Quelles sont les règles applicables aux notes de frais ?

La note de frais est une notion quasi incontournable dans les entreprises. Le fait d’établir des notes de frais permet aux salariés ou aux dirigeants d'entreprise d’obtenir le remboursement des frais qu'ils ont engagés personnellement dans le cadre de leur activité professionnelle. 

L'entreprise doit être vigilante par rapport à la gestion de ces notes de frais. En effet, même s’il s’agit d’un document assez libre dans sa forme - sans formalisme obligatoire - le remboursement des notes de frais implique de respecter certaines formalités fiscales, sociales et comptables. Legalstart revient sur tout ce que vous devez savoir sur les notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document établi par un salarié ou un chef d'entreprise. Il indique les différentes dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins d’une mission professionnelle, l’objectif étant d'en obtenir le remboursement. 

Voici quelques exemples de notes de frais :

• frais de déplacement professionnels (la note de frais kilométrique) ;
• frais de repas (la note de frais de restaurant) ;
• frais d’hébergement ;
• frais d’abonnement (téléphonique, internet, etc.) ;
• frais de télétravail.

Toutefois, toutes les entreprises ne sont pas concernées par les notes de frais. Par exemple, note de frais et statut d’auto-entrepreneur ne sont pas compatibles. En principe, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas bénéficier du remboursement de leurs frais professionnels étant donné qu’ils bénéficient d’un abattement forfaitaire applicable directement sur leur chiffre d’affaires - quel que soit le véritable montant de leurs charges.

Dans quels cas peut-on faire une note de frais ?

Pour qu’une note de frais soit valable et puisse faire l’objet d’un remboursement par l'entreprise, trois conditions impératives sont requises. Ainsi, les dépenses engagées doivent :

• avoir un caractère professionnel, c’est-à-dire être réalisé pour les besoins de l’activité du salarié dans le cadre de sa mission dans l’entreprise ;
• être proportionnées. Le montant de la dépense doit être raisonnable au regard de l’achat réalisé ;
• être justifiées puisque le salarié doit être en mesure de fournir un document justificatif détaillant la dépense et son montant. Il peut s’agir d’une facture par exemple ou d’un ticket de caisse. 

Parmi les principaux frais pouvant faire l’objet d’une note de frais, on trouve :

• les dépenses de repas, notamment pris au restaurant. Dans ce cas, la note de frais de repas doit obligatoirement être accompagnée de la note du restaurant, indiquant la date et le montant. En cas d'invités, leurs noms et qualités doivent être inscrits au dos.

• les frais kilométriques. Le remboursement d’une note de frais kilométriques peut se faire aux frais réels ou au forfait en utilisant le barème de l'administration fiscale. Il permet de rembourser les frais de carburant, d’entretien et d’usure du véhicule, et d'assurance. Le salarié doit indiquer sur sa note de frais le motif et les lieux de ses déplacements, le nombre de kilomètres effectués, les péages sur autoroute et leur montant, ainsi que le nombre de chevaux fiscaux du véhicule justifié par le certificat d’immatriculation ;
• les frais d’hébergement : l'entreprise peut rembourser les frais d'hébergement du salarié si ce dernier ne peut pas regagner son domicile en raison de l'éloignement de son domicile (minimum 50 km) ou la faible desserte par les transports en commun (minimum 1h30 de trajet). Comme pour les autres frais, la facture est obligatoire.

Comment faire une note de frais ?

La loi n’impose aucun formalisme particulier pour l’établissement des notes de frais. Ainsi, sur la forme, chaque entreprise peut donc librement mettre en place son propre modèle de note de frais. Tableau Excel, logiciel note de frais… Vous trouverez facilement un exemple de note de frais qui vous convient. 

En revanche, le contenu de la note de frais doit être détaillé avec soin :

• la date d’engagement de la dépense ;
• le nom du salarié concerné (la note de frais est nominative) ;
• le descriptif de la mission ;
• le lieu du déplacement ;
• la description des frais par catégorie (repas, logement…) ;
• les montants engagés ;
• l’indication de la TVA. 

De plus, le salarié doit joindre obligatoirement les factures et les différents justificatifs.

Comment demander le remboursement d’une note de frais ?

Dans les faits, il appartient au salarié de formuler une demande de remboursement des frais qu’il a engagé pour ses besoins professionnels. Cette demande se formalise par une note de frais. 

La manière d’établir une note de frais varie d’une entreprise à l’autre. Il faut donc se référer aux procédures applicables dans l’entreprise. Le plus souvent, un logiciel de note de frais est mis à la disposition des salariés, ce qui permet d’envoyer directement la demande de validation à l’employeur de manière dématérialisée. Mais dans les plus petites entreprises, la procédure peut consister à adresser un mail au service comptable en joignant le justificatif des dépenses réalisées. 

Dans tous les cas, le salarié doit justifier les frais dont il demande le remboursement. 

Par ailleurs, dans certaines entreprises, l’employeur fixe des plafonds à ne pas dépasser pour certains professionnels. Par exemple, il peut définir un plafond de remboursement pour les repas pris au restaurant ou les nuits d’hôtel. Un plafond différent peut être fixé selon que la dépense est réalisée en Ile-de-France ou en province.

