Convention de mise à disposition de locaux : comment ça marche ?

Lors de la création d'entreprise, plusieurs possibilités s’offrent au dirigeant pour la domiciliation de son entreprise. La mise à disposition des locaux est l’une de ces possibilités.

Cette alternative au bail commercial permet de bénéficier d’une mise à disposition d’un espace de coworking, d’une partie des locaux d’un local commercial, ou encore d’un espace au sein d’une pépinière ou d’un incubateur d’entreprise.

Dans le cadre d’une mise à disposition, il est nécessaire de rédiger une convention de mise à disposition de locaux pour établir les règles entre les parties. Pourquoi et comment rédiger une convention de mise à disposition des locaux ? Explications.

Qu’est-ce qu’une convention de mise à disposition de locaux ?

La mise à disposition de locaux consiste à proposer à d’autres entreprises d’occuper les espaces non utilisés d’un local. Autrement dit, il s’agit de mettre à disposition des bureaux à une autre entreprise qui prend alors possession d’une partie des locaux.

C’est notamment le cas dans les espaces de coworking, au sein d’un incubateur d’entreprises ou d’une pépinière d’entreprises dans lesquels les locaux sont partagés entre plusieurs entreprises.

C’est alors que la convention de mise à disposition de locaux fait son apparition.

Convention de mise à disposition de locaux : définition

La convention de mise à disposition de locaux est un contrat conclu entre les parties, afin d’établir les règles de fonctionnement de la mise à disposition, ainsi que les obligations de chacun concernant le partage des locaux.

Ainsi, la convention de mise à disposition des locaux implique que deux ou plusieurs sociétés partagent les infrastructures (les bureaux, la salle de réunion, …) dont l’adresse de domiciliation.

Quelle est la différence entre une convention de mise à disposition de locaux et un bail ?

Une convention de mise à disposition de locaux et un bail commercial sont deux accords distincts régissant l’utilisation d’un espace. Ils ne doivent pas être confondus.

La plus grosse différence entre les deux est la flexibilité de la convention de mise à disposition de locaux professionnels.

En effet, dans le cas d’une convention de mise à disposition de locaux, il n’y a pas de régime juridique spécifique. Les deux parties disposent d’une grande liberté dans la rédaction du contrat et de ses termes.

La convention de mise à disposition offre des formalités simplifiées et plus souples par rapport au bail professionnel :

• délais de préavis plus court ;
• contribution gratuite ou peu onéreuse ;
• accueil des clients, partenaires et fournisseurs possibles ;
• stockage de marchandises et de matériel possible ;
• réduction des charges d’exploitation ;
• pas de régime juridique spécifique.

Convention de mise à disposition de locaux à titre onéreux ou à titre gratuit ?

La convention de mise à disposition de locaux professionnels peut avoir lieu à titre gratuit. Il n’y a donc aucune compensation financière pour disposer du local.

Toutefois, le plus souvent, les conventions de mise à disposition sont payantes.

Le montant de la contrepartie financière est décidé librement par les deux parties, et doit être précisé dans le contrat.

Néanmoins, la contribution est, dans la majorité des cas, moins onéreuse pour un professionnel que le loyer d’un bail commercial.

Ainsi, la convention de mise à disposition de locaux peut permettre à une SASU ou à une jeune entreprise de bénéficier d’une réduction de ses charges d’exploitation.

Qui peut bénéficier d’un contrat de mise à disposition de locaux ?

Une entreprise ou une association peut bénéficier d’un contrat de mise à disposition de locaux.

Souvent, les bénéficiaires sont de jeunes entrepreneurs qui profitent d’un espace de coworking ou d’une pépinière d’entreprises.

La mise à disposition est ouverte à toutes les activités commerciales.

Quelle est l’utilité d’une convention de mise à disposition de locaux ?

La mise à disposition des locaux à l’avantage d’être bien plus souple qu’un bail commercial. En effet, les délais de préavis de la mise à disposition des locaux sont plus courts. Cela permet à l’entrepreneur de lancer son activité tout en lui permettant de s’adapter rapidement à ses besoins. L’entrepreneur peut ainsi changer de locaux facilement lorsque son activité devient rentable.

