Qu’est-ce qu’un avoir ?

Vous venez de créer votre entreprise et vous venez tout juste de découvrir comment faire une facture ? Il est donc temps de passer à l’étape suivante : comment corriger une facture. Il peut être tentant de simplement reprendre la facture et de la modifier, pourtant cette méthode n’est pas possible.

Afin de modifier une facture, il vous faut éditer ce que l’on appelle une facture d’avoir. Qu’est-ce qu’un avoir ? Quand faut-il en créer un et comment établir une facture d’avoir ? Legalstart vous apporte la réponse à ces questions.

Qu’est-ce qu’un avoir ? Définition

Avoir, facture d’avoir, note de crédit, ces différents termes désignent un même procédé comptable. Le but d’une facture d’avoir est de pouvoir corriger ou annuler une facture déjà émise.

En pratique, l’avoir est une sorte de reconnaissance de dette puisque le professionnel indique qu’il a une dette envers son client du fait de la non-fourniture du bien ou du service prévu ou d’un retour de marchandises.

Pourquoi ne pas simplement corriger la facture erronée ? Les règles comptables interdisent de supprimer ou d’altérer des documents comptables. Or une facture est un document comptable. En cas d’erreur, il est donc nécessaire de réaliser une nouvelle écriture comptable pour rééquilibrer les comptes.

En effet, une fois que vous avez émis et envoyé votre facture à un client, il n’est pas possible de simplement revenir en arrière. C’est pourquoi il est nécessaire d’éditer une nouvelle facture qui s’appelle la “facture d’avoir”.

Ce procédé est couramment utilisé. 

Par exemple, lorsque vous achetez un vêtement dans une boutique et que vous souhaitez le rendre, on vous propose parfois de choisir entre un avoir et un remboursement. Dans cette situation, l’avoir devient en réalité comme un bon d’achat à utiliser dans la boutique.

Il en est de même dans toutes les transactions.

Prenons un exemple : si un fournisseur se trompe sur une facture. Il indique un montant de 110 euros au lieu de 100 euros. Comptablement, il doit émettre une facture d’avoir à l’attention du même client, afin d’annuler les 10 euros de trop-perçu.

Quelle est la durée de validité d’une facture d’avoir ?

En complément de la question, qu’est-ce qu’un avoir sur facture, il convient de se demander pendant combien de temps le client peut bénéficier de cet avoir.

En principe, la facture d’avoir est valable 5 ans. Cependant, il est possible de prévoir une autre durée dans les conditions générales de vente (CGV). Ainsi, pour pouvoir préciser une durée autre sur la facture d’avoir, la durée de validité doit impérativement être prévue en amont dans les CGV, afin d’avertir le client avant la signature de la vente.

Quand faut-il faire un avoir ?

Les avoirs sont en réalité chose courante dans la vie des affaires, vous pouvez être amené à en réaliser à diverses occasions. Voici les 3 situations dans lesquelles une facture d’avoir sera nécessaire :

• correction d’une facture erronée ;
• annulation d’une facture ;
• geste commercial.

Qu’est-ce qu’un avoir ? La correction d’une facture erronée

En cas d’erreur sur une facture, il est nécessaire d’en émettre une nouvelle pour la corriger. 

L’erreur à corriger peut concerner : 

• les coordonnées du client ;
• les références du service ou du produit ;
• le prix ;
• le calcul.

Si l’information erronée est le prix, l’erreur peut faire l’objet soit d’un remboursement, soit d’un bon d’achat.

Exemple : le fournisseur peut simplement préciser que la différence sera déduite de la prochaine facture.

Qu’est-ce qu’un avoir ? L’annulation d’une facture 

L’annulation d’une facture correspond au cas où le contrat est totalement ou partiellement rompu. Il est alors nécessaire d’annuler la facture puisque le paiement n’arrivera pas. Il en va de même si le client demande le remboursement de son achat.

Par exemple, si un client retourne une marchandise (peu importe la raison), pour le rembourser, le fournisseur doit émettre une facture d’avoir du montant total de la première facture avant de rembourser le montant.

Par ailleurs, une facture d’avoir peut être émise pour annuler une facture dans deux autres cas : 

• une double facture suite à une erreur ;
• l’ajout de produits ou de prestations supplémentaires.

Qu’est-ce qu’un avoir ? Le geste commercial

Le dernier cas où une entreprise peut être amenée à créer une facture d’avoir est celui où elle accorde un geste commercial.

