Comment traiter les factures non parvenues (FNP) ?

Au cours de la vie de votre entreprise, vous avez probablement eu affaire à des factures impayées. Il est également possible d’être confronté à un fournisseur et ses factures non parvenues (FNP), c’est-à-dire, des factures que votre fournisseur ne vous a pas transmises avant la clôture de votre exercice. Si vous avez du mal avec votre gestion comptable quotidienne, des logiciels de gestion des comptes tels que Comptastart peuvent vous être utiles.

Mais que veut dire précisément FNP ? Peut-on faire une provision sur une facture non parvenue ? Quel compte pour une telle facture ? On fait le point sur ces questions.

Dès lors, les FNP ont un impact sur la comptabilité de l’entreprise et peuvent influencer la gestion de l’entreprise, car le dirigeant doit prendre en compte leur existence.

Comment fonctionne une FNP ?

Le fonctionnement des FNP est relativement simple : à partir du moment où l’entreprise a reçu une marchandise ou bénéficié d’une prestation au cours d’un exercice, le montant de la transaction doit apparaître dans la comptabilité de cet exercice, même si l’entreprise n’a pas encore reçue la facture émise par son fournisseur ou son prestataire au moment de la clôture de l’exercice comptable en question.

Ainsi, les FNP font partie des dettes fournisseurs et comptes rattachés. Le montant des FNP est inscrit toutes taxes comprises (TTC). On les trouve donc au passif du bilan comptable de l’exercice auquel elles se rapportent. 

Au sein du compte de résultat, les FNP sont indiquées au niveau des charges. En effet, il s’agit d’une dépense prévisible et certaine pour l’entreprise.

Comment comptabiliser une FNP ?

En tant que dirigeant d’entreprise, vous avez de nombreuses obligations comptables. On pense notamment à l’obligation de retranscrire toute opération dans les écritures comptables. C’est le cas aussi lorsque vous êtes confronté à une FNP lors de la clôture de l’exercice comptable. Comment effectuer la comptabilisation d’une facture non parvenue du fournisseur ? 

Une FNP doit faire l’objet d’une écriture de régularisation. Étant donné qu’une telle facture ne peut pas être reportée sur l’exercice suivant, il faut inscrire la charge correspondante lors de la clôture, bien qu’elle soit facturée plus tard. 

Pour évaluer le montant des FNP, vous pouvez vous appuyer sur les bons de commande, les devis ou les contrats signés. À défaut de tels documents, vous pouvez vous référer à une facture pour une livraison ou une prestation équivalente. 

Ensuite, le jeu d’écritures comptables d’une FNP est le suivant :

• on commence par débiter le compte de charges (classe 6) du montant hors taxes (HT) ;
• et on débite le compte 44586 - TVA à régulariser du montant de la TVA prévue ;
• puis, on crédite un compte 408 intitulé “Fournisseurs-Factures non parvenues” du montant TTC. Il existe trois comptes 408 différents selon le plan comptable :
  • le compte 4081 pour les fournisseurs d’exploitation ;
  • le compte 4084 pour les fournisseurs d’immobilisations ;
  • le compte 4088 pour les intérêts courus, c’est-à-dire les pénalités de retard exigibles même sans rappel du fournisseur ;

• lorsqu’un nouvel exercice comptable est ouvert, les écritures de FNP sont passées en écriture inverse. On dit qu’elles sont “extournées” et ainsi, elles sont annulées dès le début du nouvel exercice. Il convient alors de créditer le compte de charges et le compte 44586 des montants correspondants, et de débiteur le compte 408 du montant qui avait été crédité à l’exercice précédent ;
• enfin, lorsque la facture en question parvient, elle est comptabilisée normalement pour que tout revienne en ordre.

Quel est le délai de prescription des FNP ?

Pour les FNP, le délai de prescription est de 5 ans à compter de la date de livraison de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. Cela nécessite donc de pouvoir apporter la preuve de la date de livraison. Cela peut notamment être fait à l’aide d’un bon de livraison ou d’un bon de réception des travaux de prestations de services. 

Tant que la FNP ne vous est pas transmise par le fournisseur et le que le délai de prescription n’est pas épuisé, vous devez comptabiliser le FNP dans vos dettes.

FAQ

Quand saisir une FNP ?

En ce qui concerne les FNP, l’écriture comptable doit être réalisée lors des travaux de clôture de l’exercice comptable. En effet, la FNP est une facture due mais non parvenue à l’entreprise au moment de la clôture de son exercice comptable. Au cours de l’exercice comptable, il n’est pas nécessaire de passer les FNP puisque par définition, la facture ne doit pas être parvenue à la clôture de l’exercice.

Pourquoi passer une FNP ?

Il est important de passer une FNP si vous avez reçu une marchandise ou bénéficié d’une prestation de services au cours de l’exercice, mais que le fournisseur ne vous a pas encore envoyé la facture au moment de la clôture de l’exercice, afin de respecter le principe de séparation des exercices. En effet, l’opération doit être comptabilisée dans l’exercice auquel se rapporte la transaction effective, même si elle est effectivement payée lors du suivant.

Quelles sont les écritures à extourner ?

En comptabilité, il est parfois nécessaire d’extourner certaines écritures, afin de remettre le compte en l’état. C’est notamment le cas, lorsqu’au cours de l’inventaire des écritures comptables, des FNP sont comptabilisées. Pour ne pas être comptabilisées sur deux exercices, elles doivent être extournées sur l’exercice suivant.