Contrat de domiciliation : pourquoi et comment le mettre en place ?

Lors d'une création d'entreprise, il est obligatoire de choisir une adresse pour son siège social : on parle de domiciliation de société.

Une fois l’adresse de domiciliation de votre société choisie, il est important de pouvoir justifier auprès du greffe de votre droit d’utiliser cette adresse comme siège social. Lorsque le siège social de votre entreprise est hébergé par une société spécialisée, les règles de cet hébergement sont fixées dans un contrat de domiciliation.

Qu’est-ce qu’un contrat de domiciliation ?

Pour domicilier votre société ou votre entreprise individuelle, différentes options s’offrent à vous. Il est possible :

● de domicilier sa société chez soi ;

● de louer un local commercial ;

● de la domicilier dans un espace de coworking ;

● de recourir aux services d’une société de domiciliation.

Lorsque votre entreprise est domiciliée dans un espace de coworking ou une société de domiciliation, il est obligatoire de rédiger à l’écrit un contrat de domiciliation commerciale afin de définir les conditions d’hébergement du siège social de votre société.

Un contrat de domiciliation d’entreprise désigne un document qui encadre les relations entre une société de domiciliation et le domicilié, c’est-à-dire l’entreprise concernée. Il permet aux clients de fixer l’adresse de leur siège social d’entreprise dans les locaux de la société domiciliataire. 

Ainsi, l’entreprise peut justifier de l’adresse de son siège social lors de son immatriculation. Le dirigeant peut également souscrire à certains services proposés par la société de domiciliation, tels que :

• la mise à disposition de bureaux ou de salles de réunion ;
• la gestion du courrier ;
• une permanence téléphonique.

Est-ce obligatoire de faire un contrat de domiciliation d’entreprise ?

Il ne faut pas confondre domiciliation et exercice de l’activité professionnelle. En effet, l’adresse du siège social n’est pas nécessairement l’adresse à laquelle vous allez exercer votre activité.

En effet, pour les indépendants qui effectuent des prestations de service, il arrive n’est pas qu’une partie de l’activité s’effectue directement chez le client ou dans des espaces de coworking. Cela n’empêche pas pour autant cet entrepreneur de domicilier son entreprise chez lui.

Il n’est pas nécessaire de rédiger un contrat pour une domiciliation chez soi. Un simple justificatif de domicile peut suffire, par exemple, votre contrat de bail si vous êtes locataire ou une facture. 

Toutefois, le contrat de domiciliation est une convention encadrée par la loi. Ainsi, celui-ci est obligatoire lorsque vous passez par une société de domiciliation. Elle doit notamment disposer d’un agrément pour pouvoir proposer cette prestation.

Pourquoi signer un contrat de domiciliation ?

Un contrat de domiciliation permet à une entreprise d’avoir une adresse physique où elle peut être contactée. C’est essentiel afin de recevoir par courrier les documents fiscaux, administratifs ou juridiques nécessaires à la gestion de l’entreprise.

Lorsque vous domiciliez votre société, il faut fournir au greffe une attestation de domiciliation ou une attestation d'hébergement afin de prouver que vous avez la jouissance des lieux. Cela démontre que vous avez l’autorisation d’enregistrer le siège social de votre société à l’adresse indiquée. Pour vous aider, n'hésitez pas à consulter notre modèle d'attestation de domiciliation. 

En outre, l’adresse de domiciliation permet de fixer les droits applicables à l’exercice de l’entreprise, différentes formalités ainsi que le tribunal compétent si une action en justice est engagée par ou contre l’entreprise.

Quelles sont les obligations des parties d’un contrat de domiciliation ?

La société de domiciliation, comme l’entreprise domiciliée, doivent respecter un certain nombre d’obligations.

Les obligations de la société de domiciliation

Afin d’exercer son activité, la société de domiciliation doit être titulaire d’un agrément. Ce dernier est délivré par le préfet du département ou le préfet de Paris. La société doit obligatoirement mettre à disposition du domicilié une pièce propre et en bon état permettant d’assurer la confidentialité de :

• réunions des dirigeants ou des membres régissant l’activité administrative de l’entreprise ;
• documents, registres et règlements prescrits par la loi ;
• conservation et de consultation des livres comptables. 

De plus, le domiciliataire doit constituer un dossier pour chaque entreprise domiciliée avec les pièces justificatives suivantes :

• pour les personnes physiques : l’adresse de leur domicile personnel ainsi que leurs coordonnées téléphoniques ;
• pour les personnes morales : l’adresse de leur domicile personnel et les coordonnées de leur représentant légal. 