À réception de la demande de remboursement, l’employeur vérifie qu’elle répond bien à tous les critères de validité avant de procéder à son remboursement. Cette étape de vérification est très importante. En effet, en cas de contrôle de l'administration fiscale, l’entreprise doit être en mesure de justifier toutes les dépenses remboursées aux salariés au titre des notes de frais. À défaut, elle encourt un redressement fiscal et des pénalités financières.

Comment rembourser une note de frais à son salarié ?

L’employeur peut rembourser les notes de frais de deux manières. 

Il peut décider du remboursement au forfait des notes de frais. Dans ce cas, il applique les plafonds fixés par l’Urssaf. L’employeur rembourse alors les notes de frais sous la forme d’une allocation dont le montant est déterminé à l’avance. Si finalement les frais engagés par le salarié sont plus importants, le reliquat reste à sa charge. 

En 2024, ces plafonds sont, par exemple, fixés à :

• 7,30€ pour un repas pris sur le lieu de travail ;
• 10,10€ pour un repas pris en dehors du lieu de travail ;
• 20,70€ lorsque le salarié est obligé de prendre son repas au restaurant.

L’employeur peut préférer rembourser les notes de frais au réel. Dans ce cas, vous remboursez exactement la somme dépensée par le salarié, sous réserve que la note de frais respecte les conditions requises.

Quelle que soit l’option choisie par l’employeur, il doit la préciser dans le contrat de travail du salarié.

Quel est le régime fiscal des notes de frais ?

Au niveau de l’entreprise, les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales dès lors qu’elles respectent les seuils fixés par l’Urssaf en cas de remboursement au forfait. De même, elles sont exonérées de cotisations sociales dans le cadre d'un remboursement au réel. 

De plus, les frais liés au remboursement des notes de frais par l’entreprise sont déductibles du résultat imposable. Cela permet donc à l’entreprise de réduire l’assiette de calcul de l’impôt sur les bénéfices. 

En ce qui concerne le salarié, les remboursements de notes de frais ne sont pas considérés comme des revenus. Par conséquent, en principe, il n’est pas nécessaire de les déclarer et ils ne sont pas imposables. Toutefois, les montants remboursés au-delà des seuils fixés par l'administration fiscale peuvent être considérés comme des avantages en nature. Dès lors, le salarié a l’obligation de les mentionner dans sa déclaration annuelle de revenus. En effet, les avantages en nature sont pris en compte dans le calcul du revenu fiscal de référence du foyer.

Comment gérer facilement les notes de frais d’une entreprise ?

Le traitement des notes de frais par l'entreprise se fait souvent à chaque fin de mois, en même temps que le paiement du salaire. Pour autant, aucun délai n'est prévu par la loi, l'entreprise devant juste respecter un délai raisonnable. Si celui-ci s'avère trop long, en cas de dépense importante, le salarié peut demander une avance à l'entreprise.

Cependant, les notes de frais peuvent vite représenter des sommes importantes pour la société. Il est donc important de mettre en place un système de validation et de contrôle des notes de frais, afin d'assurer la maîtrise et la gestion de ces coûts, ainsi que la conformité aux règles de l'administration fiscale.

Pour simplifier la gestion des notes de frais, vous pouvez également vous tourner vers une solution numérique, comme un logiciel ou une application de note de frais. Intuitive et pratique, elle vous permet, entre autres, de gagner du temps et de faciliter le processus de validation et de contrôle.

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Les notes de frais, en comptabilité, sont comptabilisées dans le journal des achats ou le journal comptable. Voici la marche à suivre pour comptabiliser les notes de frais :

1. saisir le montant dans le journal des achats ;
2. débiter les comptes de charges ;
3. débiter le compte de TVA déductible (si nécessaire) ;
4. créditer le compte 467 du salarié. 

Pour vous aider dans la gestion comptable des notes de frais, mais aussi sur l’ensemble de votre comptabilité d’entreprise, venez découvrir la solution Comptastart.

FAQ

Quand payer les notes de frais ?

La loi n’impose pas de délai spécifique à l’employeur pour rembourser une note de frais à son salarié. Toutefois, il doit procéder au remboursement dans un délai raisonnable. Généralement, ce délai est de 30 jours environ. Dans la plupart des entreprises, le remboursement des notes de frais a lieu en même temps que le versement de la paie.

Quels frais peuvent être remboursés par l'entreprise ?

Tous les frais engagés par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise peuvent être éventuellement remboursés par l’entreprise sous la forme d’une note de frais. Il peut s’agir de frais de repas, d’hébergement, de transport, etc. Pour être remboursés, ces frais engagés par le salarié doivent non seulement avoir un caractère professionnel, mais aussi être proportionnés et justifiés par un document qui en détaille la nature et le montant (ex : une facture).

Qu'est-ce qui rentre dans les frais professionnels ?

Rentrent dans les frais professionnels, les frais réalisés par un salarié pour les besoins de son activité salariée et dans l’intérêt de l’entreprise. Il peut s’agir de frais de restauration, de déplacement, d’hébergement, voire d’habillement. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• article 39 - Code général des impôts
• article 93 - Code général des impôts
• article 302 septies A ter A - Code général des impôts