelles aux entreprises est le cœur d’activité des sociétés de domiciliation. En quelques mots, ces agences agréées sont des prestataires de service spécialisés dans la domiciliation commerciale. Bien souvent, leurs catalogues sont composés d’adresses prestigieuses.

Outre la domiciliation d’entreprises, ces sociétés disposent d’une offre de services complémentaires destinés aux entrepreneurs, parmi lesquels : 

• l’accompagnement juridique ;
• la réalisation de formalités juridique (transfert de siège social, création d’entreprise, etc) ; 
• la location de bureaux et de salles de réunion ; 
• la gestion du secrétariat et/ou du standard téléphonique ;
• la gestion du courrier.

Gestion du courrier dans une boîte de domiciliation, pour qui ?

Vous envisagez de domicilier votre société dans un centre d’affaires ? Vous aimeriez déléguer certaines tâches ? C’est tout à fait possible ! À la création de son entreprise, le dirigeant peut choisir de louer son adresse professionnelle via une société de domiciliation. Cette offre comprend une modalité de gestion du courrier de l’entreprise.

Vous possédez déjà une adresse de domiciliation, mais vous souhaitez en changer ? Pas de problème ! Dans ce cas, vous devez effectuer un transfert de siège social. 

L’offre de services du domiciliataire s’adresse à tous les chefs d’entreprises, tous secteurs d’activité confondus. Vous souhaitez conclure un contrat de domiciliation ? Dans ce cas, vous pouvez choisir la ou les modalités de gestion de courrier qui vous conviennent !

Comment la société de domiciliation gère le courrier des entrepreneurs ?

En bref : comment marche la gestion du courrier dans une boîte de domiciliation ? En réalité, il existe plusieurs modalités de gestion du courrier. À vous de sélectionner celle qui vous convient le mieux : la mise à disposition du courrier ou le service de réexpédition. À cela s’ajoute la possibilité de souscrire à l’option de numérisation de votre courrier.

La mise à disposition du courrier

Vous pouvez opter pour le service de mise à disposition du courrier. L’entreprise de domiciliation se charge à la fois de la réception de votre courrier et de son stockage. 

Selon les modalités propres à l’entreprise de domiciliation, vous recevrez un SMS ou e-mail dès que vos lettres et colis sont arrivés. Il ne vous reste plus qu’une seule chose à faire : récupérer votre courrier au sein de votre centre d’affaires. 

Le service de réexpédition du courrier

Vous êtes très occupé ? Vous n’avez pas le temps de venir chercher votre courrier ? Dans ce cas, vous apprécierez le service de réexpédition ! Vous vous demandez comment ça fonctionne ? C’est très simple. Il vous suffit de mentionner l’adresse de votre choix, et la boîte de domiciliation y expédie vos colis, vos revues d’affaires et vos lettres. De manière générale, la réexpédition se fait jusqu’à une fois par semaine.

Partir en vacances n’est pas un problème. Vous pouvez effectuer une modification temporaire d’adresse. Cela vaut également pour vos déplacements professionnels de longue durée. 

La numérisation et l’envoi de votre courrier 

Vous travaillez essentiellement sur ordinateur ? Alors, cette dernière modalité de gestion du courrier est faite pour vous. La société de domiciliation peut scanner et faire parvenir votre courrier directement sur l’adresse mail dédiée. Il s’agit d’un service rapide qui vous permet de gagner en efficacité. 

Désormais, vous pouvez déléguer la gestion de votre courrier à une société de domiciliation d’entreprise l’esprit tranquille ! Vous souhaitez domicilier votre entreprise au sein d’un centre d’affaires ? La plupart des entreprises spécialisées permettent de réaliser les formalités nécessaires en ligne, en quelques clics ! Vous craignez de ne pas trouver chaussure à votre pied ? Ne vous en faites pas. Les agences de domiciliation proposent un choix d’offres souple, diversifié, personnalisable et adaptable. Il y en a pour tout le monde et à tous les prix.