Par ailleurs, le contrat de mise à disposition de locaux permet de réduire les coûts pour l’entreprise bénéficiaire, mais également pour l’entreprise déjà présente dans les locaux.

Le fait de partager les locaux peut également être l’occasion de développer son réseau professionnel, voire de nouer des partenariats.

Comment rédiger une convention de mise à disposition de locaux ?

La convention de mise à disposition de bureaux est peu encadrée par la loi. Ainsi, les parties bénéficient d’une grande liberté dans la rédaction du contrat.

Néanmoins, s’il n’existe pas de modèle de convention de mise à disposition d’un local, il est vivement recommandé que certaines mentions apparaissent afin de sécuriser le contrat entre les parties. Notamment :

• l’identité des parties ;
• la description du local ainsi que les services mis à disposition (bureaux, salle de réunion, ...) ;
• l’usage précis du local par l’entreprise qui disposera de la mise à disposition du local, autrement dit le type d’activité qui sera exercé dans les bureaux ;
• la durée de la mise à disposition du local ;
• en cas de mise à disposition du local à titre onéreux, il faut mentionner la contrepartie versée ;
• les conditions de résiliation du contrat (préavis, modalités de résiliation,…) ;
• les obligations des parties (prendre soin des lieux, respect du règlement intérieur, ...).

Ainsi, il est recommandé de s'appuyer sur un modèle gratuit de convention de mise à disposition de locaux pour la rédaction de votre contrat. Puis de l’adapter en fonction de votre situation spécifique.

La mise à disposition des locaux constitue l’une des possibilités pour la domiciliation de votre entreprise.

Cependant, il existe bien d’autres options, parfois plus adaptées à l’activité de votre entreprise. Par exemple :

• la domiciliation commerciale qui permet d’enregistrer le siège social ou de votre entreprise individuelle dans un centre d’affaires ;
• le contrat de location saisonnière pour des besoins à court terme ;
• ou la société de domiciliation qui vous fournit une adresse d’hébergement pour votre siège social.

Comment mettre fin à une convention de mise à disposition de locaux ?

Pour mettre fin à une convention de mise à disposition de locaux, il faut se référer aux conditions du contrat qui a été signé par les deux parties.

Les deux parties sont en général libres de résilier, à tout moment, la convention de mise à disposition de locaux professionnels sous réserve de respecter un délai de préavis défini dans le contrat.

En principe, la réalisation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.

FAQ

Qui rédige la convention de mise à disposition ?

Le contrat de convention est rédigé librement par le propriétaire ou le bénéficiaire.

Pour vous aider dans cette démarche administrative de la convention de mise à disposition de locaux, un modèle peut être utilisé.

Quelle différence entre une convention de mise à disposition de locaux et une convention d’occupation précaire ?

Une convention de mise à disposition de locaux est un dispositif réservé aux entreprises et aux associations dans le cadre de leurs activités. Elle n’a pas de durée limitée dans le temps.

Une convention d’occupation précaire est un dispositif permettant à un particulier d’être logé provisoirement dans le cadre d’une situation exceptionnelle. Elle nécessite un motif légitime de précarité, indépendant de la volonté du propriétaire et du locataire, et la durée de la convention doit être définie dans le contrat.

Quelle est la différence entre un bail commercial et un bail professionnel ?

Un bail commercial est destiné aux activités commerciales, industrielles ou artisanales. Il dure généralement au moins 9 ans, et offre des protections spécifiques comme le droit au renouvellement du bail.

Un bail professionnel est adapté aux professions libérales réglementées (activités non-commerçantes), a une durée minimale de 6 ans, et offre généralement moins de protections que le bail commercial.

Le bail commercial est plus réglementé, tandis que le bail professionnel offre plus de flexibilité, notamment en matière de loyer.

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles L145-1 à L145-60 - Code de commerce
• Articles L622-13 à L622-16 - Code de commerce