En effet, il peut être intéressant pour les professionnels d’offrir des remises à leurs clients fidèles ou, à l’inverse, dans le cas où un client serait insatisfait pour résoudre un litige ou le dédommager d’un retard de livraison par exemple. 

Ce geste commercial peut prendre la forme d’une remise, d’une ristourne périodique, d’un rabais ou encore d’un escompte. 

Toutefois, si le geste commercial intervient après l’émission de la facture, il est nécessaire d’effectuer une “correction” de la facture grâce à un avoir.

Exemple : un fournisseur envoie une marchandise à son client qui présente un défaut mineur. Lorsque le client lui fait part du défaut, le fournisseur décide de faire un geste commercial en lui offrant 10% de la facture. Dans sa comptabilité il doit donc faire un avoir sur facture.

Comment faire un avoir sur une facture  ?

Maintenant que nous avons répondu à la question qu’est-ce qu’un avoir en comptabilité, reste à savoir comment formaliser la facture d’avoir.

Qu’est-ce qui change dans le contenu d’une facture d’avoir ?

La facture d’avoir n’est pas très différente d’un modèle de facture classique. Les mêmes mentions obligatoires de facture sont nécessaires.

Quelques légers changements sont tout de même à noter. Puisqu’il s’agit d’une facture rectificative, il est nécessaire d’indiquer clairement le terme “avoir” dans le titre de la facture afin de ne pas créer de confusion dans la comptabilité.

De même, au lieu de la mention “net à payer”, il faut renseigner le terme “net à déduire”. 

Il est possible de mentionner dans la facture les modalités de règlement, c’est-à-dire s’il s’agit d’un remboursement (et si oui, par quel moyen), d’un bon d’achat à déduire sur la prochaine facture, ou de tout autre moyen négocié avec le client.

Quant à la numérotation d’une facture d’avoir, sachez que vous êtes libre de les numéroter comme des factures classiques ou de créer une nouvelle numérotation propre aux factures d’avoir par exemple. Il s’agit ici d’une simple préférence dans la gestion de votre comptabilité.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un avoir ?

Tout comme une facture de vente, la facture d’avoir doit comporter certaines mentions obligatoires comme : 

• les coordonnées du client ;
• les coordonnées du vendeur ;
• l’adresse de facturation ;
• le numéro de bon de commande ;
• le numéro de la facture ;
• la date d’émission ;
• la date du service ou de la vente ;
• les taux de TVA applicables ;
• la quantité et la description des produits ou des prestations de services ;
• le prix unitaire ;
• les montants détaillés ;
• le montant total HT et TTC ;
• les conditions de vente.

De plus, la facture d’avoir doit porter la mention “avoir”.

Quelle TVA sur un avoir ?

Si vous êtes assujettie à la TVA, la taxe sur la valeur ajoutée apparaît obligatoirement sur la facture de vente. Par conséquent, il faut également en tenir compte sur la facture d’avoir.

Pour pouvoir récupérer la TVA correspondant à l’avoir, il faut préciser le montant du remboursement et le montant de la TVA associée.

Si vous utilisez un logiciel de facturation, le calcul de la TVA sur la facture d’avoir se fait automatiquement. Cela limite les risques d’erreur.

Comment comptabiliser un avoir en comptabilité ?

Pour que le poste client soit équilibré et à jour, il est essentiel de reporter l’avoir dans les livres comptables de l’entreprise.

Il faut effectuer deux écritures comptables. D’un part, il faut débiter le compte 4098 - Rabais et autres avoirs non encore reçus. D’autre part, il faut créditer le compte 44586 - Taxes sur le CA sur factures non parvenues.

FAQ

Qu’est-ce qu’un avoir sur une facture ?

Un avoir sur facture, ou note de crédit, est un document comptable qui formalise la correction ou l’annulation d’une facture précédemment émise, et éventuellement le remboursement total ou partiel des montants déjà versés par le client.

Qu’est-ce qu’un avoir en magasin ?

L’avoir dans un magasin prend généralement un bon d’achat délivré par le magasin à la suite au retour des articles par le client. Au lieu d’effectuer un remboursement, le magasin propose un avoir qui pourra être déduit sur les prochains achats.

Quelle est la différence entre une facture et un avoir ?

Une facture est un document comptable qui formalise une transaction, c’est-à-dire la vente de produits et/ou de services et en exige le paiement dans le délai indiqué. L’avoir est une facture négative qui vient corriger ou annuler la facture initiale.