Modèle de note de frais : comment l’utiliser ?

Rendez-vous client au restaurant, déplacements professionnels… Il existe de multiples situations dans lesquelles un salarié doit payer, de sa poche, des frais professionnels pour son entreprise. Comment en obtenir le remboursement ? Ces frais apparaissent-ils sur le bulletin de paie simplifié ?

C’est dans ce but, que les notes de frais sont utilisées. Elles permettent le remboursement, des frais avancés par un salarié au bénéfice de son entreprise.

Existe-t-il un modèle de note de frais unique ? Quelles sont les conditions et modalités de remboursement d’une note de frais ? On vous éclaire sur les différents modèles de notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document justificatif qui permet à un salarié de se faire rembourser les dépenses qu’il a engagé pour les besoins de son activité professionnelle.

Concrètement, lorsqu’un salarié doit dépenser son propre argent pour l’entreprise, son employeur a l’obligation de le rembourser. Pour effectuer ce remboursement, une note de frais doit être établie. Pourquoi ?

Afin de conserver une bonne gestion comptable, tous les paiements effectués par une entreprise doivent être comptabilisés. L’employeur doit être en mesure de présenter des justificatifs (factures, notes de frais, etc.) pour chacune des charges supportées par l’entreprise.

Le remboursement des frais engagés par un salarié pour le compte de l’entreprise doit donc faire l’objet d’un justificatif : la note de frais.

Bon à savoir : il existe bien entendu des modèles de note de frais pour des frais courants. Vous trouverez donc facilement des modèles adaptés aux notes de frais kilométriques ou aux notes de frais de restaurant. Pour autant, il est possible de faire des notes de frais dans de nombreuses autres situations (achat de fournitures, réservation d'hôtel, de train, avion, etc), dans ce cas il convient d’adapter votre modèle à la situation. 

Comment faire une note de frais ?

Afin de vous faciliter la procédure de note de frais vous pouvez opter pour des solutions digitales conçues à cet effet. Si vous choisissez d’utiliser vos propres templates, veillez à conserver vos modèles de note de frais dans un format facilement modifiable, car les modèles de note de frais au format pdf peuvent vous faire perdre un temps précieux pour générer de nouveaux documents.

Pour qu’une note de frais soit prise en compte, elle doit comporter certaines informations essentielles. Il est donc important de toujours mentionner :

• le nom du salarié qui a avancé les frais ;
• la date et le montant des frais (HT et avec la TVA) ;
• la nature de la dépense (transports, restauration, hébergement, etc) ;
• la raison de la dépense.

Pour certains types de remboursement, des informations supplémentaires peuvent être exigées.

Par exemple :

• Lorsque vous utilisez un modèle de note de frais kilométrique, le nombre de kilomètres parcourus, et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule sont à renseigner ;
• Lorsqu’il s’agit d’un modèle de note de frais de restaurant dans le cadre d’un rendez-vous client par exemple, il est important de préciser le nom des éventuels invités.

Modèle de note de frais

Voici un exemple de note de frais classique. Il est évidemment indispensable de l’adapter à votre situation et de conserver précieusement les justificatifs qui y sont attachés (ticket de caisse, facture, note, reçu, etc.).

Si vous avez des questions concernant les notes de frais ou leur comptabilisation, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un expert ou à consulter notre guide de la comptabilité.