Enfin, la société de domiciliation a pour obligation d’informer le tribunal de greffe lorsque le contrat de domiciliation prend fin ou en cas d’expiration anticipée du contrat. Il doit aussi le prévenir si le domicilié n’a pas consulté son courrier depuis plus de 3 mois.

Les obligations de l’entreprise domiciliée

L’entreprise domiciliée doit se servir exclusivement des locaux proposés comme siège social. Si le siège de l’entreprise se situe à l’étranger, elle peut se servir de ces locaux comme agence ou succursale. 

En cas de modification de son activité, le domicilié doit communiquer tout changement à la société de domiciliation :

• Forme juridique ;
• Objet social ;
• Nom et domicile personnel du représentant légal.

En outre, la société domiciliée doit régler ses cotisations pour domiciliation et les services souscrits. 

Comment rédiger un contrat de domiciliation ?

Le contrat de domiciliation doit impérativement être écrit et comporter certaines mentions obligatoires, telles que la désignation des parties : dénomination sociale, forme juridique, montant du capital social et adresse du siège social de la société de domiciliation et votre adresse personnelle.

Votre contrat de domiciliation doit comprendre les éléments essentiels de la prestation :

●  la durée de la domiciliation : celle-ci est au minimum de 3 mois et elle est renouvelable par tacite reconduction ;

●  l’objet du contrat ;

●  l’adresse de domiciliation ;

●  le numéro d’agrément préfectoral de la société ;

●  les prestations fournies par la société de domiciliation ;

●  les obligations de la société de domiciliation ;

●  les obligations de la société domiciliée ;

●  le montant de la redevance ;

●  le montant du dépôt de garantie ;

●  les modalités de paiement ;

●  la durée du préavis pour résilier et les modalités de résiliation.

Sachez qu’en règle générale, les sociétés de domiciliation se munissent de leurs propres contrats de domiciliation. Il n’est donc pas nécessaire de rédiger vous-même ce contrat. Néanmoins, un modèle de contrat de domiciliation peut être trouvé sur internet.

Assurez-vous malgré tout que le contrat que vous signez respecte les mentions obligatoires et qu’il provient d’une société agréée.

Pour en savoir plus, n'hésitez pas à consulter notre fiche pratique dédiée à l'importance de l'emplacement d'une entreprise.

Quel est le coût lié à un contrat de domiciliation ?

De manière générale, le prix mensuel des redevances de domiciliation varie en fonction de l’adresse de domiciliation. Plus l’emplacement des locaux est prestigieux, plus le prix sera élevé.

Comment mettre fin à un contrat de domiciliation ?

La rupture du contrat de domiciliation peut intervenir à tout moment. Cependant, le domicilié doit respecter le préavis prévu par le contrat. La résiliation doit être effectuée par un courrier avec accusé de réception. 

Si vous souhaitez changer d’adresse de domiciliation, il est nécessaire d’opérer un transfert de siège social. Cette opération n’est pas gratuite, vous pouvez consulter la fiche sur le coût d’un transfert de siège social pour avoir une estimation du prix des démarches. Celles-ci nécessitent de transmettre un justificatif de transfert de siège délivré par le tribunal de commerce à la société de domiciliation. 

FAQ

Où domicilier son entreprise ?

Il existe différentes possibilités pour domicilier son entreprise. Ainsi, il est possible de faire cette domiciliation à votre adresse personnelle, sur le lieu d’exercice (local commercial, bureau) ou auprès d’une société de domiciliation.

Comment obtenir un contrat de domiciliation ?

Vous pouvez obtenir un contrat de domiciliation auprès d’une société de domiciliation agréée. Ce document légal indique l’adresse du siège social de l’entreprise et différentes mentions obligatoires. Il précise aussi les droits et les devoirs de l’entreprise domiciliée et du domiciliataire.

Est-ce obligatoire d’avoir une domiciliation pour son entreprise ?

Oui, la domiciliation de toute entreprise est obligatoire. Elle correspond à l’adresse de son siège social qui apparaît sur tous les documents administratifs. Il s’agit d’une obligation légale indispensable à son immatriculation. Cette adresse permet également de recevoir votre courrier d’entreprise. 

Principales sources législatives et réglementaires

• articles L123-1 à L-123-31 - Code de commerce
• article L-111-3 - Code de la construction et de l’habitation.