Note de frais kilométrique : comment les gérer en entreprise ?

La note de frais kilométrique est un document utilisé par les entreprises. Il permet de rembourser les salariés des dépenses liées aux déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel.

Qu’est-ce que les frais kilométriques ? Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ? Qui doit établir une note de frais en entreprise ? Comment faire une note de frais ? Comment gérer les notes de frais en entreprise ? Legalstart répond à toutes vos questions.

Qu’est-ce que les frais kilométrique ?

Les frais kilométriques représentent les dépenses encourues par un salarié lorsqu'il utilise son véhicule personnel pour des besoins professionnels. Ces frais comprennent principalement les coûts liés à l'utilisation du véhicule tels que :

• l'essence ;
• l'amortissement du véhicule ;
• l'entretien ;
• l'assurance ;
• et éventuellement les péages et le stationnement.

Lorsqu'un salarié effectue des déplacements pour le compte de l'entreprise avec son propre véhicule, il peut demander le remboursement de ces frais en soumettant une note de frais kilométrique.

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

Une note de frais kilométrique est un document utilisé par un salarié pour demander le remboursement des frais encourus lorsqu'il utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Cette note est souvent exigée par l'employeur comme preuve des dépenses engagées.

En plus d'informations sur la dépense engagée, le salarié doit fournir des justificatifs comme les tickets de carburant, les factures d'entretien. Ou tout autre document pertinent prouvant les dépenses réelles liées à l'utilisation du véhicule.

Qui doit établir une note de frais kilométrique ?

Une note de frais kilométrique doit être établie par le salarié lui-même. Et remise à sa hiérarchie ensuite avec les justificatifs.

En d'autres termes, lorsque le salarié effectue des trajets pour le compte de l'entreprise en utilisant son propre véhicule (voiture, scooter, moto), il est responsable de remplir et de soumettre une note de frais kilométrique à son employeur.

Une fois que la note de frais kilométrique est soumise, l'employeur examine les informations fournies. Puis procède au remboursement des frais admissibles conformément aux politiques de l'entreprise et aux règles fiscales en vigueur.

Comment faire une note de frais kilométrique ?

Comment calculer les frais kilométrique ?

Pour calculer les frais kilométrique, il est nécessaire de se référer au barème établi par l'administration fiscale. Ce barème prend en compte deux principaux critères :

• la distance totale parcourue lors du déplacement professionnel (d) ;
• et la puissance du véhicule utilisé (CV).

Les mentions obligatoires sur une note de frais kilométriques

Il n’existe pas de modèle obligatoire pour remplir une note de frais kilométrique. Chaque entreprise est libre d'établir la sienne. Cependant, généralement, on retrouve plusieurs éléments identiques pour assurer la traçabilité et la justification des dépenses professionnelles.

Voici des mentions obligatoires présentes sur une note de frais kilométrique :

• l’identité du salarié (nom, prénom, adresse) ;
• l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse complète) ;
• la date précise du déplacement professionnel pour chaque frais kilométrique réclamé ;
• le montant de la dépense suivant le barème approprié ;
• les moyens de paiement (carte bancaire, espèces, chèque) ;
• les informations sur le déplacement (le lieu de départ, les kilomètres parcourus, etc.) ;
• les motifs du déplacement ;
• les signatures du salarié et de l’employeur.

Ces mentions obligatoires garantissent la transparence et la conformité des remboursements de frais professionnels. Elles sont généralement intégrées dans les processus de gestion administrative et comptable de l'entreprise.

Souvent une copie de la carte d’identité du salarié et, de sa carte grise et de son permis de conduire sont demandés par l’employeur pour valider le calcul de la note de frais kilométriques entreprise.

Vous pouvez également utiliser pour votre note de frais kilométrique, ce modèle :

Comment gérer les notes de frais kilométriques de son entreprise ?

Pour gérer efficacement les notes de frais kilométrique au sein d'une entreprise, voici quelques étapes à suivre :

• établir une politique interne claire au sujet des notes de frais kilométrique ;
• numériser toutes les pièces justificatives ;
• classer et archiver les notes de frais ;
• utiliser un logiciel de gestion des notes de frais ;
• et utiliser un logiciel de comptabilité.

Établir une politique interne claire

Définissez une politique détaillée concernant les notes de frais, incluant :

• les types de dépenses admissibles ;
• les limites de remboursement ;
• les procédures de soumission et de validation ;
• ainsi que les délais à respecter pour la soumission des notes de frais.

Cette politique doit être communiquée à tous les salariés pour assurer la conformité et la transparence.

Numériser toutes les pièces justificatives

Pour éviter la perte ou la détérioration des factures papier (comme les factures d’essence, de péage, …), numérisez-les et stockez-les sous forme de fichiers électroniques.

Assurez-vous de sauvegarder ces fichiers dans un emplacement sécurisé pour un accès facile et rapide.

Classer et archiver les notes de frais

Organisez vos documents comptables en créant des catégories telles que :

• factures d’achat ;
• relevés bancaires ;
• reçus, etc.

Utilisez des étiquettes claires pour le classement des documents papier ou créez des dossiers structurés sur votre système informatique ou via un logiciel de gestion documentaire.

Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais

Optez pour un logiciel spécialisé dans la gestion des notes de frais. Ces outils permettent aux employés :

• de soumettre facilement leurs dépenses ;
• de télécharger les justificatifs nécessaires ;
• et de suivre l'état de leurs demandes.

Pour les responsables, ces logiciels simplifient le processus de validation et de traitement des notes de frais. Ils peuvent aussi améliorer l'efficacité et la précision des remboursements.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Intégrez un logiciel de comptabilité qui facilite l'organisation et le stockage des documents comptables. Ces outils permettent :

• de numériser et d'importer directement les documents dans le système ;
• d’automatiser certaines tâches de gestion ;
• et de générer des rapports financiers détaillés pour une meilleure gestion budgétaire et comptable.

FAQ

Est-ce obligatoire de demander une note de frais kilométrique à ses salariés ?

Non, ce n'est pas obligatoire légalement de demander une note de frais kilométriques à ses salariés. Mais c'est une pratique courante pour justifier les dépenses liées aux déplacements professionnels.

Quels sont les justificatifs pour les frais kilométriques ?

Les justificatifs habituels pour les frais kilométriques incluent les tickets de péage, les factures de carburant, les tickets de parking. Et tout autre document prouvant les dépenses engagées pour le déplacement.

Comment facturer des frais kilométriques ?

Pour facturer des frais kilométriques, il faut calculer les dépenses en fonction du barème fiscal pour la distance parcourue et la puissance du véhicule utilisé. Puis documenter ces dépenses sur une note de frais détaillée incluant tous les justificatifs nécessaires. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• article 6 B - Code général des impôts, annexe IV ;
• arrêté du 27 mars 2023 fixant le barème forfaitaire permettant l'évaluation des frais de déplacement relatifs à l'utilisation d'un véhicule par les bénéficiaires de traitements et salaires optant pour le régime des frais réels déductibles.