Pourquoi et comment faire une note de crédit ?

La note de crédit (également appelée avoir) permet la modification comptable d’une facture. Il est interdit de supprimer une facture, c’est la raison pour laquelle en cas de modification ou d’annulation d’une facture, il est nécessaire de faire une note de crédit ou de débit. 

La note de crédit permet de revoir le montant de la facture à la baisse. Ainsi, cette dernière correspond au crédit d’un montant en faveur du débiteur. Comment fonctionne la note de crédit ? Comment faire une note de crédit ? Explications.

Qu’est-ce qu’une note de crédit ?

Note de crédit : définition

Une note de crédit est une facture d’avoir émise par un fournisseur ou un prestataire de services pour modifier ou annuler une facture qu’il a précédemment émise. Elle matérialise un trop-perçu par le fournisseur qui s’engage à le rembourser à son client. 

Ainsi, par définition, une note de crédit est un acte par lequel le fournisseur indique au client qu’il va créditer son compte d’un montant donné. La note de crédit permet au client de verser moins d’argent au fournisseur grâce au versement d’un crédit sur la prochaine facture. Ainsi, la note de crédit et la facture sont différentes.

Quelle est la différence entre note de crédit et note de débit ?

Une note de crédit consiste pour le fournisseur à revoir le montant de la facture à la baisse par le fournisseur. À l’inverse, la note de débit consiste à revoir le montant de la facture à la hausse pour le fournisseur. Il peut être amené à augmenter le prix de la facture suite à une erreur ou à un oubli de facturation, pour facturer des frais de livraison non comptabilisés dans la facture initiale, pour appliquer des intérêts de retard, etc.

Quand émettre une note de crédit ?

Puisqu’il est strictement interdit par la loi de supprimer une facture, il est nécessaire de faire une note de crédit dès que vous avez besoin d’annuler une facture ou de modifier son montant à la baisse.

L’émission d’une note de crédit peut donc être nécessaire en cas de :

• annulation d’une facture qui a déjà fait l’objet d’un règlement (doublon ou exercice du droit de rétractation du client) ;
• retard de livraison ;
• rabais dans le cadre d’un geste commercial (remise ou ristourne) ;
• modification du montant de la facture suite à un retour de la marchandise par le client ;
• erreur sur une facture (un trop perçu, oubli de remise, calcul de TVA, etc.) ;
• le retour de tout ou partie des marchandises par le client, notamment en cas de non-conformité avec la commande ou de défaillance.

Quelles sont les conséquences de l’édition d’une note de crédit ?

Faire une note de crédit, un avoir, consiste à émettre une facture négative. C’est ce qui permet de justifier du remboursement du client. Cela entraîne plusieurs conséquences :

• le montant du chiffre d’affaires du fournisseur diminue d’autant ;
• le montant de la TVA doit être recalculé, afin de tenir compte de la diminution du prix ;
• le stock de marchandises est augmenté ;
• le client perçoit un remboursement ou bénéficie d’une remise sur son prochain achat.

Comment faire une note de crédit ?

La législation ne prévoit pas de mentions obligatoires concernant la note de crédit, toutefois, il est recommandé que celle-ci comporte les mêmes mentions que celle d’une facture, à savoir :

• les coordonnées du créancier (nom ou dénomination sociale, forme sociale, capital social, siège social et numéro siren, numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant) ;
• les coordonnées du débiteur (nom et adresse) ;
• la date d’émission de la note de crédit ;
• la mention “note de crédit” ;
• la référence de la facture à laquelle se rapporte la note de crédit (numéro et date d’émission) ;
• la quantité, la désignation des biens ou services et le prix unitaire hors TVA ;
• le montant net à créditer au client ;
• les informations relatives à la TVA. 

Une note de crédit est réalisable à l’aide de nombreux modèles de note de crédit qui sont disponibles en ligne. Il est également possible de créer un modèle note de crédit grâce à Excel. Toutefois, si vous utilisez un logiciel de facturation et de comptabilité comme Comptastart, vous pouvez réaliser une note de crédit à partir des exemples fournis.

Comment comptabiliser une note de crédit ?

Comme toute opération sur les comptes de l’entreprise, pour une note de crédit, la comptabilisation est indispensable. Elle doit obligatoirement apparaître dans la comptabilité de l’entreprise. Ainsi, elle doit figurer au bilan de la société au plus tard au moment de la clôture de l’exercice comptable. 

Lorsqu’une note de crédit est attendue de la part d’un fournisseur de l’entreprise, il faudra à la clôture de l’exercice comptable inscrire la mention “note de crédit à recevoir” dans le bilan comptable. 

Par exemple : une note de crédit est accordée par un fournisseur à une entreprise, mais ce crédit ne prendra effet que le 4 février 2024. Au moment de la clôture de son exercice comptable le 31 décembre 2023, l’entreprise devra inscrire le montant de la note de crédit à recevoir dans son bilan comptable.

FAQ

Quelle est la différence entre une note de crédit et un avoir ?

En pratique, il n’y a aucune différence entre une note de crédit et un avoir. Les deux termes renvoient à un document qui matérialise l’annulation ou la modification d’une facture pré-existante. Généralement, le terme d’avoir est utilisé en France, tandis que le terme de note de crédit est plutôt utilisé en Belgique ou en Suisse.

Comment libeller une note de crédit ?

Pour distinguer la note de crédit des factures, il est nécessaire d’indiquer comme libellé : Note de crédit ou Facture d’avoir. De plus, il est préférable d’indiquer dans la note de crédit les références de la facture initiale pour faciliter le rapprochement des opérations en comptabilité.

Comment annuler une note de crédit ?

Comme pour les factures, il n’est pas possible de supprimer une note de crédit. En effet, il est impératif de respecter le principe de continuité de la numérotation des documents comptables. Toutefois, si vous devez annuler une note de crédit, le plus simple reste d’émettre une note de débit du même montant. Ainsi, les deux opérations vont s’annuler.